采購流程中確保質量的7個(ge) 步驟

2022-08-12

采購是一個戰略過程，涉及確定、選擇、談判和解決與供應商的合同。一般來說，采購團隊會努力獲得價格具有競爭力的、提供最大價值的供應品。他們旨在設計確保最高質量產出的采購流程。

采購過程中確保質量的步驟

1.確定需要哪些商品和服務

首先，企業必須確定其對特定項目或服務的需求。這可能是新產品或需要重新進貨的產品。在這裏，你必須深入了解業務的具體情況。產品詳細信息可能包括技術規範、材料、服務特征或零件編號。在這個階段，最好谘詢受采購決策影響的所有業務部門，以確保采購的項目準確反映每個部門的需求。

2. 提交采購申請

當員工或業務組需要采購大量新的供應或服務時，他們會提出正式的采購申請。采購請求通知公司存在需求，以及諸如價格、所需時間框架、數量和采購團隊需要牢記的其他重要事項等規格。

3. 評估和選擇供應商

有了明確的需求清單和批準的采購請求，接下來就是選擇合適的供應商並向他們發送報價詢價請求(RFQ)。報價請求是指發送給不同供應商以索取和接收報價的文件。盡可能詳細地比較不同的產品至關重要。

4. 協商價格和條款

談判價格的一個好方法是獲取和比較供應商的報價。每個報價都必須經過嚴格檢查，並與其他供應商的其他剩餘報價進行比較。當你得到最終報價時，立即記錄條款。談判步驟被認為是確保質量采購過程的關鍵基礎。

5. 檢查交付的產品

仔細檢查交貨是否有任何錯誤或損壞。確保一切都按照采購訂單中的規定交付，並且質量達到或超過預期。這是對質量采購的進一步建議。

6. 進行三向匹配

應付賬款應通過比對采購訂單、訂單收據或裝箱單與發票進行三向匹配。三向匹配確保通過采購訂單訂購的產品或供應商確實交付，並以供應商的發票結算發票。進行徹底的匹配過程將防止未經授權的發票付款，從而節省企業的時間和金錢。

7. 記錄保存

記錄保存是質量采購過程中被忽視但至關重要的一步。 保留所有文件的清晰記錄至關重要——從發票、采購請求、收據、談判等等。出於多種原因，這些記錄可能很有用。它們可以幫助企業在未來以合適的價格重新訂購商品，並協助審計流程和計算稅收。清晰、準確的記錄還有助於解決任何潛在的爭議。

以下是質量采購的最佳實踐

采購職能是一項高度戰略性的職能，需要關注細。企業正在擴大采用簡化、有效的采購流程，以確保采購質量。以下是重新激活采購流程的有效技術：

1.集中式文檔中心。

擁有一個集中的文檔中心是實現高質量采購的關鍵的第一步。企業正在部署集中采購中心，以整合采購記錄並促進在未來采購活動中做出更好的決策。整合從合同模板到操作流程的所有采購文檔，確保合同和溝通的一致性。 此外，它可以減少錯誤並節省時間。集中式文檔中心。

擁有一個集中的文檔中心是實現高質量采購的關鍵的第一步。企業正在部署集中采購中心，以整合采購記錄並促進在未來采購活動中做出更好的決策。整合從合同模板到操作流程的所有采購文檔，確保合同和溝通的一致性。 此外，它可以減少錯誤並節省時間。

2.過程透明。

在采購的每個階段實踐流程透明度至關重要。流程透明度導致更快的處理、問責製、成本降低和負責任的采購流程。事實上，根據研究，近 50% 的專業人士正在考慮使用采購工具來提高透明度和問責製。

3.采購軟件。

自動化采購流程是企業關注的問題。企業正在通過部署強大的智能工具來簡化其采購流程，這些工具有助於根據以前的記錄評估和確定最佳供應商。現代采購軟件，比如qmchashi SRM，嵌入了工具，包括基於以下幾個指標評估和確定最佳供應商的預測分析：損失、退貨、價格、及時交貨和質量，簡化招標、創建訂單和支付供應等步驟。

qmchashi SRM采購軟件對采購每個環節進行嚴密的跟蹤與管理，支持電子留痕，還可以使團隊更好地分析節省並跟蹤供應商績效。係統幫助企業建立與上下遊的連接。采購部門統一在qmchashi 平台協同采購工作，采購團隊通過可靠的數據、信息和見解做出明智的采購決策，同時保證采購流程中的透明度和問責製。

4.優化庫存的數據。

優化庫存非常重要，因為庫存成本可能非常巨大。物流專家將庫存優化成本置於每年 40% 到 75% 左右，具體取決於業務。 此外，企業受到不斷推動精簡支出的推動， 這意味著關注最佳庫存水平是獲得優質采購流程的關鍵。

采購可以在企業的盈利能力和整體成功中發揮關鍵作用。它包括廣泛的相關活動，每項活動都需要關注細節，以確保企業獲得最大價值。了解更多qmchashi SRM采購軟件解決方案，聯係我們即可免費試用產品。