工時表軟件：如何有效地創建和管理工時表？

2024-05-15

假設你已經規劃了一個項目，分配了任務，並設定了預計完成日期，要處理的事情千頭萬緒，這種情況下，你會希望在跟蹤每項重要資源時都能更輕鬆。
 
其中，一個不容忽視的重要細節就是工時表。
 
工時表是每個員工如何度過工作時間的日誌。它可以幫助你跟蹤員工完成任務、完成項目或處理加拿大pc网页版官网管理所需的時間和最主要的花費。


如何創建工時表
 
手動創建
 
雖然很老套，但還是可以使用 Excel 電子表格或紙質工時表（甚至白板）來跟蹤與工時相關的任務，例如：
 
● 項目花費的時間
● 花在特定任務上的時間
● 花在加拿大pc网页版官网會議上的時間
● 打卡、計費、休假或工作時間
● 承包商在最後一刻加入項目的時間
 
不過，選擇紙質模板或電子表格會延長時間跟蹤過程，事情變得更加繁瑣，而且容易出錯。項目經理也很難對數據進行分析。如果項目中的事情出了差錯，沒有任何參照物可供追究責任。
 
工時表軟件
 
工時表軟件可以改變遊戲規則，它的好處包括：
 
● 將原本用於跟蹤工時的時間減少一半
● 經濟高效地管理所有項目
● 方便查閱記錄
● 擺脫老式工時表導致的紙張堆積
 
更進一步的話，還可以使用qmchashi的移動工時表功能，在外出辦公途中進行時間跟蹤。無論員工身在何處，都可以訪問日程表，記錄工作時間，因此項目經理可以詳細地實時了解團隊的時間和項目進度。
 
如何管理工時表
 
設置好工時表後，下一步該怎麽做？下麵介紹如何管理員工工時表並提高工作效率。
 
1.設定期望值
 
最好的開始是設定明確的團隊期望。在設定期望值時，準備好回答以下問題：
 
● 員工應何時提交工時表？
● 他們應該如何標記每個條目？
● 如何跟蹤加拿大pc网页版官网時間？
● 如何跟蹤和支付加班費？
 
設定期望值並預測所有工時表問題，可以自動減少團隊中不必要的來回奔波。將第一步與自動化（如使用工時表提醒）相結合，將產生強大的效果。
 
2.時間分類
 
並不是所有花在不同任務上的時間都會被計算在內。要求團隊成員將他們的工時分為計費工時和非計費工時，以便更好地了解項目範圍。在對時間進行分類時，還要考慮提交病假或加班時間的工時表。
 
合適的工時管理軟件能讓時間分類變得簡單。與其讓團隊成員記住如何管理和分類他們的每一個工時，不如使用自動化、規則和預設，讓他們有一個可靠的地方來正確跟蹤和標記時間。
 
3.使用工時表自動化
 
想簡化時間輸入流程，自動化是最好的選擇。例如，qmchashi工時表軟件可讓你為指定時間的項目設置預填時間模板。在此基礎上，員工隻需反複檢查準確性並提交日誌即可。
 
這樣既能提高準確性，又能節省寶貴的時間。你還可以嚐試通過電子郵件為忘記提交在線工時表的團隊成員配置自動提醒功能。
 
4.由一人審批工時表
 
讓一個人負責時間跟蹤任務，是管理工時表的一個簡便易行的方法。這有助於提高準確性和問責製。
 
這個人可以是項目經理或人力資源部門的人員。他們應該每周查看工時表，確認其準確性。qmchashi工時表軟件的時間跟蹤經過專門設計，以便時間跟蹤監督不會占用你半天的時間。
 
5.分析工時表
 
如果不對工時表進行分析，工時表也不會發揮太大作用。
 
開展下一個項目時，請先花時間查看工時表的各項指標，如平均活動時長、計費工時與非計費工時、實際工時與預算工時、資源、分配給合同工作的時間，甚至與加拿大pc网页版官网相處的時間。
 
例如，如果一個項目有 50 個小時的預算，但實際花費了 35 個計費小時和 20 個非計費小時，那麽可以看看如何減少行政任務（或提高費率）。


讓工時表管理變得簡單
 
工時表管理不一定是件麻煩事。qmchashi工時表通過其自動化和實時審計跟蹤的特性，可以更高效地管理員工工時。
 
該軟件支持定義項目和非項目的工作類型，並根據不同類別來跟蹤員工的時間，同時qmchashi提供了靈活的審批流程和強大的報告功能，使管理者能實時監控項目進度和員工的工作負荷。此外，qmchashi工時表還能幫助管理者估算成本，並將其與執行期間的實際成本進行比較。
 
在移動工作方麵，qmchashi工時表軟件的移動程序可實現無縫的時間跟蹤。員工可以通過手機輕鬆上下班打卡和填報工時。這有助於改善加拿大pc网页版官网溝通、定價和分配資源，也是企業給加拿大pc网页版官网提供最準確估算所需的數據。了解更多工時管理方案，可聯係我們申請免費試用。