如何組建項目管理辦公室（PMO）？

2020-12-17

項目管理辦公室（PMO）是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門，項目管理辦公室的存在有助於確保項目成功率的提高和組織戰略的有效貫徹執行。想知道企業如何組建項目管理辦公室（PMO）嗎？本文將告訴你答案。

首先，你可以簡單地將其視為一個項目，遵循類似的過程：從計劃開始，對具體情況做出回應，同時實施計劃；找個人支持這個計劃，理想情況下是具備變更管理知識的管理層成員。此人必須完全了解PMO，充分相信PMO的好處，然後積極推動PMO的組建過程。


接下來，你可以遵循以下步驟來組建項目管理辦公室PMO。
 
步驟1：分析情況
 
首先，分析當前狀況，檢查項目管理方法、過程和用於發現弱點跡象的工具。另外，對正在進行的項目進行同樣的分析。同時，你要創建一個完整的、最新的信息項目列表，並在可能的情況下進行優先排序，確定誰正在做什麽。
 
借助這些信息，你可以記錄企業大多數項目管理人員的情況，這是以後你對PMO改進時所要參考的關鍵文件。但請記住，在報告中要謹慎，不要忽略積極因素，因為此過程可能會變得非常政治化，惹是生非對誰都沒有好處。
 
分析利害關係人，確定PMO的目標。首先，你必須識別利害關係人，找出他們希望獲得的好處。利害關係人可以是管理層、高管、項目經理、控製員，甚至是工作人員。他們都想知道價值是什麽，所以你必須從一開始就說清楚。
 
步驟2：製定計劃
 
首先，定義PMO的職責範圍、等級位置和能力要求。了解它的任務和服務是什麽，例如，PMO是按要求提供工具的服務單位，還是為項目經理提供培訓和支持以確保項目質量而設立的。

PMO可以負責許多領域，以下是其中的一些領域：
●培訓和指導，關注項目成員和團隊的人員發展；
●運營支持，舉辦研討會或臨時擔任項目控製員；
●方法和過程，可能包括項目管理工具；
●項目搭建和實施，選擇項目並通過成本效益分析和其他條件確定優先級。

一開始不要讓你的PMO超負荷，為了確保工作高效，請讓PMO隻負責一兩個職責範圍。你的利害關係人可能想讓它承擔太多職責和任務，因此請與他們討論現實目標和實際的前進方向。
 
請記住，PMO是企業的新實體，因此要花很多時間才能變得司空見慣。這會有一個學習曲線。確保向所有員工介紹PMO，並簡要介紹PMO的職責。這能提供清晰度，推進PMO的服務，方便人們使用。
 
步驟3：實施計劃
 
就像你處理其他項目計劃一樣，一步步推進，提供IT基礎結構，完成PMO人員培訓。專注於變更管理，因為這是基本任務之一。你希望鞏固企業支持，因此重申實施PMO的有益理由並沒有什麽壞處。
 
你可以在公司內網或其他最佳平台或場地傳達PMO的職責範圍。無論你如何傳達這些信息，一定要包括以下三個內容：
 
●PMO的服務是什麽        
●公司項目管理的流程        
●團隊負責人是誰        
 
一旦你開始運作，內部員工會承擔全部責任，如果PMO由外部谘詢公司設立，這個新的項目辦公室必須說服所有利害關係人PMO帶來的好處。這通常會帶來以下場景：
 
場景1：早日成功，利害關係人感到高興。
場景2：幻滅期，這在實施新的結構或權能後並不罕見，但會引起一些懷疑。
場景3：PMO逐漸在企業文化中確立自己的地位，最初的懷疑態度演變為建設性合作。

使用現代PMO軟件

如果想讓組建PMO更成功，你應該使用現代化PMO軟件，來規範整個PMO流程，充分發揮工作效能。管理PMO需要處理大量的實時數據，如果不利用PMO軟件，組織戰略的有效貫徹執行將會變得困難。

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關於PMO的最後想法
 
如前所述，PMO成功與否取決於是否任命合適的人來進行推廣。有時，PMO不得不要求進行不受歡迎的變革，因此，要使PMO成功，唯一的方法是獲得管理層的支持、明確界定的職責和權能。
 
然後是企業文化，PMO可能需要一些時間才能順利在企業中安頓。為了使過渡順利進行，項目環境必須透明。因此，如何在公司文化中應用透明度，將會幫助公司，也會成為阻礙。
 
不過，一旦組建PMO且PMO開始使你的項目受益，你會發現它是整個企業不可或缺的一部分。它為成功提供支持，為可能並不總是了解整體情況的項目經理提供概覽，使他們能夠為公司和團隊做得更好。