招標采購中，如何編寫(xie) 有效的RFI（信息邀請書(shu) ）？

2023-01-16

在企業招標采購過程中，RFI（信息邀請書）是一個從商品或服務的潛在供應商處收集信息的正式流程。RFI旨在由加拿大pc网页版官网編寫並發送給潛在供應商。RFI通常是第一個也是最廣泛的一係列請求，旨在縮小潛在供應商候選人名單。
 
當企業對潛在供應商知之甚少，並希望減少評估供應商的時間和成本的情況下，RFI可能非常有用。
 
RFI可用於多種場景，例如 IT、廣告代理和建築行業。RFI 還可以幫助選擇用於企業資源規劃 ( ERP ) 和電子健康記錄 ( EHR ) 的工具。
 
使用RFI的目的是以正式的、結構化的方式收集市場信息。該文件應該確定企業的要求，同時要求供應商具體回答如何滿足這些要求。
 
為了幫助確定供應商之間的差異，一份好的RFI還將關注詢問企業的獨特要求，以及每個供應商不太可能解決的問題。收件人通常被要求以標準格式提交他們的答複，以便於比較。

如何編寫RFI
 
RFI的編寫方式將取決於所針對的行業。然而，一份基本的RFI包括以下部分：
● 概述
● 要求的信息
● 回應預期
● 澄清
 
概述部分應寫出企業的目標和目的，例如為短期和長期目標。此處應列出基本信息，例如請求者所在企業的介紹信息。到這一部分結束時，供應商應該知道企業是誰以及該文檔是一份RFI。
 
第二部分應涵蓋所要求的信息。這一部分應詳細說明需要供應商提供哪些信息，包括交付時間表和功能要求等規格。這一部分應該具體說明需要供應商提供哪些介紹性信息，但不應深入探討。在這部分結束時，供應商應該有足夠的細節來提供回應。
 
下一部分應概述回應中的預期內容。詳細說明評價標準，以及如何和何時作出回應的指導。RFI和RFI回應都可以通過電子方式發送，例如通過電子郵件。此部分應包括供應商可用於回答任何信息請求的格式，例如預製模板。此過程將使以後比較其他供應商的答案變得更加容易。
 
澄清部分應該是最後，並指出任何尚未提及的最後一刻的細節。這一部分可以包括澄清哪些信息沒有被索取。
 
在編寫RFI時，其結構應基於發送者的需求。RFI的主要目標之一是能夠快速評估多個供應商，在製定信息要求和回應模板時應牢記這一點。這意味著應給出明確的答複準則，並以特定的格式或順序給出。此外，RFI應該寫得清晰和簡明，便於供應商回應。
 
RFI的有效實踐
 
在編寫RFI之前，最好牢記一套要遵循的做法，以確保清晰明了。各企業應做到以下幾點：
 
● 將信息要求限製為僅需要哪些信息。
● 具體說明所要求的信息，但避免深入細節。
● 遵循以前建立的任何格式，以便進行更直接的比較。
● 限製對資源和能力信息的信息請求。例如，定價不是現階段所需的信息。
● 給予公平的回應時間。回複 RFI 通常比回複其他表格花費的時間更少，因此預計需要一到兩周的周轉時間。
● 使用 RFI 收集一般信息。企業應該避免包含更具體、更深入的信息。RFI 不應表示最終購買意向。
● 一些RFI，比如建築業使用的RFI，還可以包括視覺效果，以幫助供應商進一步了解所要求的信息。
 
對RFI的回應
 
RFI回應是供應商在最初的RFI之後給企業的回應。更有可能的是，供應商將使用一個回應管理平台來回應RFI。此外，管理平台的用戶很可能有一個答案庫，可以隨時調用，以便更快、更準確地作出回應。
 
整個回應過程可能在線進行，包括通過電子郵件上傳掃描文件，也可能通過硬拷貝發送回複。
 
通過qmchashi SRM改進你的采購實踐
 
如果使用得當，RFI 可以顯著降低成本並節省時間。它們使你有機會快速比較數十個供應商，獲得最優惠的價格，並建立新的有益合作夥伴關係。
 
成功使用 RFI 的秘訣在於專注於底層流程。利用使你能夠監控、評估和增強 RFI 流程的技術是必不可少的。
 
qmchashi SRM招標采購軟件簡化並自動化了采購流程中的許多活動，使企業在為即將進行的項目提交 RFI、RFP 或 RFQ 時，可以更好地了解采購和當前活動的更多數據。因此，采購團隊通過可靠的數據、信息和見解做出明智的采購決策。
 
qmchashi SRM支持供應商作為供應鏈的重要成員參與其中，為企業提供電子采購、電子招投標、供應商管理以及涵蓋外包、複雜產品采購和長期服務管理等，而且有助於跟蹤采購商品的端到端支付過程。
 
使用該軟件，你可以安全且合規地進行比較、評估和交易。它還使未來的供應商準入更容易，因為響應信息可以轉換為供應商資料，用於經常性或未來的采購項目。想了解更多qmchashi SRM招標采購軟件如何幫助你的企業，歡迎聯係我們申請免費試用。