采購流程、速度與(yu) 節約之間的聯係

2021-07-01

采購流程主要分為三大類：

○ 計劃到策略（P2S）流程，從為每個產品類別分配采購部門資源開始，到定義類別策略結束。
○ 尋源到合同（S2C）流程，從定義獨立項目及其需求開始，到簽訂供應商合同結束。
○ 采購到付款（P2P）流程，從采購商品或服務的決定開始，以交付和付款結束。

P2S的活動經常發生在敏捷的、基於(yu) 項目的環境中，通常不存在真正的速度問題。但S2C和P2P流程可能會(hui) 異常緩慢。例如，辦公用品的訂單可能需要數周而不是幾個(ge) 小時，更具有戰略重要性的項目的合同可能需要數月而不是幾周。

采購流程之所以緩慢通常是因為流程不恰當，它們的係統呈碎片化，或者它們的用戶不知道事物應該如何運行。優化的流程可以提高速度，因為建立了有效的方法來應對變更，消除了關於應該如何做事情的模糊性。因為有可能使更多人遵循正確的采購程序，優化的流程還可以節省開支並降低風險。

為了從傳統方法中獲得可能最大的價值，公司需要采取包含五個關鍵行動的綜合方法。

1、在整體業務目標中為優化工作提供理由。

戰略目標應該指導所有流程優化工作。公司必須首先確定最需要速度的地方，然後在需求和其他考慮因素之間進行平衡。如果目標是更快滿足日常需求，那麽在新供應商入職培訓保持快速，或在日常P2P運營保持快速，哪個更重要？在產品或服務類別級別，比平時更快購買一些大型機器可能至關重要，但放棄所需的技術審批是否值得？

2、明確定義采購角色。

明確每個流程的工作人員，確保他們是具有最相關經驗和知識的采購人員，這一點很重要。這有助於消除這類情況，如合同延遲的發生，因為戰略買家被迫將時間花在本應分配給運營買家的任務上。

明確定義的角色將解決因過多員工獲準申請采購而導致的問題。限製這類雇員的人數會使那些繼續參與的人獲得更多的經驗，從而以更高的能力和速度執行工作。此外，更少人會需要采購政策和係統方麵的培訓，這可能導致更大的流程遵從性和更少的資源使用。

3、利用采購渠道策略。

速度在某些類別比其他類別更加重要，因此應該相應地部署渠道。例如，在被認為對創新至關重要的類別中，公司可以減少供應商的數量，以加快S2C流程的速度，而在節約更重要的類別中保留更多的供應商。

這同樣適用於P2P進程。辦公用品等簡單產品的請購流程應該相對簡單，用於諸如大型資本項目之類複雜請購則需要更長的時間，需要獲得多個技術批準。為每種類型的請購開發不同的渠道有助於確保每個流程以盡可能快的速度進行。

如果一個特定的項目對創新至關重要，因此需要更快的請購流程，采購部門應該允許繞過一些較為耗時的步驟，作為速度、節省或風險之間的權衡。此外，不同地理區域的業務單位應該使用相同的渠道。

4、製定靈活的培訓計劃。

隨著采購係統變得越來越複雜，采購體驗越來越類似於網上購物，這是相當直觀的。但仍有可能出現員工需采購目錄中沒有列出的商品或服務的情況。如果沒有接受過複雜程序方麵的培訓，他們很可能會通過電話或電子郵件下訂單，從而拖慢采購流程。

涵蓋在線和現場程序的培訓項目是讓人們快速熟悉采購流程的好方法，促進采用率的提高，讓人們意識到堅持已建立的P2P流程的重要性。此外，它以最小的成本提供最大的靈活性。

5、監控流程和員工。

監控整個S2C和P2P流程鏈上的活動進展，對於戰略上最重要的類別必不可少。概覽可用於將結果傳達給采購管理人員和關鍵的外部幹係人。典型的S2C指標包括供應商入職培訓所需的時間。常見的P2P指標測量從發出采購申請到向供應商發送采購訂單的時間。

監督員工的合規性也很重要。盡管規避係統和流程看起來是完成某事的更快方式，但它或許會極大地影響速度和節省目標。建立KIP使定期跟蹤每個員工成為可能。

利用數字技術

隨著業務周期加快，采購部門麵臨著比以往更快地采購商品和服務的壓力。數字技術可以大大加快整個采購流程。比如qmchashi SRM電子采購係統，支持端到端跟蹤采購到付款的流程，幫助企業實現電子化、信息化采購。

係統自動化、智能化和卓越的數據分析可幫助你全麵控製采購和一般業務流程，以期在效率、合規性和節約成本等方麵達到更高的水平。
▪ 采購到付款（P2P）流程
▪ 供應鏈管理
▪ 供應商關係管理
▪ 戰略支出分析
▪ 合同管理
▪ 庫存管理
▪ 財務報告、預測和審計
▪ 與企業現有的軟件集成

未來，采購流程的速度和效率對於競爭優勢將變得更加重要。現在加快流程的公司將在以後處於領先地位。