IT項目軟件計劃實施時的關(guan) 鍵步驟

2021-09-07

實施IT項目軟件是一項非常艱巨的任務，不少企業(ye) 便經常在這方麵中做鬥爭(zheng) ——如若不添加至項目管理可能會(hui) 延遲時間線上的不必要操作，你就會(hui) 很難知道你們(men) 的推出計劃得要有多詳細。

還沒完全準備好實施軟件？

適當的實施計劃將最大化體現係統的價值，以便能夠迅速理由軟件提供的流程和效率進行改進。

未能定義和實現軟件實施計劃的企業可能沒有意識到新係統的全麵好處，往往可能會導致損失時間與金錢。

這就是為什麽我們製定了IT項目軟件實施的五步計劃。無論從事哪種行業，或者正在實施什麽類型的軟件，下麵的步驟將確保你成功實施，並最大限度地利用你的新係統。

以下便是我們將要介紹的關鍵步驟：

1.用一份詳細的需求文件對供應商負責

供應商是軟件實施計劃中的關鍵幹係人，供應商支持實施的程度（與成本）是不同的——但這並意味著你不能從他們那裏獲得更多的幫助。

在我們的研究表明，從供應商和新係統中獲得最大利益實際上是始於選擇階段。在這個過程中首先要讓定期使用新係統的員工參與進來，以便有一份開發需求文檔，能與供應商。

列出將使用新係統的人員、團隊和部門，包括日常用戶以及使用改工具產生的數據領導者。

定義你的幹係人是誰，仔細研究這些幹係人將如何受到影響以及被影響的時間。

共同開發軟件時必備的功能列表，以此來滿足你購買軟件的需求。

從利益方那裏收集所有有用信息，整理到需求文件中，與供應商共享，確保新係統涵蓋你的所有需求。

然後在實施階段再次使用該文檔，被識別的痛點將讓你的供應商知道哪些功能是你的係統擁護者（選擇試用係統並在其他人之前熟悉係統的員工）最需要的體驗。

2.控製你的範圍，否則它會控製你

需求文檔定義了新係統所需的功能，以便能夠在選擇階段關注最重要的部分。

在實施和培訓階段，需求文檔可以很好的幫助你避免範圍蔓延。

範圍蔓延是任何項目中都存在的危險，它會增加需求和目標，直到整個項目變得難以控製，混亂不堪，導致你無法交付。

在軟件實施計劃的情況下，當你決定一次設置和定製每個功能的所有特點時，範圍蔓延就會發生。你必須專注於任務，忠實於你的需求，並讓新係統的關鍵部分投入使用。

為了避免範圍蔓延，你需要對軟件實施計劃使用一些IT項目管理軟件和最佳實踐。這裏便有幾種選擇：

○較大的企業(50名以上員工)可能會采用正式的IT項目管理軟件(但這很諷刺，因為理論上你也需要實施這個係統)。
○中型企業(11-50名員工)可以通過免費的項目管理工具來幫助管理和分配實施任務。
○較小的企業(10人或更少的員工)可以使用人工數字方法來保持有序性。

這些協作工具將有助於實現團隊成員們的協作，能最大限度地提高各自團隊的采用率和使用率。8manage IT項目管理軟件是其中的優秀代表，其支持時間、資源、成本、風險等方麵的管理，有效提高團隊協作效率，全麵推動你的軟件實施成功。

3.分配現實的團隊來推動軟件實施計劃

下一個關鍵步驟是組建成功所必需的團隊，團隊組成因企業而異，這取決於企業的獨特需求和實施的規模。

確定需求以及有多少業務單位將使用新係統，估算用戶總數。采用軟件業務單位/用戶越多，實施團隊就應該越大。

從兩個人的團隊開始，包括新係統的代理管理員和新係統的培訓負責人。如果你是個體企業家，那麽團隊隻有一個。較大的企業可能需要更大團隊，並包含IT主管。

4.用積極主動的、有吸引力的策略鼓勵用戶采用

你必須製定策略以此來獲得用戶們對新係統的接受和采用。這裏有幾個關鍵步驟，你可以用來實施新的軟件：

○采用經過驗證的方法為變更設定指導方針
○定義新軟件有助於實現的清晰目標
○確定新軟件解決的痛點是什麽，以及去掉痛點的能帶來什麽最佳結果
○針對每個團隊的實施采用不同的消息傳遞和溝通方式

5.注重持續改進

培訓是持續改進的中心支柱，關鍵是要避免一刀切的培訓，與供應商演示類似，根據幹係人的需求定製每個會議。考慮到不是每個用戶群體都能夠投入相同的時間，因此，要為幹係人提供不同的培訓選擇。

在軟件實施計劃中嚐試不同類型的培訓：

○午餐和學習：在非正式的環境中引入工作坊式的培訓。這是協作學習的最佳方式。
○ 開放日：領導頭腦風暴會議，讓用戶分享成功故事，共同解決問題。
○點對點：要求高級用戶和擁護者提供一對一指導，分享該工具如何提高他們的生產力。
○自我培訓：鼓勵用戶利用供應商提供的免費網絡研討會和參考指南，進一步了解軟件。
就像監控實際采用率和使用率一樣，你可以監控與組織中特定團隊產生共鳴的培訓，最終目的是影響最有可能的改進。

以上軟件實施計劃的關鍵步驟在qmchashi IT項目管理軟件的幫助下可以簡化你的操作並提高效率，達到事半功倍的效果。

qmchashi IT項目管理軟件支持以迭代的方法對複雜的需求進行遞交及驗收，所有的數據實時更新，極大提高了信息的準確率和傳遞效率，有助保證軟件實施期間的溝通協作。同時，8Manag自動跟蹤原計劃時間，最新的計劃時間與實際完成時間。一旦有逾期風險會實時預警，這樣項目人員可以更方便地及時發現問題，快捷管理項目進度。

企業引入新的軟件係統可能是個挑戰，但當你對軟件實施的全過程有了更直觀和更準確的把握，將大大增加實施成功率，長遠來看無疑是一次很有價值的升級。