采購係統必備的基本功能有哪些？

2022-11-03

一般來說，使用電子采購解決方案來理解采購部門所麵臨的眾多問題沒那麽困難。實際上，一個通用的電子采購解決方案，比如備受好評的qmchashi SRM，是創建企業自己的采購係統的最佳起點。
 
作為一個專業的電子采購係統，qmchashi SRM涵蓋從招標、競價、采購訂單、采購合同執行到供應商績效評估的全麵管理，幫助企業實現電子化、信息化的采購流程和供應商協同管理。下麵以它為例，為你介紹電子采購係統必備的四個基本功能。

1、自動創建采購訂單
 
當前挑戰：
 
大多數采購活動都是由紙張驅動的。采購團隊可能會花費大量的時間來識別和分類文件，然後再轉交給適當的人或部門。
 
已批準的采購申請手動轉換為采購訂單時，會出現不準確和錯誤等問題。這項看似無害的任務不僅繁瑣，而且會增加勞動力成本並大大延遲流程。
 
理想解決方案：
 
自動創建采購訂單是采購團隊在qmchashi SRM采購係統中尋找的一個關鍵功能。與其手動創建每個采購訂單，不如在請購單被批準後自動創建一個采購訂單。這樣，你的團隊就不再需要授權和手動鍵入每一個采購訂單。
 
2、轉換采購申請
 
當前挑戰：
 
采購請求不必專門針對單個項目。雖然業務實踐各不相同，但由於手動數據輸入的成本和錯誤率非常高，一些企業隻獲取這些單獨采購訂單的基本摘要信息。一些采購團隊嚐試通過數據輸入操作員團隊手動轉換項目、單價、數量等行詳細信息。即便如此，勞動力成本和積壓工作仍創曆史新高。
 
理想解決方案：
 
如果你的技術解決方案不能提供一個更好的替代方法，將細列項目手動轉換為采購訂單，那麽它對你的采購團隊沒有用處。自動化的qmchashi SRM采購係統通過更快、更準確地檢索數據，為每個細列項目創建一個單獨的采購訂單。
 
係統自動觸發創建與請求中行項目數量相同的采購訂單。數據采集和轉換的自動化，將減少成本並提高你的采購團隊的生產力而無需增加人員。
 
3、三向匹配
 
當前挑戰：
 
采購訂單是由你的采購團隊創建並發送給賣方的，而發票是由供應商準備並交付給買方的。
采購訂單向供應商顯示預計在特定日期以什麽數量和價格交付哪些物品。發票隻是賣方向買方發出的提醒，提醒買方為已交付的物品付款。
 
雖然二者缺一不可，但如果這兩份文件與請購單不一致，就會帶來麻煩。手動匹配這些文件可能是一項耗時的任務。這個過程中的效率低下會直接影響企業的現金流。
 
理想解決方案：
 
一個好的采購軟件應該自動執行三向匹配過程，而不需要任何人工幹預。當它在三份文件之間進行徹底的匹配時，任何和所有的差異都會被軟件標記出來，以便在啟動付款流程之前進行審查。
 
在qmchashi SRM，企業可以通過自動三向匹配來控製隱秘采購，該匹配將發票與采購訂單和 GRN 進行比較以確保一致性。這樣不僅降低處理成本，還可以讓你的采購團隊將更多的寶貴時間用於處理更重要的任務，而不是執行常規的行政任務。
 
4、供應商管理

當前挑戰：

由於軟件和手動流程的脫節，一些企業如今在供應商管理方麵麵臨著問題。供應商管理有太多的利益相關者，可見性的缺乏和孤立的數據會導致流程上的差距，並使重要信息在文檔流程中丟失。

如果買方未能正確審查其潛在供應商、監控其績效並通過適當的文件確保安全，則可能導致合規問題並危及與供應商的業務關係。此外，由於供應商管理不是一個單一步驟，每個階段的管理都不能隻用普通的電子表格來完成。

理想解決方案：

如果你的采購解決方案執行與電子表格相同的任務，那麽它對你的采購團隊將毫無用處。一個單純的電子表格程序既不能驗證供應商，也不能使現有的供應商基礎合理化。

qmchashi自動化的供應商管理係統提供一個供應商中央資料庫，跟蹤供應商的曆史，付款和交貨條件，一目了然。有了供應商管理自動化，采購團隊不必在電子郵件中搜尋機密的付款信息，也不必手動更新供應商的聯係信息。qmchashi SRM采購係統將收集和維護準確的供應商信息，使供應商管理過程變得輕而易舉。

總結

工作的未來是自動化，采購流程也不例外。德勤全球首席采購官研究清楚地表明，企業希望實現采購流程的自動化，隻是為了將團隊的責任從行政工作轉移到戰略任務。

為企業挑選電子采購軟件並不簡單，參考上麵四個基本功能會使你的決定更容易一些。像qmchashi SRM這樣的端到端電子采購係統提供了上述功能以及更多豐富功能，還具備實現成功采購管理所需的100%可見性、內部控製和和流程效率。了解qmchashi如何支持你的采購業務，立即聯係我們申請免費試用吧。