采購

采購流程很重要，因為(wei) 它為(wei) 企業(ye) 提供了一種結構化方式來滿足其需求。采購流程還允許進行更明智的財務規劃。 qmchashi SRM 供應商采購管理係統的采購流程可以幫助你的企業(ye) 預防欺詐或違規支出，因為(wei) 它需要記錄所有業(ye) 務交易並自動創建不可擦除的審計跟蹤。

確定需求——

當企業(ye) 認識到它需要能夠增強其運營的產(chan) 品、工具或服務時，采購流程就開始了。在完成日常工作時，團隊成員可以將他們(men) 遇到的挑戰告知主管，幫助確定需求。一旦組織確定了需求，它就可以開始采購流程。

明確需求——

在此階段，部門領導會(hui) 進一步調查需求，並針對他們(men) 的需求製定計劃。例如，打印紙經常短缺變成每周交付 500 張噴墨打印紙的需求，從(cong) 而確保持續供應。

確定需求的人經常與(yu) 其他團隊成員和管理層合作，為(wei) 問題提出正確的解決(jue) 方案，尤其是在涉及更大的采購時。例如，確定需要更多打印紙的員工可能有權自行明確說明需求，而整個(ge) 辦公室對新計算機係統的需求可能需要其他人的意見。

尋找並選擇供應商——

尋找可以提供你想要采購的特定產(chan) 品或服務的潛在供應商。你可以在線進行自己的研究，或聯係你職業(ye) 圈子裏的人，讓他們(men) 進行推薦。如果運費是你采購時需要考慮的因素，請尋找你所在地區的企業(ye) 。

在這個(ge) 階段，考慮幾個(ge) 供應商並將它們(men) 相互比較是一個(ge) 好主意。必要時，聯係供應商並向他們(men) 索取報價(jia) 或建議。在考慮供應商時，請考慮成本、可靠性和交貨時間等因素。

協商費用——

在許多情況下，可以與(yu) 供應商協商費用，尤其是在下高價(jia) 訂單或你希望定期下訂單時。聯係你正在考慮的供應商，詢問他們(men) 是否願意協商價(jia) 格。如果這意味著他們(men) 可以為(wei) 他們(men) 的業(ye) 務獲得一份大的或長期的合同，供應商可能會(hui) 進行協商。

獲得訂單批準——

在你的企業(ye) 發起交易之前，你可能需要獲得訂單的批準。這可能包括與(yu) 高層管理人員和會(hui) 計部門合作，確保預算內(nei) 有足夠的可用資金用於(yu) 采購。在某些情況下，企業(ye) 可能還需要與(yu) 供應商建立信用額度。如果你還沒有，請向管理層解釋為(wei) 什麽(me) 需要采購，以及你如何從(cong) 供應商處獲得合理的價(jia) 格。

下訂單——

雙方同意交易後，你就能正式下單。讓雙方同意具體(ti) 細節，例如價(jia) 格、交貨時間、費用和安裝。以書(shu) 麵形式獲取所有內(nei) 容，並讓兩(liang) 個(ge) 組織的代表簽署。然後在你的文件中保留一份本協議的副本以供將來參考。

接收和審批訂單——

當訂單到達時，檢查產(chan) 品是否有任何問題或供應商未能交付的任何東(dong) 西。及時性是關(guan) 鍵，因為(wei) 如果有任何問題，供應商應在你結算剩餘(yu) 款項之前解決(jue) 這些問題。

審查供應商績效——

無論你是與(yu) 供應商進行一次性交易還是建立經常性交易，你都要定期檢查供應商的交付質量和及時性。這些審查記錄可以幫助你識別和跟蹤合同後期可能出現的任何問題。繼續與(yu) 持續滿足你的業(ye) 務需求的供應商建立關(guan) 係。

公開市場采購

你的組織可以使用公開市場采購方法來獲取不經常購買(mai) 的產(chan) 品。使用這種方法，你必須采用工業(ye) 標準或規範，確保在請求報價(jia) 時進行同一基準的比較。這種方法的優(you) 點是隻會(hui) 以盡可能低的價(jia) 格購買(mai) 所需質量的產(chan) 品。

按合同采購

需要經常采購的產(chan) 品要用到合同采購。為(wei) 直接材料發布標書(shu) ，劃出每年的要求，並邀請投標。招標書(shu) 的總價(jia) 值應根據該年度的估計生產(chan) 消耗量來評估。與(yu) 供應商簽訂合同，供應商必須交保證金，確保會(hui) 定期供應這些產(chan) 品。他們(men) 必須提供規定的質量。如果供應商不能提供訂購產(chan) 品，我們(men) 有一項合同條款規定，我們(men) 可以按照市場通行的價(jia) 格購買(mai) 訂購產(chan) 品，並將這筆錢借記到供應商的賬戶上，這就是風險采購。

集中采購

集中采購的原則是采購活動由一個(ge) 部門完成。在實行集中采購的企業(ye) ，集中采購負責人通常向最高管理層匯報，最高管理層對利潤的創造負有全麵責任。在這種采購中，不同部門的采購被合並在一個(ge) 部門下，進行大規模的采購。

這種方法的優(you) 點是有更好的控製和協調，因為(wei) 所有采購人員都在一個(ge) 主管或部門下工作。購買(mai) 力組合在一起，可以獲得更好的折扣，又因為(wei) 工作進行了整合，所以參與(yu) 采購的人很少。采購政策的經濟和利潤潛力使其成為(wei) 利潤而不是成本中心。

持續訂單采購

在這種方法下，供應商以預先確定的固定時間間隔發送商品。采購可能涉及每次固定的數量或可能涉及偶爾補充庫存。瓶裝水等常用產(chan) 品的采購通常使用這種方法，該方法通常隻用於(yu) 特定產(chan) 品。送貨員會(hui) 補充庫存，這為(wei) 收貨人節省大量時間。針對這類交付會(hui) 事先達成協議，並不時進行審查。該係統的缺點之一是依賴一個(ge) 供應商，並且可能由於(yu) 意外問題而導致延遲。然而，它適用於(yu) 那些每天或每周購買(mai) 或一周或一個(ge) 月多次購買(mai) 的物品。

定期采購/每兩周報價單列表/每兩周采購

這種方法用於(yu) 購買(mai) 可能在一到兩(liang) 周內(nei) 腐爛的食品，一周或兩(liang) 周運送一次就足夠了。有人會(hui) 完成手頭的庫存，並根據主列表上的正常訂單數量和預期的業(ye) 務量填寫(xie) 每個(ge) 產(chan) 品的需求數量。與(yu) 此同時，采購人員發出一份各供應商報價(jia) 單列表的副本，該副本要求供應商在收到報價(jia) 單後報價(jia) 。這些信息會(hui) 輸入到主報價(jia) 單列表中，然後決(jue) 定將每個(ge) 產(chan) 品的訂單放在哪裏。這基於(yu) 下周/兩(liang) 周的需求和可用的存儲(chu) 空間。值得注意的是，產(chan) 品的規格通常會(hui) 根據產(chan) 品的品牌名稱以及尺寸、重量和計數來判斷。

采購需求的形式多種多樣，單一的采購需求管理形式已不能滿足現代企業(ye) 的需要。通過使用 qmchashi SRM 供應商關(guan) 係管理係統，用戶可以輕鬆處理不同形式的采購需求（如下），避免采購失去控製：

• 常見商品和服務的集中采購（憑借數量爭取最佳價格）
• 常見商品和服務的分布式采購（本地采購效果最佳）
• 常見商品和服務的合作采購（使用持續要約處理不可預測的需求）
• 專用商品和服務的采購（用戶部門有紮實的知識）
• 基於項目的采購（需要滿足項目的時間和預算限製）
• 急需產品或生鮮產品的采購（如食品、新鮮食材）

使用 qmchashi SRM，你可以定義(yi) 組織架構以及各部門的權限和職責。qmchashi 預算功能支持設置和跟蹤各部門在一定時間內(nei) 的預算，這些預算可用於(yu) 采購各部門需要的商品和服務。

使用 qmchashi SRM，你可以製定跨職能的采購計劃，以滿足加拿大pc网页版官网對產(chan) 品的需求，最大限度地減少過剩庫存，避免供應鏈中斷。該係統同時支持製定直接和間接的物料計劃。

qmchashi SRM 允許一個(ge) 部門管理整個(ge) 企業(ye) 的商品和服務采購。集中控製有利於(yu) 在采購組織的相應位置找到與(yu) 供應商之間最劃算的交易。

qmchashi SRM 允許你管理和合並采購需求，並通過快速詢比價(jia) 、電子招標或電子競價(jia) 選擇最劃算的交易。

在日常采購中會(hui) 遇到各種各樣的采購需求，單一形式的采購需求管理已難以滿足現代企業(ye) 的采購管理需求。qmchashi 采購需求管理可幫助用戶輕鬆地處理不同類型的采購需求：

可用於集中式采購與部門采購

qmchashi 采購申請（PR）可用於(yu) 任何部門向采購部門提出采購申請。

如果需要采購的是專(zhuan) 業(ye) 設備或服務，需要由有專(zhuan) 業(ye) 知識的需求部門進行管理，qmchashi PR 可通過以下幾種方式幫助您更好地管理這些采購需求：

集中式采購（中央式管理）

qmchashi PR 可用於(yu) 集中式（中央式）采購需求管理，上一層級或者中央采購部門會(hui) 匯總所有不同部門對同一物料的采購需求，層層匯總形成一個(ge) 更大量的總采購需求，以此能獲取更好的價(jia) 格或節省成本。

快速報價與詢比價

qmchashi PR 可實時征集不同供應商的報價(jia) ，然後快速對比他們(men) 的價(jia) 格，交付日期以及其它事項。

qmchashi PR 支持實時逆向競拍。用戶可按需設置一輪或多輪逆向競拍，係統會(hui) 自動通知候選供應商每次的競拍，並控製每次競拍的開始與(yu) 結束時間。每一輪逆向競拍，每個(ge) 供應商都可以實時查看到自己及其它競拍者的動態排名。

正式招投標

qmchashi PR 及其規則驅動監控流程可用於(yu) 以下類型的招標：

• 采購信息
• 采購提案
• 采購報價

qmchashi PR 是物料使用部門與(yu) 中央采購部門，或者是業(ye) 務主導專(zhuan) 家與(yu) 采購，財務以及法務專(zhuan) 家的重要監控機製，它能幫助用戶確保需求部門在開展招標前具備充足的預算與(yu) 合適的監控。

允許優先使用庫存

若需要采購的物料有庫存，qmchashi PR 支持用戶申請部分使用或者全部使用現有庫存物料。用戶可查看物料的庫存信息，提交所需物料的庫存申請。若現有庫存數量不能滿足所需數量，用戶可以直接點擊 “生成采購訂單“ 命令，係統會(hui) 自動生成一張所缺物料數量的采購訂單，非常簡單快捷。

當你剛剛完成一個(ge) 尋源流程，該流程旨在為(wei) 某一特定類型的產(chan) 品或服務尋找供應商，你確定了獲勝供應商並準備好鞏固交易……但是，正式記錄你和供應商之間簽訂的協議的最佳方式是什麽(me) ?

許多公司直接簽訂合同，或在采購規模較小的情況下，僅(jin) 僅(jin) 索要發票，但還有另一種選擇——采購訂單。

采購訂單是買(mai) 賣雙方之間具有法律約束力的協議，當你需要的不僅(jin) 僅(jin) 是發票，但不需要冗長多頁的合同時，采購訂單是一個(ge) 很好的選擇。

qmchashi 為您提供以下采購訂單功能：

qmchashi 采購合同管理係統可幫助您管理複雜采購的合同條款與(yu) 交付的驗收，確保采購物品的交付按照合同條款的要求執行。

qmchashi 采購合同靈活易用，可適用於(yu) 不同類型的采購管理：

• 可用於管理簡單的消費品采購（類似於qmchashi的采購訂單管理功能）
• 可用於管理有複雜合同條款和複雜交付的大宗采購

qmchashi 支持以下的采購合同管理：

qmchashi 為(wei) 所有采購員和采購管理者提供同一個(ge) 頁麵以查看和管理整個(ge) 采購合同。在 qmchashi 中，每個(ge) 采購合同都可以用一個(ge) 項目來管理，通過項目嚴(yan) 格按照采購合同的條款管控其資源，活動，采購物料以及交付，確保交付的履行符合合同的條款。

主合同與子合同管理

qmchashi 支持以下采購主合同與(yu) 子合同管理： 

主合同管理：

子合同管理：

qmchashi 支持每個(ge) 子合同單獨進行結算，同時也支持所有子合同匯總到主合同進行結算。

采購項目與裏程碑管理（基於可交付成果與交付驗收）

qmchashi 支持通過項目和裏程碑管理采購產(chan) 品或服務的交付與(yu) 驗收。qmchashi 可支持以下類型的采購合同管理：

qmchashi 支持一組交付裏程碑鏈接到一個(ge) 或多個(ge) 項目。在合同層，用戶可以查看和管理此合同中所有項目的資源，活動，依賴，可交付成果以及裏程碑。采購合同審批通過後，合同的預算會(hui) 根據預設的條件自動分配到合同中的每個(ge) 項目，應計費用和實際費用也會(hui) 實時自動地從(cong) 每個(ge) 項目層匯總到合同層。

此外，qmchashi 支持用戶實時管理采購合同的複雜交付與(yu) 驗收，用戶可實時管控交付與(yu) 驗收的具體(ti) 安排，資源，活動，費用與(yu) 其它事項。

采購與銷售互連

qmchashi 支持大規模的采購或項目型采購與(yu) 銷售互連。qmchashi 采購合同可自動采集銷售信息並為(wei) 采購合同與(yu) 銷售業(ye) 務創建實時的連接，通過這些連接您可以實時管控：

• 供應商提供給您的產品與服務的交付與驗收
• 您提供給加拿大pc网页版官网的產品與服務的交付與驗收

銷售業(ye) 務的任何變更或者影響（例如：采購需求調整，利潤與(yu) 損益的增加/減少）都會(hui) 實時自動地反映在qmchashi 采購合同中，再複雜的采購合同您也能一眼了解全局及來龍去脈。

質量水平協議與罰款

產(chan) 品與(yu) 服務的質量是采購關(guan) 注的核心。qmchashi 采購合同提供質量水平協議與(yu) 罰款管理，您可以按需創建采購產(chan) 品與(yu) 服務適用的質量水平協議與(yu) 罰款機製，係統會(hui) 自動實時追蹤實際執行結果並自動計算罰款結果。

qmchashi 支持根據質量水平協議設置每個(ge) 可交付成果的衡量指標。在采購合同實際執行過程中，qmchashi 會(hui) 根據質量水平協議實時檢測實際交付的偏差，並發出偏差提醒，自動計算罰金和發出懲罰通知。

采購合同會計與結算

qmchashi 支持以下采購合同與(yu) 項目的會(hui) 計與(yu) 結算管理：

采購合同與(yu) 項目的預算與(yu) 實際費用數據實時互連，qmchashi 提供采購成本概覽，通過此概覽您可以同時看到實時更新的采購合同與(yu) 項目的預算與(yu) 實際費用信息。

qmchashi 采購合同提供發票管理，供應商發出的每張發票係統都會(hui) 實時記錄和追蹤其審批結果和付款情況。qmchashi 支持以下付款方式：

• 多張發票一起結算
• 支持分期付款（可按需設置每期付款的金額或百分比）

同時，qmchashi 也支持采購合同中的固定資產(chan) 管理，係統會(hui) 記錄和追蹤合同中的固定資產(chan) ，並根據預設的攤銷和折舊條件自動計算賬麵價(jia) 值。

采購合同修改與續約管理

qmchashi 采購合同管理提供非常靈活的修改機製，已審批的合同通過申請可進行修改，係統會(hui) 自動追蹤采購合同的所有修改版本，並記錄和管理每個(ge) 最新版本的重新審批流。

采購合同續約在實際采購當中極為(wei) 常見。qmchashi 支持采購合同續約管理，用戶可按需預設續約的周期和續約後的價(jia) 格調整，在合同將到期前，係統會(hui) 自動發出續約提醒給相關(guan) 人員，並且用戶可以按需設置合同到期前多長時間發出續約提醒。

同時，qmchashi 采購合同管理係統提供續約概覽，采購人員通過此概覽可輕鬆地查看到所有即將需要進行續約的采購合同，非常方便省時。此外，qmchashi 支持按照續約設定係統自動生成新的采購合同，無需重新手動添加，更高效省時，信息也更準確。