PMO項目監控與(yu) 跟蹤

2021-07-05

項目監控和項目跟蹤是項目管理辦公室（PMO）職責中非常重要的方麵。事實上，無論PMO是否到位，都必須進行項目跟蹤。

為什麽需要項目跟蹤和項目報告？

這樣做的原因是為了確保項目正在取得進展，並在交付的軌道上，這需要一種機製來監控進展。如果不這樣做，讚助商和組織會盲目地相信項目將在商定的日期、在分配的預算範圍內交付指定的內容。我相信你會同意這是個非常大的“信心跳躍”。

這也應該是項目經理的最優(you) 先事項，實際上，監控進度是他們(men) 工作描述的一部分。如果沒有跟蹤，項目經理如何知道項目是否會(hui) 交付，以及是否需要幹預。

什麽是項目監控和項目跟蹤？

用最簡單和最純粹的術語來說，項目跟蹤就是監控項目的進展，評估項目是否取得了正確的進展，以便實現商定的目標或結果。這通常是通過使用專業的項目狀態報告來實現的。

報告必須清楚準確地說明截至報告日期的項目狀況。這應該包含告知性的、直接的執行聲明(“電梯演講”)，傳達狀態、導致非綠色狀態的關鍵問題/風險，以及所需的行動。

應該跟蹤和監控什麽？

擁有可追蹤的有形指標非常重要。這應該包括：

○ 整體的RAG狀態

之前的報告周期以及當前的報告周期。這將顯示總體趨勢開始惡化的地方。

○ 預算

這應該包括計劃/預算、實際完成和預期完成。這將提供項目是否超前或落後於預算的細節。你還可以在預算中添加紅色、黃色或綠色（RAG）狀態，以提供可視化的表示。

○ 裏程碑

重要的是包含一些重要的裏程碑，以便根據目標日期監控進展。這是來自項目計劃(進度表)的高級基線。如果裏程碑正在實現，你可以監控進展，然後瞄準威脅。實現這一點的方法還是使用RAG報告。這使得關注需要注意和幹預的裏程碑成為可能。

○ 本周期成績/下周期計劃成績

這允許將上下文添加到項目的進展情況和下個周期的預期中。好的項目經理會用它來慶祝成功。包含計劃好的下個周期可以確保項目經理和團隊做超前思考，而不僅僅是關注當前的活動。

○ 關鍵風險、假設、問題、依賴

它應該包括三大問題和風險，以及負責人和計劃緩解措施。報告應指出在何處需要對項目進行升級以解決問題。跟蹤這些內容有助於盡早識別將影響交付的事件。

誰應該負責項目監控和項目跟蹤？

項目經理——他們的工作是監控項目進展，進行幹預，並對讚助商和幹係人進行評估。
讚助商——他們的工作是確保項目在預算和商定的時間範圍內交付需求。
PMO——他們負責監督交付，確保準確報告並對計劃的偏離提出建議。

PMO的智能項目跟蹤和監控

如果你想提升PMO的價值，你應該：
○ 實施良好、清晰、專業的項目報告
○ 就如何完成報告提供明確的指導方針
○ 審核提交文件並檢查質量和一致性
○ 與項目經理召開會議，對報告進行審查、理解和質疑
○ 發布報告日曆
○ 通過PMO概覽、趨勢和重點領域為高級管理人員提供高水平的概述

永遠不要低估陳述的力量

雖然高質量的內容是項目監控和項目跟蹤最重要的輸入，但不要低估具有良好視覺指標的專業設計報告的力量。如果忽略這一點，一份好的報告就會被認為是低質量的報告，這不公平。因此，請確保你有外觀專業的項目報告和概覽。如果你沒有時間或者不擅長設計，可以通過購買一套行之有效的項目管理模板來快速跟進。

PMO軟件

在討論 PMO 工具時，需要涵蓋很多方麵：對 PMO 軟件的需求廣泛而複雜。PMO 需要基本的項目管理功能，例如任務管理、工作流管理和規劃工具，以及更高級的項目組合功能。

以下是 PMO 不應缺少的一些基本技術功能——所有這些都包含在qmchashi PMO中。

實時工作

任何成功的 PMO 軟件的第一步都是實時工作。qmchashi PMO是實時更新的，可以在發生時看到正在發生的事情。團隊知道該做什麽，更方便地進行協作，並且你可以透明地了解流程以保持項目順利運行。

投資組合視圖

PMO 有很多項目需要管理，而且這些項目大多數是相輔相成的。qmchashi PMO包含單個項目管理所需的功能，並且所有單個項目的信息會實時自動地聚合到 PMO 層，確保數據的實時性和準確性。


你可以在一個屏幕上查看所有項目，以便能夠快速注意到它們之間的關係。係統有多個項目視圖，包括概覽功能，你可以在其中獲得所有項目的高級視圖。通過有關狀態、任務和時間表的自動報告獲取更詳細的數據。

多項目資源管理

qmchashi資源管理功能可按照區域、部門、項目群、項目以及活動進行資源的查找、申請、分配並跟蹤所有資源的使用情況。同時，係統實時跟進資源的計劃分配，實際分配和實際使用情況，以更好地管理和調用資源。

一旦 PMO 成立並開始使你的項目受益，你就會發現它是整個組織不可或缺的一部分。它有助於支持成功，並為可能無法始終看到全局的項目經理提供概覽，使他們能夠為公司和團隊更好地工作。