電子尋源與(yu) 電子采購的聯係

2022-08-26

盡管采購隻能在尋源完成後才進行，但尋源並不像采購那樣受到重視。尋源是采購到付款流程的關鍵步驟，因為正是在尋源階段，企業的成本才得以最小化。電子尋源是指通過電子方式，使用信息請求（RFI）、報價請求（RFQ）和建議書請求（RFP）等工具/程序對供應商進行評估的過程。

采購在尋源完成後開始，因為下一步是從授予合同的供應商處訂購和購買所需的貨物/服務。電子采購是指使用軟件和在線支付係統以電子方式管理和處理付款。

電子尋源流程

電子尋源是電子采購流程的重要組成部分。通過采購前問卷（PPQ）對潛在供應商進行審查，並發出招標邀請。從每個潛在供應商處收到所需信息後，將對其進行仔細分析，並與入圍供應商進行電子競價。

在這個階段，qmchashi SRM等電子采購軟件變得非常重要，因為它有助於促進供應商和買方之間的溝通，特別是在線談判、在線競價和反向競價。投標後，買方評估結果，選擇符合其要求的最佳供應商，並授予供應商合同。

1、信息請求：

電子尋源流程的第一階段是RFI，這可以通過信息請求來完成，信息請求將評估供應商。在引入電子采購軟件之前，信息是手工收集的，然後記錄在Word/Excel中。而通過使用qmchashi SRM電子采購軟件，公司可以高效、實時地收集所有所需信息。

2、招標：

為了鼓勵競爭並以盡可能最佳的價格鎖定所需的貨物/服務，買方將要求選定的供應商進行投標。買方的招標文件（也稱為招標邀請書）不僅詳細說明了買方的需求，還要求供應商提供有關其政策和做法的信息。

3、詢價：

此階段主要用於收集各供應商提供的不同定價信息。如果買方希望了解所需貨物/服務的市場價格，也可以在詢價前進行詢價。

4、在審查提交的報價後，買方將列出被認為可行的供應商，以進入下一階段。

5、電子競價：

這種類型的 RFQ 是最終確定買方希望授予合同的供應商的重要組成部分。在這個階段選擇供應商的決定因素是價格。電子競價是鼓勵受邀供應商之間競爭定價的好方法。

6、授予合同：

一旦買方選擇了供應商，則授予合同，然後開始電子采購流程。授予合同的過程有時是自動化的。

電子尋源工具

電子尋源的基礎建立在RFX之上。RFX中的“x”是對某物的請求，由以下三個部分組成：

信息請求（RFI）——當買方決定購買貨物或服務時，RFI工具是尋找供應商、評估供應商和確定誰最適合要求的最佳工具。在這一階段，經常使用購買前問卷。RFI更多的是評估供應商的能力，而不是產品/服務成本。

提案請求（RFP）——完成RFI後，買方將向入圍供應商征求建議書。買方將描述其所需的產品/服務，並要求各供應商提供詳細報告，說明其如何滿足公司的需求。買方可以要求提供貨物或服務的RFP。RFP是一個有用的工具，可用於確定你的確切需求以及供應商如何滿足你的需求。

詢價（RFQ）–電子采購的最後一步是“詢價”，在這裏，買方就合同條款進行談判，如價格、數量、折扣等。RFQ是確保買方以盡可能最佳的價格獲得所需貨物/服務的有效工具。

電子尋源和電子采購軟件

軟件的使用為買家節省了時間和金錢。qmchashi SRM電子采購軟件提供電子尋源和電子采購工具，幫助你從初始支出分析到合同管理，並改善買家與供應商之間的關係。

許多采購流程可以使用qmchashi豐富的 RFx 工具實現自動化。供應商可以在門戶網站上填寫PPQ，軟件會自動分析和排名。

qmchashi SRM的一個關鍵功能是其先進的支出分析工具，它可以幫助企業利用每一個省錢的機會來改善支出。例如，買家可以按類別、供應商、總支出、供應商發票等查看他們的支出。利用這些信息，可以重新評估支出模式，以查看可以增加、減少或消除哪些費用。

另一個非常有用的功能是qmchashi的合同生命周期管理，它允許用戶從集中存儲庫輕鬆訪問合同，使協作和合規性更容易。

借助 qmchashi SRM，采購流程和物料清單可以從一個地方進行管理，從而使用戶能夠查看供應商/產品的績效。這反過來又可以幫助買家審查/評估供應商合作夥伴關係。聯係我們即可獲取免費試用。

結論

電子尋源和電子采購是構成整體的兩部分。沒有電子尋源，電子采購就不可能存在。電子尋源對於確保以最佳價格購買商品/服務並簽訂合同至關重要。電子采購確保在采購過程中根據授予供應商的合同實現貨物和服務的無縫流動。這兩部分對於效率、節約成本和供應商關係管理同樣重要。