采購管理有哪些重要流程？ 如何借助係統軟件簡化采購流程

2023-02-22

隨著企業業務不斷發展，采購流程需要時不時地進行重組，以此來保持采購活動的高效和準確。如果不長期維護采購流程，往往會出現出錯、浪費、超支、預算不足等采購風險，導致采購高消耗率。那麽采購管理有哪些重要流程呢？

采購管理有哪些重要流程？

為了保持采購管理流程的公平、透明和高效，對采購流程的良好理解是關鍵。

每個采購管理流程都涉及多個要素，包括需求確定、供應商研究、價值分析、提出采購請求、審查階段、采購訂單轉換、合同管理、收到訂單的監控/評估、三向匹配、付款履行和記錄保持。以下是采購流程中的重要階段：


1、製定計劃
采購流程的需求識別階段使企業能夠製定準確的計劃，及時以合理的成本采購商品和服務。

2、采購申請
采購申請是內部用戶/加拿大pc网页版官网提出的采購需求，尋求采購團隊的幫助以滿足現有需求。 它包含采購正確的商品、服務或工程所需的關鍵信息。

3、列出潛在供應商並對其進行分析
一旦請購單獲得批準並生成采購訂單，采購團隊將製定個人采購計劃並勾勒出相應的招標流程。製定可能提供商品/服務的供應商清單。在此過程中使用基本的在線搜索或更正式的措施。
 
此步驟的目標是評估潛在供應商。定價、服務質量、行業聲譽和認可度、保修和保證條款以及加拿大pc网页版官网服務是一些評估措施。評估後，該協議將授予提供最大價值和最佳市場定價的供應商。

4、評估和簽約
一旦招標過程正式結束，采購團隊將與評估委員會一起審查和評估供應商報價，以確定哪個供應商最適合滿足現有需求。 通過詳細的合同分析和談判，可以發現更多降低成本的選擇，包括動態折扣。

5、訂單管理與發票審批
供應商在規定的時間內交付承諾的商品/服務。收到貨物後，購買者檢查訂單並將收到的物品的任何問題通知供應商。

在此步驟中，將采購訂單、包裝單（隨訂單一起送達）和供應商發票三份文件對齊並進行核對，以查明差異並確保交易準確無誤。一旦發現差異，應予以解決。

如何借助係統軟件簡化采購流程

一個可靠的采購管理軟件可以簡化繁雜的采購流程並保持透明。簡化的采購流程可以更好地控製采購生命周期的每個階段。

qmchashi SRM采購管理軟件是端到端的一站式采購管理解決方案，其適用於各規模的企業，有助於企業更好地了解他們的支出、提高合同合規性、獲得更好的價格並減少異常支出。

1、輕鬆訪問和實時協作
所有關於采購和供應商數據都以數字方式方便地存儲在一個集中的存儲庫中，以便在采購時易於訪問。買家可以實時訪問現有或新供應商的在線目錄，審查和批準采購訂單，並以電子格式檢查發貨狀態。

2、自動化電子采購
係統支持端到端采購流程，涵蓋企業采購管理從采購預算、供應商管理、物品管理、采購需求、計劃、詢比價、競價、招標、采購合同、采購訂單、發貨、付款結算到供應商績效評估的全麵管理。通過係統，可以實時了解采購進度，提供商務決策支持。通過審批過程了解監控采購的過程。

3、供應商管理
利用qmchashi SRM的分析和商業智能工具有助於確定可能的供應商。通過這些方法收集的信息還可以幫助利益相關者就未來的舉措做出明智的決定。每發生一筆交易，qmchashi SRM采購管理係統都會自動獲取並更新供應商的績效信息，使你更便捷地進行合理的供應商優化。

4、訂單管理
qmchashi 可自動生成采購訂單，實時記錄采購訂單的整個執行過程，所有的執行問題都可追溯緣由。

5、合同管理
係統提供續約概覽，采購人員通過此概覽可輕鬆地查看到所有即將需要進行續約的采購合同，非常方便省時。

總結

長期維護采購流程可確保組織采購周期每個階段的流程效率提升，從而縮短采購周期時間。相信每個企業都在追求采購流程的好處，使用qmchashi SRM這樣的采購管理軟件幫助企業快速實現這些好處，從而確保企業采購的成功。