關(guan) 於(yu) 采購合規，你需要知道這些事

2022-04-08

一般來說，合規意味著做你應該做的事。采購合規包括為公司支出管理製定、遵循和執行過程——簡單來說，就是確保所有的支出過程都經過公司批準的方針，避免出現支出異常之類的活動。

采購合規往往包括支出采購影響的百分比或對合同的支出數額。當涉及到使用指定供應商時，一些企業會跟蹤他們做得如何。

對於(yu) 什麽(me) 是采購合規以及如何解決(jue) 采購合規，每家公司似乎都有自己的定義(yi) 和重點領域。

如何優先考慮你的采購合規計劃

首先要認識到，並非所有的采購合規問題都是平等的，原因也不是顯而易見的。

考慮合同支出百分比和你按時付款的頻率之間的差異。不難看出，合同支出的百分比對你的底線有更大的影響。

如何製定采購合規框架

如何開發、計劃和實現適用於你的企業的合規框架呢？這裏有9個步驟：

1. 了解你在采購合規方麵的立場

是否在公司的特定領域存在合規問題？還是各個部門和團隊都運轉良好，但彼此之間卻不共享信息？

2. 為合規優先級排序

如果你生活在臨時實踐中，可能會有一些突出的問題需要立即解決。如果你的公司高層決定裁員，那麽了解每個人都在買什麽就成了你的首要工作。

更高級一點，你可能會有可靠的合同，但不是每個人都根據合同購買。

從采購合規目標的商業案例開始——將幫助你識別何時為流程而創建流程，以及何時實際增加價值。

3.研究合規解決方案

○ 也許你需要開發尚未存在的價值驅動過程？
○ 也許你需要與過程相匹配的更好的工具？
○ 還是你需要對已有的工具進行更好的培訓？

花點時間研究可以解決給定問題的所有方法——而不僅僅是想到的第一個問題。

4. 了解你的資源

盤點你的財務資源、團隊能力和技能、部門內部動態和組織文化。所有這些都將在優化采購合規時發揮作用。

○ 麵對強大的業務案例，企業能否迅速采取行動？
○ 人們是否願意嚐試新事物？
○ 是否有某些部門比其他部門更容易合作？
○ 你是否直接控製業務領域？

坦率承認任何障礙或順利開展的領域。

5. 評估業務的複雜性

仔細檢查清單上的每一個項目，並根據影響和難度將其繪製出來。這裏的困難可能包括任何可能阻礙項目的東西。考慮一下預算、內部專業知識、需要獲得多個利益相關者的批準、成功取決於你無法控製的終端用戶，或者在第4條中提到的其他事項。

6. 製定“高價值目標”清單

通常，從你的勞動中獲得最大的成果意味著專注於那些具有“高影響，高難度”的事項。這些事項通常需要多個利益相關者之間的持續對話、廣泛的盡職調查或大量的預算。

仔細查看那些對預算影響不大的事項。如果沒有高昂的成本，通常會有一個有效的變更管理在努力，相應地製定計劃。

“低影響，低難度”的事項通常是事後才想到的，不太可能解決這些問題。

7. 定義成功的采購合規意味著什麽

現在已經有了一個行動計劃的框架，那麽請花些時間思考一下采購合規成功應該是什麽樣子。舉個例子，也許你的目標是通過要求所有人將收據提交到相同的電子郵件地址，讓你的會計更有效率。而合規的成功可能是他們不再放皺巴巴的收據在辦公桌上。

你的目標也可能是通過充分集成數據和過程，從團隊和工具的那裏獲取更多的價值。在這種情況下，你可能有幾個目標——合同花費的百分比，首選供應商使用情況等等。

然而，定義成功時要確保其可衡量。

8. 製定時間表

一旦你知道成功是什麽樣子，就要繪製出達到采購合規目標所需的時間。對於複雜的數據和過程集成示例，時間表將包括諸如實現、培訓以及開始看到結果所需的時間等內容。

9. 對自己負責

確保有適當的過程或工具可用於了解如何跟蹤你的時間表和目標。如果你還沒有這樣做過，請進行一次支出分析，提供關於你花費的內容，花費的金額以及和誰一起花費的基線。這將是一個很好的開始。

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