5個(ge) 行動，讓你的PMO快速增值

2021-07-19

認為PMO沒有增加多少價值，還經常被貼上增加官僚主義的標簽——雖然這種看法完全不真實，但任何負責設立 PMO 的人都需要意識到並積極管理這一點。

管理這一點的其中一個重要方麵是盡早交付價值。然而，大多數利益相關者不會準備等到 PMO 實施項目完成後才能看到價值——特別是如果他們擔心 PMO 可能永遠不會增加價值。因此，聰明的 PMO 經理需要一個“遊戲計劃”來將一些早期的勝利放在記分板上。

下麵是PMO可以采取的快速展示價值的行動。

1、項目列表

在許多沒有中心PMO的組織中，很可能沒有所有項目的單一列表——沒有項目清單。因此，高級管理人員很難準確理解哪些項目是活躍的、誰在運行它們、預算等等。這可能導致管理部門定期進行應急措施演習，以試圖發現正在發生的事情。

PMO可以帶頭建立並維護所有項目（活躍的、完整的和正在進行的）的中央登記冊。確保清單包含每個項目的關鍵方麵：

○項目ID
○項目名稱
○項目描述
○分組（如適用，即業務領域/功能/國家等）
○項目發起人
○項目經理
○項目預算
○項目效益
○開始日期
○結束日期
○狀態（活躍、未啟動、完成、取消等）

如果可能的話，最好將所有項目寫在一頁紙上，並將總數添加到所有預算/效益欄中。你可能還希望按分組再按狀態排序。

2、標準報告

如果你已經完成了行動1，高級管理人員會樂於知道項目的完整列表。然而，這很快會讓他們想知道每個項目的進展情況。

通過定期實現標準狀態報告（理想情況下基於現有格式），你很快就能以一種常見、一致的方式向高級管理人員提供所有項目的狀態。單獨提交的文件應該用來生成一個全麵的、使用通用的紅色、琥珀色和綠色（RAG）評級係統的儀表板，以便能夠快速識別有挑戰的項目。

再次努力將儀表板放入僅包含高級管理人員所需信息的單頁中。在可能的情況下，你可能想把項目列表和儀表板結合起來，從而節省大量時間。

3、定義RAG水平

如果你讓項目團隊在沒有指導的情況下設置RAG狀態，那麽很可能出現的情況是（事實上是肯定的），所有人都會對構成紅色、琥珀色和綠色的元素有自己的看法。這給高級管理人員帶來一個問題，有些項目應該報告為紅色，卻可能報告為琥珀色，其他項目應該報告為琥珀色，反而報告為紅色。

PMO可以定義RAG設置的標準，並與所有項目團隊進行溝通，進而快速解決這個問題。設置必須清晰、準確，沒有多少解釋的空間。這有助於確保在類似的基礎上跨所有項目設置RAG。

4、聯係人列表

由於不清楚應該就每個項目甚至是PMO聯係誰，很多時間可能會被浪費掉。建立一個項目經理、發起人等列表，清楚確定的項目，將提供簡單而有效的方法，識別應對問題的合適人選。該列表還應該包括其他關鍵聯係人（包括PMO）。

5、指導委員會/管治時間表

活躍的項目很可能會有指導委員會。還可能會召開項目的總體管治會議。這些會議在什麽時候舉行、提交資料的日期、論文發表的日期等方麵常常混淆不清。

PMO可以構建和維護所有會議的列表，以便輕鬆看到會議何時舉行，對項目團隊來說重要的是，看到何時需要準備好文件。

總結

對於PMO來說，盡早交付價值很重要。執行上述內容，特別是項目和報告清單，將迅速增加價值，增強一切盡在掌控之中並正在取得進展的信心。這將增加你在實施PMO的其他方麵時繼續獲得支持的幾率。

PMO 工具為中層管理人員提供支持，幫助保持項目正常進行，並確保每項行動都符合監管規則和標準。使用正確的 PMO 解決方案，可以輕鬆避免運營風險、有效預算和監控生產力。


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