招標提案請求（RFP）流程的基礎知識

2023-02-16

在招標采購活動中，招標提案請求（RFP）每天在被廣泛使用。事實上，無數各種規模的企業和組織都使用RFP程序來收集和組織數據，做出戰略性的采購決策，並找到最好的供應商，同時使價值最大化和風險最小化。

為什麽采用RFP？
 
供應商的夥伴關係可以使企業成功或失敗。因此，RFP有助於確保供應商的選擇是基於數據的、戰略性的和深思熟慮的。這個過程會產生短期和長期的利益。
 
-考慮到複雜的因素

當企業需要進行高價值采購時，有很多重要的因素。買家必須考慮到幾十個不同的因素。例如，你可能需要探索一個供應商的經驗、財務、文化、技術能力、安全實踐、產品質量等等。RFP將來自多個供應商的所有這些信息集中在一個文件中。
 
-鼓勵競爭性定價

RFP的采購往往是大筆投資。因此，重要的是確保你與合適的企業合作，同時盡可能地降低成本。根據定義，RFP是有競爭性的，這鼓勵每個潛在的供應商提出他們的最佳報價。即使你與現有的供應商有關係，為高風險、高價值的項目進行招標也是一個好主意。
 
-確保公平公正的流程

RFP流程使用數據來確保客觀性。事實上，它允許你從所有潛在的供應商那裏收集一致的數據，避免偏袒、偏見或不公平的比較。它提供清晰、可審計的文檔，說明你是如何做出決定的。
 
-減少風險

風險是任何供應商關係中所固有的。幸運的是，RFP流程的細節使企業能夠通過核實和檢查供應商的多樣性和可持續實踐、安全政策以及法規遵從性，將供應商風險降到最低。這個過程在簽訂合同之前就能闡明任何潛在威脅，並使你的企業能夠作出相應的反應以減少風險。

誰參與了RFP流程？
 
為了取得成功，RFP 需要大量的協調。不同的利益相關者必須一起工作，以確定需求、收集信息和探索解決方案。界定和記錄關鍵角色和責任可以確保企業製定有效的 RFP 流程。
 
-業務利益相關者
RFP 通常從請求采購或解決方案的個人、部門或團隊開始。來自這些利益相關者的直接輸入指導著項目的進行。從定義需求到撰寫 RFP ，再到對結果進行評分，讓利益相關者參與可以改善項目成果。此外，業務利益相關者還可以創建和管理 RFP。
 
-采購專業人員
作為 RFP 流程的設計者和管理者，采購專業人員對成功至關重要。他們對采購請求進行審核，促進 RFP 的創建、分發和評估。此外，他們在整個過程中與供應商合作，監控進度，回答問題並提供反饋。采購專業人員的常見頭銜包括采購經理、戰略采購經理和其他采購角色。
 
-顧問
如果企業沒有專業知識來駕馭 RFP 流程，可以雇用采購顧問。他們與加拿大pc网页版官网麵談以了解需求，並利用他們的專業知識來選擇合格的供應商，在提出建議之前管理溝通並評估結果。
 
-高管、CFO和CPO
對於高成本的戰略采購項目，高管、CFO和CPO通常負責為采購提供最終批準。他們將評估成本、預計投資回報以及與企業目標的一致性。
 
-供應商
被邀請對招標書作出回應的組織被稱為供應商。他們準備一份提案，回答 RFP 的問題，突出他們的差異性，最好能說服買家他們是該項目的正確選擇。
 
如何實踐RFP流程？
 
企業使用端到端的電子招標采購軟件，,例如qmchashi SRM電子招標軟件，可以減低文書工作，避免了很多錯誤和返工，集中跟蹤全部交易，亦能確保合同的建立和執行遵從法規。
 
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采用電子招標采購的一個重要作用是增加了招投標過程中的透明度。為方便管理者和員工全麵掌握每次招標采購的進展，qmchashi SRM可以顯示所有相關的申請及其狀態（開放、已審批、待審批、已拒絕、已完成），已選擇/推薦的供應商、RFI、RFP、已發送的RFQ和已生成/已發送的LPO等，從而幫助采購部門立即查看需要他們參與的內容。
 
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