多項目資源管理的挑戰及應對策略

2021-04-22

以下這些挑戰，使跨多個項目的資源管理變得更加複雜：

由於數據孤立，可見性差

在企業中使用舊版工具和電子表格會導致可見性差和缺乏實時更新。在這種情況下，管理人員通常在不完全了解其能力和現有預訂的情況下分配資源。這種不正確的資源分配會導致重複預訂和過度使用資源。

傳統的資源獲取協議

傳統的資源請求方式帶來了很多複雜性和挑戰，例如重複預定、內部衝突、差異等。手動資源請求過程涉及手動分揀資源並接聽來自多個項目經理的呼叫/電子郵件請求，這既費時又麻煩。

多項目環境中的資源短缺

如果在多個(ge) 項目之間存在對特定技能的需求，這就特別具有挑戰性。組織可能隻有有限數量的資源來滿足所有的需求。將所有可用的關(guan) 鍵資源分配給一個(ge) 高優(you) 先級項目可能會(hui) 造成資源短缺，其他項目也會(hui) 受到不利影響。

 
多個項目之間的內部衝突的增加

通常，多個項目在同一時間需要相同的能力。這引起了對資源的競爭，從而在項目經理之間造成分歧，這可能導致衝突。造成內部衝突的其他原因還有需求、資源進度，項目優先級等方麵的差異。

無法預測需求與容量

資源分配不當和工作台資源使用不當會導致計劃外地租用高成本資源，以替代低成本的類似的熟練資源。 由於缺乏對能力與需求缺口的洞察力，因此會在最後一刻增加計劃外的招聘，結果，招募了昂貴的當地資源。它會增加項目預算並影響項目盈利能力。

生產利用率不足

將有能力的資源安排到非計費活動中會降低生產率。如果沒有正確的工具，項目經理將無法跟蹤實時利用率，從而導致資源利用率欠佳。這可能進一步導致收入損失、項目延遲和員工滿意度下降。

6個策略幫助跨多個項目管理資源

如果你正在努力在多個項目中分配和管理不同的資源，則需要有效地平衡多個活動。這裏有一些策略，可以幫助你保持一切正常，而不會讓企業中的任何利益相關者失望。

1、獲得所有資源配置文件的360度可見性

多維資源調度程序有助於在合適的時間識別合適的資源並將其分配給合適的項目。 借助企業的統一甘特圖視圖，它可以提供所有資源配置文件和時間表的360度可視性，從而可以根據技能和可用性將其部署到項目中。所有資源的全麵視圖使管理人員可以優化利用率水平，增加收入和員工滿意度。

2、優先項目

共享服務模型中的資源管理在由兩個或更多管理者監督時就會變得很複雜。因此，根據優先級對項目進行分類並保留需要由共享資源完成的任務的更新列表是適當的。這還將有助於共享資源更有效地參與更多可計費和戰略性計劃。

3、在整個項目中均勻分配關鍵資源

有效的資源分配將確保資源的使用不會低於或超過其可用能力。在這種情況下，資源管理者可以創建一個修訂的計劃表，以將其均勻地分配到項目中。資源均衡和資源平滑是兩種可以用來保持一致性的戰略技術。

4、啟用旋轉和回填策略

戰略性資源計劃可幫助管理人員從現有的項目中轉移內部利基技能資源，從而啟動新的關鍵項目。為了確保以前的項目質量不會受到影響，他們可以使用回填策略，即以類似的技能來填充資源。如果相關人員未參與任何重要活動，就會被列入輪換名單。

5、利用具有成本效益的全球資源

製定適當的資源規劃策略，引入具有成本效益的全球資源，促進全球資源管理，有助於控製項目預算。使用多地點策略，管理者可以從低成本地點識別並分配具有成本效益的全球資源，並控製項目成本。

6、確定矩陣組織的正確準則

考慮到矩陣組織結構的複雜性，其中每個資源都具有雙重或多重報告和問責製，管理者有責任確保對資源在其能力範圍內得到最佳利用。職能部門和項目之間的高技能資源共享服務模型使管理人員可以檢查單個資源池來滿足項目的需求。

適當的資源管理工具可提供對數據可用性、利用率和資源容量的數據驅動見解，從而使管理人員可以提前預測需求。

如何使用軟件管理多項目資源

項目管理軟件能夠計劃、分配和跟蹤誰在從事哪個項目，何時以及持續多長時間，使你可以輕鬆查看組織的資源可用性和能力。

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▪ 通過提供有關即將進行的項目和計劃的資源部署的報告來預測收入；
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