生物技術研發太燒錢？這套采購管理係統讓每一分花得明白

2025-03-28

如果你是生物技術研發的實驗室經理或財務負責人，肯定深有體會——采購訂單管理要是沒個好用的係統，那可太頭疼了。在不同工具（甚至更糟，用電子表格）之間來回倒騰采購單，不僅亂糟糟的，效率還特別低。而專業的采購訂單管理係統就能解決這些問題，讓科研人員能專心搞研究，不用整天被采購流程折騰得團團轉。
 

生物技術公司的采購訂單係統是什麽？

 
簡單來說，它就是一套自動化管理采購全流程的係統。不管是買實驗室耗材、藥品生產原料，還是外包CRO服務，這個係統都能幫公司自動控製成本，減少人工操作。

 

1. 傳統采購方式的問題

 
很多生物技術公司（比如沒有采購係統的製藥公司）還在用老辦法：手動審批訂單、用Excel記錄、靠郵件來回溝通。如果每個月采購單不到10份，勉強還能應付；但訂單一多，效率就跟不上了。而采購訂單係統能自動管理成本流程，不用額外招人，也能輕鬆應對增長的需求。
 

2. 財務和合規的痛點

 
財務人員還得操心合規問題——比如確保采購符合公司政策，隻支付審批過的發票。如果全靠人工，就得不斷催審批、對賬，效率低還容易出錯。
 

3. 采購管理係統的優勢

 
• 自動化審批：係統能自動匹配發票和訂單，加快審批和付款流程，讓財務更快結賬。
• 支出透明：財務部門能實時掌握采購承諾金額，清楚哪些賬單待支付，避免超支或漏付。
 
有了這個係統，采購管理更省心，財務對賬更輕鬆，公司也能更高效地運轉。
 

生物技術公司如何實現采購自動化？

 
我們以 qmchashi SRM 係統為例，看看采購自動化能帶來哪些改變：
 

1. 告別繁瑣的采購流程

 
買實驗耗材或設備本該很簡單，但傳統方式卻讓人頭疼：要在不同網站比價、得手動整理采購信息發郵件審批，還要反複確認訂單狀態和物流。這套流程不僅效率低，還耽誤科研人員寶貴的研究時間。
 
現在隻需：① 登錄係統選好需要的物品，② 一鍵提交審批，③ 剩下的交給係統自動處理。
 

2. 實時預算管控

 
財務最頭疼的預算問題，qmchashi 采購管理係統通過實現實時預算跟蹤和檢查簡化了這一過程：
• 按科目/部門靈活設置預算
• 下單前自動檢查可用資金
• 實時更新支出數據
• 審批人隨時掌握預算動態
 
無論是初創公司還是大型企業，這套係統都能讓采購變得簡單高效，把時間還給科研工作。
 

3. 自動化采購審批

 
審批流程慢一直是生物技術公司的老大難問題。靠郵件催審批既費時又耽誤事，而采購管理係統可以很好解決這個痛點：
 
qmchashi SRM 快速審批三件套：
• 審批總控台：所有待批事項一目了然，再也不用在郵件堆裏翻找
• 智能決策助手：自動顯示預算執行情況，決策更輕鬆
• 移動端審批：手機點一點就能完成審批，不用非等回辦公室
 

4. 采購訂單自動化

 
科研人員平均要花10%的時間處理采購雜事，如跑審批簽字、跟供應商確認訂單、處理訂單變更等等。qmchashi SRM 係統可以簡化整個流程，讓科研人員可以專注於研究：
 
• 審批通過後自動生成並發送訂單
• 供應商在線確認收貨時間
• 係統鎖定最新價格，避免反複修改
• 接收物流追蹤信息
• 全程可視化跟蹤訂單狀態

 

5. 三方發票匹配省心省力

 
手動匹配發票非常耗時，而且容易出錯。qmchashi SRM 采購係統的三方匹配通過比較發票、采購訂單和收據三個文件來確保準確性。這個過程對於材料采購很重要。
 
• 自動比對：係統瞬間完成三單匹配（數量、單價、金額）
• 智能審核：完全匹配的直接放行付款
 
這樣既保證每筆賬都清清楚楚，又能讓財務人員從繁瑣的對賬中解脫出來。
 

6. 庫存管理智能化

 
實驗室物資管理太重要了，有了智能庫存係統，您可以：
• 實時掌握庫存數量和價值
• 避免重複采購（大家都能看到庫存情況）
• 精確追蹤實驗耗材使用量
• 根據使用數據優化庫存
 
qmchashi SRM 使跟蹤庫存和庫存使用情況變得更加容易：
• 跟蹤庫存收貨的和更新庫存資產
• 使用條形碼或二維碼來跟蹤庫存動態
• 提供退貨記錄流程，加拿大pc网页版官网可獲得退款
• 支持人工清點和抽查庫存，可進行需求預測
 

7. 智能報表讓花錢更明白

 
有了 qmchashi SRM，財務決策再也不用靠猜。係統能自動分析你的主要供應商是誰、采購了哪些東西、誰在負責下單，幫你摸清每一分錢花在哪。
 
特別實用的是，它能整合所有支出數據，不管是整個藥物研發項目的總開銷，還是某個實驗的具體花費，都能一目了然。這些實時、清晰的財務洞察，讓團隊在規劃下一步研發計劃時更有底氣，花錢自然更聰明。
 

總結

 
生物技術公司的實驗室經理和財務主管們每天都在麵臨雙重挑戰：既要保證科研進度，又要管好每一分錢。隨著藥物研發、臨床試驗的流程越來越複雜，加上不同研發階段的成本管控需求，一套完善的采購管理係統顯得尤為重要。
 
好在專業的采購訂單管理係統能幫上大忙。它徹底告別了手工填單、Excel表格這些老辦法，將采購審批和費用跟蹤都變得簡單高效。現在，科研人員可以專心搞研究，不用再為采購瑣事分心；財務團隊也能輕鬆掌握公司開支，即使業務規模擴大，也能把錢管得明明白白。這樣的係統，確實讓生物技術公司的運營管理變得省心多了。