辦公自動化係統必備的5個(ge) 要素

2023-04-17

在當今的數字時代，辦公自動化係統為各種規模的企業提供了一係列好處。強大的辦公自動化係統不僅簡化了日常任務，還加快了信息檢索速度。此外，這些工具還可以提高流程可見性並幫助企業輕鬆發現瓶頸。
 
如果你正在尋找可以將你的企業的工作流程提升到一個新水平的辦公自動化解決方案，請不要滿足於任何不具備這五個要素的係統工具。

1.簡單的工作流設計器
 
創建工作流曾經是硬核係統編碼員的領域。然而，現代辦公自動化係統應該從業務用戶開始，而不是編碼人員。
 
當你坐下來試用辦公自動化係統時，請從製定自己的工作流程開始。你能否直觀地創建完成流程所需的任務序列？如果你在前五分鍾內無法弄清楚，則需要繼續進行下一個選項。
 
一款軟件不應該決定你的企業應該如何設置其運營。相反，它應該幫助你的團隊加強現有流程。
 
2.移動兼容性
 
你的辦公室是移動的，你所有的工具也應該是移動的。無論你有遠程工作人員，還是隻是想在等候航班時辦理登機手續，你選擇的辦公自動化係統都應該像在總辦公室的電腦上一樣正常工作。
 
你的營銷活動不能僅僅因為你需要等待同事休假回來而推遲。
 
你應該能夠從安全的雲中運行你的核心流程，而不必擔心你的數據在哪裏或誰在保護它。如果你使用諸如qmchashi OA之類的辦公自動化工具 ，那麽你的同事可以在他休假的酒店用手機查看營銷計劃。
 
3.與其他軟件的集成
 
辦公自動化係統可能並不是你運行的唯一軟件。你已經擁有內部數據庫、CRM、營銷自動化工具和財務軟件等，當你依賴於如此多的係統時，你需要一個不僅僅局限於自身的工具。
 
在所有軟件中，辦公自動化應該是最容易與其他工具集成的。否則，你將無法將數據從一個係統推送到另一個係統。
 
在進行評估時，查看辦公自動化軟件提供了什麽樣的預集成，或者它能否打開對其他雲工具的訪問。
 
4. 報告和分析
 
如何知道你的辦公自動化是否正在產生結果？你不能僅僅根據團隊的滿意程度來評估流程績效。數據是最終的決策者，比較流程的曆史、速度、結果質量等對你的企業來說很重要。
 
采用另一種軟件來衡量你的工作流程數據既費時又不必要。為什麽不擁有一款內置報告和分析功能的軟件呢？現代辦公自動化係統qmchashi OA配備了此功能，作為其基本產品的一部分。
 
5.訪問控製選項
 
就像限製進入辦公場所一樣，你還應該為所有業務流程設置訪問權限。
 
一個好的工作流自動化係統能理解這種敏感的需求，並將訪問控製作為其不可或缺的功能的一部分。在為你的企業考慮辦公自動化係統時，不要忽視此功能。
 
辦公自動化係統有哪些功能？
 
一個理想的辦公自動化係統：
 
● 需要更少的空間來存儲數據
● 簡化數據存儲和檢索
● 即時檢索信息
● 無需保存文書工作
● 消除任何數據冗餘的機會
● 允許多人訪問數據
● 減少出錯的可能性
 
有效的辦公自動化 (OA) 解決方案——qmchashi OA，不僅具備上述基本功能，在幫助企業消除耗時和重複性任務以降低運營成本和提高員工效率方麵還發揮著重要作用。
 
qmchashi OA 可以在企業已經采用的辦公工具（例如文字處理器和演示工具）之上為你提供以下功能：
 
1.電子溝通和協作工具
 
qmchashi OA 在整個企業內提供無縫且持續的溝通流程，從而提高前台和後台的工作效率。
 
通過自動化審查和批準流程，qmchashi OA 可以幫助你的企業消除瓶頸。員工無需通過電子郵件或電話向主題專家和管理層索要簽名，隻需在辦公室或在家中提交請求即可。指定方收到電子通知，請求方輕鬆跟蹤狀態，無需不斷跟進。qmchashi OA 甚至可以幫助計算每個審批人的置存期，並相應地提醒審批人。
 
2.電子表格和工作流程
 
qmchashi OA 允許你為不同的目的定義不同的表格模板，例如加拿大pc网页版官网管理、IT 服務、采購請求和員工調查及其相關的工作流程。qmchashi OA 輕鬆存儲、搜索和檢索這些管理表格及其相關文檔。更重要的是，它通過維護審計跟蹤和消除手動數據輸入任務來提高合規性。
 
3.電子辦公管理
 
qmchashi OA 提供調度和任務管理功能。通過任務管理，企業可以輕鬆分配和監控任務，以及收集和分析績效數據。qmchashi OA 允許你實施流程級別的改進，使辦公自動化更進一步。
 
省錢、省時，邁向未來
 
如果你發現你的辦公室隻做到了數字化，那麽現在是時候升級你的工作流程並向辦公自動化邁進了。
 
實現自動化的辦公可以節省大量的時間和金錢，讓員工專注於真正為企業帶來價值的事情。今天就試試qmchashi OA，看看它為你的企業帶來的改變吧。