看板可視化工作流的7個(ge) 步驟

2023-06-09

工作流是任務或產品從工作開始到完成所經曆的一係列特征步驟。
 
人腦處理視覺圖像的能力比文本快 60,000 倍，這意味著我們消費圖像等視覺內容的速度比文本快得多。在看板中，工作流的可視化意味著將獨特的工作步驟映射到看板的列中，並在工作項通過這些步驟時進行跟蹤。

隻需幾個簡單的步驟，你就可以將你的流程可視化。
 
第一步：識別價值流
 
價值流圖是命名團隊或個人為啟動和完成一項工作而執行的增值步驟的過程。不管是什麽流程，總會有一個活動清單，通過執行增加材料價值的行動，將一個項目、文件或一塊原材料變成產品。
 
價值流提供了清晰度，並創建了高級操作方法，使你更容易知道應該關注哪些行動，哪些操作應該被最小化。
 
第二步：確定工作範圍
 
了解你的價值流後，你需要決定可以控製、關注其中的哪一部分，並在看板上進行可視化。如果價值流是你的地圖，你現在需要找到並在上麵標記你走得最多的路徑。一個不錯的選擇是價值流中高度重複的部分，它吸引特定的員工群體。參與考慮的工作範圍的人群越窄，越統一，工作管理就越簡單。
 
第三步：將工作流程階段映射到看板上
 
一旦確定了價值流和它的範圍，就可以將其可視化了。準備一塊白板——它可以是標準的白板、電子風格的看板，然後把它分成幾列，從左到右，工作流程的每個階段都有一列。在列的頂部顯示每個階段的名稱。如果你有獨立的團隊或項目，運行相同的流程，就把看板水平分割，引入泳道。
 
第四步：定義工作類型，以及 "完成 "的意義
 
準備好看板布局後，你需要定義將流經它的工作項目的類型或類別。
 
這些是實物產品、通用任務，還是兩者的混合？每個類別的先決條件是什麽？工作項目是否需要初步批準或遵循既定標準？另外，對於發生工作交接的過程階段，特別是最後階段，定義每類工作應滿足哪些條件才能被認為完成。
 
確定這些後，給每種類型的工作分配一種顏色，以使它們的區別變得直觀，並且一定要讓團隊知道每種顏色意味著什麽，以及你對已完成工作的定義是什麽。
 
第五步：為每種類型的工作確定卡片模板
 
接下來，對於每一種類型的工作，決定哪些信息是必要的，應該在卡片上體現出來。看板是高度可視化的，除了使用卡片顏色外，為各種工作製定不同的卡片模板也是很好的，這樣可以突出和促進相關信息的共享和報告。
 
第六步：將工作項目放在看板卡上
 
現在開始把你的工作可視化。找來一堆彩色卡片，按照你喜歡的方式排版，然後把任務填在卡片上。每個任務都在一張單獨的卡片上。
 
根據卡片當前所處的工作階段，將卡片固定到麵板的相關欄中。在各個欄內，根據優先級對卡片進行排序：最緊急的卡片應放在頂部，然後是第二個最緊急的一個，依此類推。
 
第七步：跟蹤工作流程並定期審查流程
 
追蹤工作項目在流程中的流動狀態，可以讓每個人看到瓶頸、阻塞，並發現團隊過度投入的地方。這就是為什麽把看板放在每個人都能看到的地方是至關重要的。對看板的公開訪問將促進良好的團隊溝通，使每個人都知道彼此的責任和可用性。
 
為了使看板持續成為有效的幫助工具，它必須是準確的。所以當流程被修改時，要在看板上顯示。始終保持流程真實的可視化，為團隊提供最好的可用幫助，並減輕他們的工作。
 
將你的工作流程可視化提升到一個新的水平
 
工作流可視化可以幫助團隊滿足其組織的大規模工作或實現小而集中的結果。它們可以提高員工敬業度、改善溝通並提高生產力。如果你還沒有嚐試過工作流可視化工具，qmchashi 看板可以幫助你入門。
 
qmchashi 看板是個有助於實現活動和責任可視化、促進日程安排和進展管理的管理係統。它使用簡單，具有直觀的用戶界麵，並支持拖放。你可以在單一界麵上組織數據、構建工作流程並自動執行業務流程。
 
一個 qmchashi 看板項目從定義其顯示列開始，比如“已申請”、“進行中” 和 “已完成”。在添加看板卡片後，卡片會根據其狀態插入到顯示列中。在正確構建、管理和運行的基礎上，qmchashi 看板充當實時的信息存儲庫，並在係統內重點突出瓶頸問題以及可能妨礙工作實踐順利開展的其他問題。因此，qmchashi 看板有助於你實現活動和責任可視化、促進日程安排和進展管理。
 
工作流可視化幫助員工在遵循公司標準的同時最大限度地減少資源使用，還可以提高員工敬業度、改善溝通並提高生產力。更多可視化實踐，可聯係qmchashi申請免費試用。