成功分配多項目資源的7個(ge) 重要技巧

2021-06-23

項目失敗的首要原因不是因為缺乏才能或技能，而是糟糕的項目管理實踐。資源管理和合理的資源配置是項目管理的關鍵要素，對項目的成功起著決定性的作用。
 
如果資源分配不當或管理不當，那麽它必然會導致項目的失敗。雖然這在單項目環境中是正確的，但在多項目環境中影響非常大。
 
多項目環境下資源分配的挑戰
 
在理想的情況下，你應該有一組明確定義的資源（員工和設備），用於特定的項目。一旦該項目結束，你將把整個團隊轉移到下一個項目。然而，實時資源分配是非常複雜的。

多個項目
 
大多數企業，不管性質、規模和行業如何，都會同時進行多個項目。多個項目環境已經成為今天的標準。在多個項目環境中進行資源分配的方法與你在單個項目環境中使用的方法有很大不同。
 
有限的資源
 
企業有足夠資源為每個項目充分配備人員的日子已經一去不複返了。隨著競爭的加劇和繁忙的最後期限，今天所有的員工都必須同時處理多項任務。例如，如果你的業務中有10個並發項目，那麽很可能這些項目之間共享資源。這意味著，你的員工在多個項目中工作，必須同時處理多個任務。
 
重疊和衝突
 
跨項目調度資源會帶來一係列不同的問題，因為你在不同的團隊中擁有相同的團隊成員，並且由多個項目經理監控。當項目優先級重疊時，就變得更加複雜了。這不僅導致資源分配衝突，而且影響了輸出質量和項目交付進度。
 
壓力和倦怠
 
當團隊之間不斷爭奪資源時，可能會導致你最好的（需要的）資源感到壓力和耗盡。
 
項目間資源切換
 
作為資源分配的負責人，你必須在不影響項目時間表和資源分配過多或不足的情況下，不斷地將資源從一個項目切換到另一個項目。這不是簡單的工作。
 

避免與(yu) 良好的資源配置衝(chong) 突

 
下麵與你分享成功配置資源的7個重要技巧：
 
1、讓所有管理人員參與資源分配

在開始在項目之間分配資源之前，請將所有團隊領導和項目經理召集在一起。讓他們說明他們正在處理的項目的資源需求。從所有人那裏獲取有關如何管理資源衝突的想法和意見。
 
協作——你的團隊經理可能對如何處理任務和共享資源有一些創造性的想法，以便所有項目都能按計劃完成。

讓這個初始規劃會議成為一個沒有任何批判性評估的地方。如果經理表示他/她分配不足，那麽請相信他們，而不是提供你的反饋。與所有團隊負責人一起製定計劃並調整工作量，以便正確地開始資源調度和分配。

2、努力消除項目之間的資源重疊
 
不斷地將資源從一個項目轉移到另一個項目會降低員工的效率，因為他/她沒有時間完全專注於一個項目。例如，當你將一個按需資源分配給項目A五天，項目B五天，項目A三天時，實際上，該資源在兩個項目上都有未完成的工時。
 
一項研究表明，當被打斷時，員工要多花25%的時間來完成一項主要任務。為確保員工不失去生產力，請嚐試消除從一個項目到另一個項目的重疊和不斷轉移。

如果你要在項目中途轉移員工，請確保其在進入下一個項目之前已完成整個模塊（一大塊工作）。
 
3、提前計劃活動高峰時段
 
所有項目都有不同的繁忙時間。例如，開發團隊在交付階段會有更高的需求和需要更多的資源，而開發團隊在測試階段的資源需求會減少。另一方麵，對於測試團隊來說，反之亦然（測試期間的資源需求較高，而構建階段的資源需求較低）。

除此之外，項目結束時間對所有團隊來說都是忙碌的時間，因為每個人都試圖在項目完成前結束最後的活動。密切關注項目預計上線的時間，這樣就不會有兩個團隊同時需要相同的資源集。

在確定不同項目的交付時間計劃時，盡量錯開交付計劃，以免項目的高峰活動時間重疊。僅將交付計劃延遲一周，就會在資源分配上產生巨大的差異。

4、讓資源按優先順序工作
 
讓我們假設有一個人同時從事兩個不同的項目:項目A和項目B。他在項目A中的工作優先級低，而他在項目B中的工作優先級高。對於這個人來說，在項目A（低優先級任務）上工作，而在項目B（高優先級任務）上耽誤其他所有事情是沒有意義的。

確保所有資源在處理低優先級任務之前完成高優先級任務，即使兩者有相似的交付計劃。
 
5、避免超負荷
 
一個資源不可能在項目的整個生命周期中以100%的效率工作。雖然這似乎是顯而易見的，但大多數管理者在分配資源時沒有考慮到這個簡單的事實。每個人（即使是最敬業的員工）都需要在項目進行期間有一點休息時間。
 
有些時候，人們由於個人原因無法以100%的效率工作。大多數管理者在為單個項目分配資源時，隻分配了多達80%的資源時間。但當涉及到多個項目時，他們最終會按照最大容量（100%）分配資源。

要實事求是，目標是在各個項目中分配80%的資源。通過這種方式，你可以將資源用於任何緊急任務，而不會打亂整個計劃。
 
6、缺勤計劃
 
在分配資源時，大多數管理者沒有考慮到缺勤——無論是有計劃的缺勤還是突然的缺勤。確保在分配時考慮到每個團隊成員的休息時間。當團隊成員計劃開始工作時為他們安排工作，你可能會打亂多個項目的日程安排。當一個團隊成員突然缺席時，有一些資源作為備用分配給緊急任務。
 
7、使用支持資源管理的現代項目管理軟件
 
項目資源管理最好通過使用現代項目管理軟件來處理，例如qmchashi PM，它支持跨多個項目的資源共享和衝突解決。


當資源共享發生時，即使隻是在兩個項目中共享兩個資源，它的複雜性也很容易超出項目經理的記憶力和她的電子表格或筆記所能處理的範圍。

qmchashi PM強大的報告可以輕鬆發現過度分配的資源，還能幫助你識別資源的實時可用性，以便你可以將緊急任務快速分配給正確的資源。

係統向所有管理人員提供實時資源可用性和時間表，因此每個人都知道誰在做什麽、何時工作以及其他詳細信息。這樣，資源就可以在沒有任何衝突和延遲項目的情況下進行調配。

使用上麵提到的7種簡單但有效的技巧，有助你解決多個項目之間的資源分配衝突，並始終掌握項目進度。