3種簡化現代電子采購的自動化

2022-07-29

全球化行業受到采購效率低下的困擾。數字化電子采購正試圖阻止這一趨勢。現代電子采購軟件不是以多次人工幹預、低支出透明度和異常采購為標誌的緩慢流程，而是關於簡化行業的內置效率措施。本文我們將了解電子采購平台是如何整合分散的采購IT環境並使用數字化解決方案的。以下是電子采購軟件中的三個自動化功能，有助節省成本。

1、即時采購訂單

由於異常采購的問題猖獗，采購行業的專業人士都熟悉“無訂單，不付款”的政策。對采購訂單的堅持可能使支出透明度成為最重要的因素，但這也減緩了采購過程。在一個價格高度波動、供應商的交易在沒有快速響應的情況下可能會分崩離析的行業中，快速生成采購訂單的能力是非常寶貴的。

現代電子采購軟件解決了嚴格遵守采購訂單協議造成的問題。自動化使你的采購團隊能夠創建數字采購訂單，並從數據輸入、定價到快速連續的多級授權和交付。通過自動化采購訂單流程，你將獲得數字助手：

● 電子郵件/短信通知
● 一鍵電子簽名

有了自動采購訂單，采購參數很容易設置。使用標準化的發票，應付賬款的工作量減少了，拒絕也減少了，從而節省了時間。數字化過程還意味著，敏感的供應商數據在電子采購係統相同的網絡安全保護下仍然安全。最後，可以在係統中提前對瞬時重新訂購進行編程和處理，不再出現供應中斷的情況。采購訂單自動化對雙方來說是雙贏的，並在與供應商建立牢固的業務關係方麵做了大量工作。

2、自動授權

如前所述，授權是一個典型的時間延遲對采購過程產生影響的地方。通過自動采購到支付（P2P）流程，這些授權也可以通過使用數字電子采購解決方案來簡化。

自動P2P集成了電子或電子簽名技術。這允許各級主管在創建和交付采購訂單的電子采購平台內批準采購。

這允許各級主管在電子采購平台內批準采購，采購訂單是從該平台創建和交付的。借助記錄維護功能，該係統將簽名應用於文件以及元數據標記（名稱、批準時間、位置等），以便在維護詳細記錄的同時可以繼續進行授權。

3、其他業務流程管理（BPM）操作

電子采購軟件中的許多業務流程管理（BPM）操作具有雙重職責。內置的記錄保存功能可以利用集中的存儲庫並存儲稍後使用的數據。

例如，合同管理解決方案還處理法律合規性的主要方麵。反向電子競價可以記錄供應商數據，以便將來對供應商進行一目了然的比較。由於BPM通過自動版本控製提供了隨時間變化的一致性，因此減少了對賬單和發票處理的挫敗感。顯然，自動化加快了流程，但電子采購軟件中的數字化BPM也提供了這種二級效率優勢，進一步節省了時間和金錢。

總結

在過去十年中，電子采購技術的精簡一直專注於實現成本節約。實施最新技術使業務發展更快，並有助於保持供應鏈的運轉。

現代電子采購軟件qmchashi SRM對采購每個環節進行嚴密的跟蹤與管理，幫助你實現端到端的P2P 流程自動化、控製和協作，同時提供實時可見性。

qmchashi SRM集成供應商和合同管理、采購申請、在線采購、電子詢比價、電子采購訂單及交付、庫存和履行跟蹤、電子簽章、輕鬆搜索、報告等。從預算管理到優化支出計劃，它還簡化了訂單並確保了靈活的交易模式。

通過自動化采購訂單、授權和其他業務流程管理操作來提高效率是為了節省時間和資源，從而有利於底線。qmchashi SRM為希望實現采購流程自動化的企業提供先進、直觀的采購解決方案，以推動用戶采用、更好地管理支出、降低處理成本並加強供應商協作。聯係我們即可申請免費試用。