采購人必看：電子采購入門指南

2020-11-27

對於銷售、加工或創造實物商品或服務的企業來說，采購是重要的職能。許多企業像機器一樣運作，把材料轉化為產品。為了使采購流程順利開展，輸入與輸出同等重要。采購和供應鏈管理低效、不充分或不可靠，都可能會阻礙企業實現戰略目標。
 
傳統采購中，由於采購和供應鏈管理效率低下，每年大概浪費3200萬員工工時。手動數據輸入和流程控製不佳不僅會消耗員工工時，還會帶來數據錯誤並消耗預算。另外，對采購流程缺乏洞察力會為流氓支出和欺詐打開大門。
  
電子采購則有助於企業改善關鍵的采購指標，例如采購訂單成本、采購訂單周期時間、合規率和供應商缺陷率。電子采購使采購專業人員和管理人員能夠更好地控製采購，利用數據更好地了解和優化采購流程。

優化采購工作流

電子采購並不局限於類似電子商務的功能，現代電子采購應用程序可用於管理企業采購工作流的各個部分。如今，電子采購平台通常作為軟件即服務應用程序實現，員工可通過網絡瀏覽器使用。通過軟件界麵，電子采購軟件促進供應品、設備和服務的購買。
 
電子采購平台數字化和集中化采購任務，如供應商和產品目錄管理、訂購和訂單審批、發票開具和合同管理等。電子采購創造了曾經局限於紙張和電子郵件的軟件流程，為采購和支出提供了比傳統方法更強的控製和洞察力。
 
設想下現代化、理想的電子采購工作流：一名員工想購買500個用於生產特定產品的小部件，他們登錄公司的電子采購平台，從預先審批的供應商列表中選擇供應商。然後，他們從供應商的產品目錄中選擇這個小部件。采購申請單會自動創建，並發送給有關經理。采購申請單審批通過後，采購訂單將發送給供應商。供應商完成訂單，並通過與電子采購或ERP平台的集成自動向采購方開具發票。

實現自動化采購

與通過電話或電子郵件進行的傳統采購流程相比，電子采購無疑具有許多優勢。其中，自動化是電子采購的主要優勢。企業可實施由電子采購平台自動執行的采購策略，消除與手動數據輸入相關的錯誤。供應商電子商務和買方電子采購平台集成後，可交換數據，無需人為幹預。在采購過程中及采購之後，所有與訂單相關的數據都可用於分析。

采用電子采購平台，數據和文檔將自動提供給相關的利害關係人，無論是雇員，他們的經理，供應商還是采購方的應付賬款部門，都可以共享相關數據，有助於增強采購透明。供應商和產品目錄由采購專業人員預先審批，從而降低流氓支出的風險。

上麵的簡單描述涵蓋電子采購平台的基本功能，其更高級的功能還包括：
- 支出和采購分析。         
- 庫存管理。         
- 合同管理。         
- 付款管理和融資。         
 
電子采購解決方案

對於(yu) 從(cong) 其他企業(ye) 采購的企業(ye) 來說，電子采購提供了一個(ge) 完整的采購和支出管理解決(jue) 方案。比如電子采購平台的領先者qmchashi SRM電子采購，為(wei) 企業(ye) 打造從(cong) 供應、采購到交付的一站式采購管理平台，通過采購管理、供應商協同、交付管理等提升采購管理效益。

為實現電子采購的種種好處，企業可在qmchashi SRM電子采購平台內進行如下操作：

1、將統一的采購工作流程固化到qmchashi SRM係統中，采購業務按設定的權限和規定的步驟實施；
2、將供應商及其許可供應產品目錄導入qmchashi SRM，采購業務在係統內選擇供應商，或者在許可供應產品目錄範圍內進行交易；
3、將采購審批的管理要求固化到qmchashi SRM，審批通過後才能繼續操作下一步業務；
4、將采購報價揭示的管理要求固化到qmchashi SRM，杜絕暗箱操作，實現完全密封報價；
5、將供應商量化考核的管理要求固化到qmchashi SRM，在係統中對供應商交易情況進行量化評價，由係統自動匯總，為采購決策提供支持；
6、將對物資采購的實時監控要求固化到qmchashi SRM，讓各級管理人員和用戶可以實時登錄係統，了解采購進程，監管采購業務；
7、通過qmchashi SRM提供嚴密的流程與監控機製管理整個交付的過程，記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態，及時解決交付過程中的各種問題以確保交付的順利完成。

此外，qmchashi SRM提供開支智能分析，企業可更清晰更全麵準確地了解花費了多少資金，從哪個供應商采購了哪些東西，同時幫助企業從以往的采購工作中汲取采購經驗，更好地節省采購成本。

相信通過一段時間運行，qmchashi SRM電子采購平台可促使你的采購工作發生巨變：實現各項管理要求的剛性執行，避免了人為隨意性，同時實現業務的異地和電子化處理，采購成本控製能力顯著提高。