敏捷項目管理規劃的6條可行建議

2021-08-11

你的加拿大pc网页版官网和團隊成員依靠你敏銳的項目規劃能力來提供有價(jia) 值的工作——無論是出席人數眾(zhong) 多的會(hui) 議、及時的網絡安全補丁還是吸引高層人員的福利方案。雖然計劃很重要，但對加拿大pc网页版官网來說最重要的是更快地獲得承諾的價(jia) 值。換句話說，項目規劃和項目交付同樣值得關(guan) 注。

許多因素阻礙了更快的交付。一項對650名專業人士進行的研究發現，這些原因通常可以分為三類：

○ 與溝通相關的問題（分散、虛擬團隊的增加）
○ 與人員相關的挑戰（未經培訓和未經認證的項目經理）
○ 與流程相關的問題（低效的工作協作和太多不同的工具）

該研究強調了由協作效率低下造成的時間損失，近25%的受訪者估計，他們的團隊每個月在非生產性的工作上浪費超過20個小時，導致錯過項目截止日期（54%），降低項目質量（35%）和項目超出預算（26%）。

然而，在使用恰當工作管理工具的敏捷項目管理環境中，比如qmchashi PM軟件，你可以領導你的團隊解決複雜的問題，並探索不斷的改進，從而使價值不僅可以在預期的時候交付，而且可以在截止日期之前交付。敏捷的迭代特性意味著項目交付總是可以被推進到更高的階段。

因此，如果你正在開始一個項目，或者希望提高當前項目的效率，這裏有6條切實可行的建議，可用來簡化項目規劃，優化項目交付，並超越你的競爭對手。

1、定義清晰的方向

開始一個項目可能很困難——著眼於大局、規劃目標並決定實現方式並不容易。但如果沒有明確的方向，就很難開始一段旅程。

無論你的項目是為即將到來的活動創建一個促銷活動，設計一個促進健康的應用程序，還是簡化庫存實踐，首先你必須確定成功是什麽樣的，是更多的參與者，更多的意識，還是更多的成本節約。你還需要考慮過程中潛在的障礙，哪些團隊成員負責什麽可交付成果，以及過程如何向加拿大pc网页版官网推出。

接下來，你應該與幹係人一起審查目標。審查的目標應該是預期的管理——不要過度承諾或過度推銷項目的最終結果。你在項目規劃的實踐中投入得越多，這個過程就會變得越簡單、越有效。

2、計劃但保持靈活性

我們都知道，“精心安排的計劃”很容易出錯。敏捷環境中的項目規劃不會以犧牲總體目標為代價來嚴格遵守計劃。相反，它對不可避免的變化具有適應性和響應性，比如範圍的變化、時間線的修改或市場條件的變化。

裏夫斯（Martin Reeves）和卡洛（Rodolphe Charme di Carlo）為《哈佛商業評論》撰寫的一篇文章中寫道：“在一個新興行業或最近被顛覆的行業不斷變化的條件下，嚴格的計劃可能會成為成功所必需靈活性和適應性的束縛。舉個曆史上的例子，東歐集團的中央計劃經濟沒有給哪怕最簡單的變化留下適應空間，例如需求變化。這不可避免地造成了商品的短缺和過剩。”

敏捷的迭代過程允許你定期調整長期計劃，同時堅持在較短時間內完成的詳細計劃。從長遠來看，哪條道路最能讓你實現目標？

3、按優先順序排列工作

哪些工作需要立即關注，哪些工作可以等待？即使是最有經驗的項目經理，也無法對項目的優先級進行排序。好消息是，熟練掌握這一關鍵的決策技能可以加速將價值交付給加拿大pc网页版官网和幹係人。以下是解決優先級問題的方法：

○ 把任務分解成一個個步驟，然後為具體的任務設定最後期限。有條不紊地完成這些步驟會給你的團隊帶來動力。

○ 利用隊友的特殊能力來做出特定的決定。例如，你是否清楚價值分析項目所需的審批？你是否糾結於應該麵試哪些銷售經理來打造一個銷售平台?傾聽跨學科團隊成員的意見——他們是各自領域的專家。

○ 擊退虛假的緊迫感。你可能需要與幹係人進行澄清對話，他們對你的項目應該如何進行以及任務應該以什麽順序完成有自己的想法。與這些幹係人進行優先級討論可以讓他們感到更有控製權，更不可能讓你在實現目標的過程中偏離軌道。

○ 使用強調緊急和重要任務的四象限時間管理網格，使決策更容易。

4、使工作可見

誰在做什麽，情況如何，什麽時候完成？創建所有任務以及誰負責完成這些任務的可視化清單，進而管理團隊的工作量。這種有條理的目錄可以幫助你更容易地看到障礙，如稀缺資源，你可以通過重新分配任務或縮小項目範圍來解決這些障礙。

敏捷項目管理工具，如數字看板或物理看板，可以讓所有團隊成員很容易看到工作流程。看板顯示哪些任務還在積壓中，哪些在處理中，哪些已經移到“已完成”。


5、管理團隊的工作量

項目經理的角色是適當地分散項目的工作量和資源。把這些信息放在一個簡單、集中的qmchashi PM平台上會幫助你評估團隊中每個人的承諾和能力——不僅僅是在你的項目上，而是在所有的計劃上。

qmchashi PM在線工作管理工具包括概覽、看板和甘特圖，它們說明了項目的進度。這些工具不僅節省時間，激發更有效的協作，而且它們的可視化功能將你的目標放在前麵和中心位置。

這些工具還使我們更容易看到瓶頸的位置，以及哪些隊友可以自由地負責一些額外的任務。這種對關鍵可交付成果、時間表和進度的共享觀點將幫助你更快、更客觀地做出與工作量相關的決定。

6、實時監控進度

敏捷項目管理通過鼓勵對項目進度的持續監控來幫助團隊保持響應。

使用qmchashi PM的實時概覽、自動化報告、看板和其他敏捷項目管理工具進行定期跟蹤，使所有團隊成員能夠在幾秒鍾內看到狀態更新，從而意識到他們應該將注意力集中在哪裏或轉向不同的優先級。

關鍵績效指標（KPI）的開發有助於對項目進展的持續監控，幫助項目經理將範圍聲明轉變為可測量的目標。團隊中的每個人都應該能夠清晰而簡潔地闡明項目的KPI，以便所有幹係人都能感受到意識和控製。

能夠清晰地表達目標，並看到項目完成的速度，這不僅可以表明你的團隊完成所有裏程碑的情況，還可以在障礙變得太大而無法掌控之前發現它們。

敏捷規劃是一種新的、靈活的方式來組織未來的項目並適應不斷變化的需求，而不會(hui) 產(chan) 生浪費。

敏捷規劃的結構和迭代工作方法使其成為產品團隊和各個行業的完美補充。一旦你了解了如何使用和維護此方法，它隻會通過添加與之匹配的工具（例如qmchashi PM）而變得更好。