采購訂單流程的7個(ge) 步驟

2022-09-09

采購訂單（PO）是由買方創建並發送給賣方的法律文件，以確認其購買產品/服務的意圖。

采購訂單幫助企業了解並說明其要求的所有商品或服務。經理可以使用采購訂單來跟蹤其他相關信息，如數量、交貨說明、成本、條款和所需日期。

采購訂單流程包括企業創建、批準、驗證、管理和跟蹤采購訂單所采取的所有步驟，從確定需求到交付或銷售點。

雖然部分企業的采購訂單流程在某些方麵可能是獨特的，但有7個工作流元素是大多數采購訂單流程通用的：

● 采購訂單創建
● 批準
● 派遣
● 有約束力的合同
● 貨物交付
● 三向匹配
● 關閉

采購訂單流程的7個步驟

1.訂單創建

采購訂單流程的第一步是創建采購申請。在這一點上，你需要知道正在購買什麽、申請的優先級、你的預算、何時需要產品或服務、誰需要批準訂單以及供應商。

2.批準

創建訂單後，流程的下一步是獲得申請的批準。在某些情況下，該批準可能是口頭的或通過電子郵件發送。在其他公司，可能需要更正式的行動，如完成文書工作。

審批級別取決於采購金額、公司政策或指南以及供應商的要求。批準還可能需要驗證預算或文件，如產品規格或詳細工作說明書（SOW）。審批後，請購單變成采購訂單。

3.派遣

申請批準後，采購訂單將發送給選定的供應商。然後，供應商根據采購訂單提交投標。投標的批準基於價格、質量、支持、服務、時間表和與你的業務相關的其他因素。

4.有約束力的合同

中標後，企業和供應商必須就合同達成一致。合同通常包括與采購相關的條款和條件，如所采購的物品附帶哪些支持或如何處理任何爭議。

5.貨物交付

然後，供應商將根據概述的時間表和運輸要求生產和交付所采購的物品。企業將核實質量，並將收到的貨物與預期貨物進行匹配。如果貨物不符合要求，可以在這階段通知供應商。通常，供應商將向采購方發送一份發票，概述價格和付款條件。

6.三向匹配

收貨審核通過後，采購方將把采購訂單與供應商的采購訂單和發票進行匹配。企業應檢查以確保所有費用準確無誤。

7.關閉

三向匹配通過後，采購訂單將關閉。

為什麽實施采購訂單流程很重要？

一致、可重複的采購訂單流程提供了一係列好處，包括增強的控製、可見性和效率。

編製預算

一致的采購訂單流程有助於財務部門準確核算所有相關采購費用，並保持預測和預算。

訂單管理

已建立的采購訂單流程允許你一次管理多個訂單，並提供相關活動的可見性，如發貨和收貨、庫存控製和生產計劃。此外，一個健康的采購訂單流程應該在整個過程中的每個接觸點都保持透明度。

財務責任

穩健的采購訂單流程將創建現金流的書麵記錄，並增加一路上貨物成本的責任。銀行、審計師和法律部門會將其視為企業的資產。

爭議解決

在采購訂單過程中，在企業和供應商之間創建法律合同有助於確定責任並解決爭議。條款和條件已明確說明，詳細信息（如保證、擔保或其他政策）以白紙黑字列出。

優化采購訂單流程的實踐

業務不斷發展，流程需要不時進行重組，以保持高效和準確。采購訂單流程也不例外。

不維護采購訂單流程的直接風險包括錯誤、浪費、超支、預算不足以及最終的高消耗率。

從長遠來看，低效或不準確的采購訂單流程也會導致你與供應商的關係以及你根據公司需求獲取商品或服務的能力出現問題。

將采購管理係統集成到企業的采購訂單流程中是一種標準化程序並用自動化代替重複的簡單方法。qmchashi SRM是端到端的采購管理係統，在適合你團隊的工作流中創建、跟蹤和處理采購訂單。

該係統允許你創建采購訂單模板，以便更快地創建每個訂單，還有審計跟蹤功能，允許任何人查看對訂單采取的任何操作。這有助於提高員工對所有采購交易的責任感。

你可用qmchashi係統跟蹤所有供應商的采購。通過這種方式，可及時發現供應商未按時交付或未按承諾交付的問題，或者在商定的合同條款之外發生的任何問題。此外，qmchashi采購係統還確保企業可以預算他們的采購和管理現金流，以便一切順利進行。qmchashi也可以用於獲取庫存管理信息，因此無需在額外庫存中占用資金，也沒有在季節性高峰期間庫存不足的風險。

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