快速理解和建立PMO的方法

2021-06-24

設立項目管理辦公室（PMO）是組織控製和監督項目的常見方式。

PMO到底是什麽

簡單來說，PMO是另一個部門，像財務部或人力資源部那樣。它的職責是為如何管理項目和監控項目進展製定標準。

標準可以包括強製性的項目模板，也可以包括如何實施項目的規則。例如，必須遵循哪些審批流，應該包括哪些項目幹係人，以及其他規則。

此外，PMO通常有專門的人員負責收集項目狀態數據，並為管理人員創建進度報告。

PMO的職責

PMO的職責包括：

○ 定義項目管理的標準和規則
○ 監控和審批項目
○ 提高項目成功率
○ 提供有關項目管理方法論和標準的培訓
○ 創建相關文檔和模板

為什麽要建立PMO？

當你計劃建立一個PMO，你第一個要問的問題應該是：我的目標是什麽? 通過建立PMO，我想改進或實現什麽？

建立PMO的原因包括：

◇ 提高整體項目成功率。如果你的公司有許多項目失敗了，超出預算或延期，那麽這就是建立PMO的一個很好的理由。

◇ 設定公共標準。如果每個部門都有自己一套模板，並遵循自己的項目方法論，那麽跨職能項目就很難成功。PMO可以定義部門必須遵循的公共標準。

◇ 確保符合業務策略。公司運營項目的原因是他們需要創新。他們必須不斷創造新的產品或服務，這樣他們才不會走向破產。一旦你明白這一點，你就明白了為什麽讓項目成功如此重要。PMO可以充當監督人員，確保項目交付業務價值。

建立PMO

建立PMO會是個漫長的過程，這不會是個容易的過程。你必須獲得人們的認可，克服巨大的阻力。建立PMO的步驟如下：
◇ 步驟1：確定目標
◇ 步驟2：雇傭團隊
◇ 步驟3：定義指標、項目執行規則和標準
◇ 步驟4：培訓你的組織

第一步：確定目標

首先，明確PMO應該實現的目標。為什麽你要關心目標？目標將影響PMO的後期塑造：需要用標準來規範哪些部分，需要哪些模板，應該衡量哪些關鍵數據等等。

第二步：雇傭團隊

建立PMO，你不需要一個大團隊，也不需要從外麵雇傭人員。

有經驗的項目經理可以為你建立整個PMO。隻有當PMO承擔了它的日常工作（管理項目、審查項目提案、培訓第一次做項目管理的經理）時，你才會真正需要一個更大的團隊。但另一方麵，你真的需要更多的人，否則PMO很快就會成為瓶頸。大型組織的PMO通常是這樣組成的：
— PMO主任
— 項目和程序經理
— 項目控製員
— 其他項目支持角色，如行政助理

PMO主任領導該部門。項目和規劃經理通常不屬於PMO，而是職能組織的一部分。項目控製員從項目中收集進度和成本數據，並且收集報告。

第三步：定義指標、項目執行規則和標準

第一步是定義適當的指標，從而對項目進行分類。指標允許我們快速將項目分配到不同的類別中，這反過來簡化每個項目類別的特定規則設置。

常見的項目指標：
○ 項目預算大小
○ 影響因子
○ 戰略相關性
○ 項目持續時間
○ 風險因素

最簡單的指標是項目預算大小。毫無疑問，一個擁有3000萬元預算的項目應該比一個100萬元的項目在處理和控製方麵更嚴格。3000萬元的項目可能需要經過董事會的審查和批準，而100萬元的項目可以在業務單位級別上簽字批準。

另一個非常有用的指標是項目影響或複雜性。有些項目隻影響一個領域，比如金融。其他項目對銷售、市場、財務和物流等一係列流程有影響。項目對組織的影響越大，項目失敗造成的破壞就越大。這就是為什麽複雜的項目必須比隻影響一個領域的項目遵循更嚴格的規則。

為你的組織選擇正確的指標以及合適的項目分類非常重要，因此請確保你在這個主題上花一些時間。

當涉及到為項目執行定義規則時，請確保以易於理解的格式記錄這些規則。項目執行規則應包括：

○ 待提交的文件和模板
○ 必要的QA行動，如進行風險評估或執行幹係人分析
○ 必須遵守的重要期限
○ 項目審批流程的描述
○ 其他培訓材料或項目模板的鏈接

我不建議你從頭編寫項目標準手冊。在你之前，其他成千上萬的公司已經做到了。詢問其他公司是否願意與你分享他們的策略。他們可以刪除文件中包含機密信息的部分，並將文件傳遞給你。

第四步：培訓你的組織

一旦你為組織中的項目管理設定了基本規則，就該讓每個人都達成共識了。列出所有利益相關者和你必須為新流程培訓的人員。 這可能會是一項巨大的工作，因此如果有人可以幫你接管部分培訓，那就太好了。培訓應包括：

○ 主管和團隊經理
○ 程序經理和項目經理
○ 流程負責人和管理人員
○ 項目管理人員


不論是管理項目、計劃還是投資組合，PMO 都需要一個項目和投資組合軟件，可以輕鬆擴展而不會犧牲效率或控製。qmchashi PMO軟件可以使你的項目管理辦公室能夠做出更好、更快的決策，以提高按時、按預算執行的項目成功率，並實現業務收益。

該軟件的可視化工作流、實時儀表板、時間表和資源管理功能等工具使 PMO 能夠控製項目、計劃和投資組合的計劃、安排、跟蹤和報告，無論其規模有多大和有多複雜。你的企業將獲得從頂級到任務級別的可見性，在不忽視戰略目標的情況下專注於關鍵指標——保持項目、計劃和投資組合的一致性。提高PMO生產力，就從qmchashi開始！點擊申請演示即可體驗。