在采購管理過程中使用技術有什麽(me) 好處？

2023-01-05

采購過程不總是簡單直接的，人工采購過程非常耗費人力和時間，並且涉及大量文書工作。另一方麵，當你在采購過程中使用技術時，比如使用qmchashi SRM這樣的采購管理係統，會節省很多時間，使整個過程變得更加簡單和輕鬆。
 
在討論更多采購管理流程中使用技術的主要優勢之前，先來快速了解一下采購過程中最常見的問題。
 
采購管理過程中的主要問題
 
由於流程效率低下，企業在其采購過程中麵臨問題，這也導致過程中出現人為錯誤。
 
以下是一些可能影響業務的最重要的采購問題：
● 雖然供應商可以解決一半的采購相關問題，但要確定一個高質量的供應商是一個挑戰。
● 冗餘和低效的采購流程往往導致數據管理的混亂。混亂的數據管理係統將進一步引發重複支付或延遲支付等問題。
● 如果采購過程中存在冗餘，可能會導致供應商平均交貨時間的增加。
● 如果企業不跟蹤或低效跟蹤進貨材料的質量，最終使用低質量材料的可能性很大。
● 企業很難防止欺詐和合同的重複。這是因為沒有有效的欺詐保護係統。

那麽，采購管理流程使用技術有什麽好處？
 
1. 提高效率和速度
 
技術可以幫助你大幅提高采購流程的效率和速度，從而節省時間。
 
重要的任務可以用技術來處理，而不是讓人去做。這減少了采購團隊的工作，使他們有更多的時間來處理采購過程中更複雜的任務。
 
2. 減少了平均周期時間
 
在人工采購過程中，你的團隊很可能把大部分時間花在起草和重寫合同上。然而，在技術的幫助下，你可以使用在線采購審批和訂單模板，輕鬆地進行所需的小改動，並創建適合企業的合同。
 
你也可以利用技術來存儲你現有的合同，並在需要的時候重新使用，而不是每次都要做一個新的合同。
 
3. 消除人工文件存儲係統
 
人工采購過程往往會導致大量的文書工作，這些文件最終會堆積起來。你的采購團隊可能很難搜索和跟蹤單個費用文件，而且，整理和儲存這些文件也不容易。
 
這就是為什麽你要利用技術，徹底消除基於紙張的存儲係統的重要原因。當你使用無紙化信息和數據存儲係統時，它將在許多方麵幫助你和你的團隊。例如，你會變得更容易整理、訪問和跟蹤你的文件。
 
4. 使你的采購過程透明化
 
在技術的幫助下，你可以有效地進行審計。審計將給你帶來360度的可視性，並增加整個過程的透明度。
 
這將確保你的預算沒有被濫用，並確保它被用於必要和相關的服務和/或產品。在技術的幫助下，你可以更有效地衡量你的關鍵績效指標。
 
5. 提高了數據的準確性
 
約48%的企業同意，人工數據輸入和低效的流程是工作流程的首要挑戰之一。它會導致不準確的數據輸入，這反過來又會增加采購過程中出錯的幾率。
 
然而，你可以在自動化的幫助下解決這個問題。自動化采購將幫助你精簡數據流程。因此，你將見證錯誤的減少和數據準確性的大幅提高。
 
自動化可以幫助你把所有的數據和文件整理起來，以便輕鬆而快速地跟蹤任何供應商的合同。
 
采購技術如何更好實施應用？
 
許多行業都在實施采購技術，以協助流程自動化並提高利潤率。當你準備好采用可減少錯誤和成本同時提高效率和收入的技術時，qmchashi SRM采購管理係統是理想選擇。qmchashi采購解決方案強大而直觀，集電子招投標、采購及供應商管理為一體，深受會德豐、天健集團、周生生等知名企業的信任。
 
通過更好的支出管理、供應商績效與合同管理、采購和財務流程自動化以及降低財務風險，qmchashi SRM使企業能夠從一個采購平台管理所有功能，有助於提高生產力、提高交易可見性、問責製和整個供應鏈的成本效率。該係統集中的數據管理、清晰而可行的見解以及準確的報告、預算和預測，在企業快速發展的過程中是必不可少的競爭優勢。
 
企業在采購工具和技術上花錢肯定是值得的。從基於紙質的采購流程轉向qmchashi電子采購管理係統可以為你的企業帶來許多增值收益，簡化端到端采購流程，並消除勞動密集型和繁重的管理流程。
 
而隨著效率的提高，你會發現工作流程幾乎立即發生了變化。從長遠來看，你會看到成本的降低，這使你可以將更多的資源用於旨在促進企業發展的戰略計劃。