手動管理采購訂單周期的挑戰以及如何應對

2023-06-06

在過去的幾十年裏，采購實踐有了顯著的進步。精明的采購領導正在尋求額外的周期時間的提升。這一點至關重要，因為減少周期時間可以大大提升周轉時間，降低你的采購職能的整體成本。它也使采購團隊能夠將更多的時間用於戰略活動。
 
但是，為了最好地利用你公司的采購訂單周期，你需要知道如何優化它以擺脫冗餘、延遲和數據丟失。

什麽是采購訂單周期？
 
從本質上講，采購訂單周期指的是采購過程，即從創建采購訂單到結束采購訂單的過程。它衡量了從申購到交付再到完成付款的整個時間。
 
這個過程是更大的采購周期的一個子集，是你可以用來確定采購團隊的效率和生產力的主要KPI之一。
 
手動采購訂單周期的挑戰
 
手動采購訂單周期依賴於人力資源，而大多數依賴人力的企業運營容易出現偏差和不準確。相信你已經體會到手工處理采購訂單是多麽的繁瑣。
 
當企業依賴手動采購訂單周期時，他們所麵臨的明顯問題包括：
 
1.重複性任務
 
手動采購功能包括大量操作，員工必須為不同的采購活動重複操作。這類任務的例子包括但不限於采購文件的內部審批、多次打電話與供應商談判、在不同時間創建類似的文件等等。
 
2.時間浪費
 
重複性的任務是采購團隊最大的時間消耗之一。整天重複聯係同一個審批人員，總是指望他們有空，花五分鍾以上的時間與一個供應商通電話，處理紙麵上難以修複的錯誤，以及重複審批過程，這些都需要相對更多的時間。
 
3.流程延遲
 
依賴手動采購流程的企業發現很難進行緊急采購。對不同部門的依賴、時間的消耗，以及供應商或審批人緩慢的響應，通常會在一段時間內降低緊迫性。
 
4.增加成本
 
手動流程需要時間，需要采購部門獲得更多的資源。延遲采購通常會影響到不同部門的眾多業務流程，尤其是那些完全依賴采購項目的部門。
 
5.報告障礙
 
手動采購依靠人力來創建所有相關報告。這使得完成每個流程的數據輸入具有挑戰性，而且也很難使用多種方法並提供所需的結果。
 
6.錯誤處理
 
日常操作很可能產生由參與采購訂單周期的各方麵所造成的錯誤。如果你依賴手動采購訂單方法，檢測和處理此類錯誤並不容易，會迫使流程重新開始，而不是從實際錯誤發生的地方開始。
 
7.可見性
 
手動采購通常涉及許多團體，包括供應商、采購部門、最終用戶、財務部門和審批人。在這個複雜的網絡中，很容易失去對整個過程的可視性和控製。
 
8.文件控製
 
手動采購也伴隨著控製大量紙質文件的壓力。追蹤歸檔文件很複雜，舊文件很容易丟失，而且更難跟進當前開放的文件。
 
9.溝通不暢
 
手動采購使人難以確定誰負責什麽，誰聯係了誰，哪個團隊成員在聯係供應商。這些都可能因為數據丟失和流程分歧而帶來巨大的負擔。
 
實現采購訂單周期的自動化戰勝挑戰
 
隨著企業的發展，采購訂單的生命周期將變得更加複雜，需要更多的資源、時間和人才。正如你已經意識到的那樣，使用手動方法來訂單運行周期並不具有生產力或成本效益。
 
好消息是，你可以通過將企業的采購訂單工作流程轉移到一個可靠的軟件解決方案中，來彌補手動采購訂單生命周期的低效率。
 
借助新一代先進的采購管理係統qmchashi SRM，你的企業能夠簡化采購流程，通過全方位的采購訂單跟蹤和執行管理，完成采購訂單的生成、審批、價格、發貨、發票及付款。
 
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● 創建和審批采購訂單：每個采購訂單的信息始終是最新的，自動將預設的審批流程與采購訂單綁定；
● 電子推送給供應商：qmchashi提供電子簽名和/或電子蓋章，允許以電子方式將采購訂單發送給你的供應商；
● 精確的三向匹配：qmchashi將GRN與采購訂單和發票相匹配，從而確保準確、及時地支付給供應商；
● 報告和分析：qmchashi SRM可以幫助生成報告和分析，如支出分析、供應商績效和庫存管理。
 
除了訂單管理，qmchashi SRM還提供采購全過程管理，更支持供應商全生命周期管理、在線電子招投標、產品信息管理等，全麵助力企業的采購效益最大化提升。
 
利用手動方法管理采購訂單的企業會因更高的運營成本和數據不準確而蒙受損失。而通過qmchashi采購管理係統實現采購訂單周期的自動化，企業可以節省時間，減少錯誤，提高效率，並獲得對其采購流程的更好控製。詳細方案可聯係qmchashi申請免費試用。