采購訂單管理——中小企業(ye) 采購容易忽視的環節

2020-07-15

在發展初期，大多數中小企業在采購時通常都不使用采購訂單，而傾向於口頭約定的非正式流程，依賴於與供應商之間的不成文規定。采購訂單管理成為中小企業采購管理中容易忽視的關鍵環節，但是，采購訂單管理遠比你想象的還重要。 

一、 采購訂單的重要性

隨著業(ye) 務規模和複雜性的增長，使用采購訂單對中小企業(ye) 非常重要。正式的采購訂單能夠使訂單執行與(yu) 跟蹤更容易，有效確保與(yu) 供應商之間進行清晰的溝通，同時可以有效避免審計問題。

當采購雙方在付款，質量標準、產(chan) 品性能等方麵產(chan) 生不一致意見的時候，會(hui) 發生爭(zheng) 執，這時采購訂單可以為(wei) 采購方提供合理的依據及合同上的法律保護。

所以，對於生存壓力大，資金緊缺的中小企業來說，采購訂單是確保花費在預算之內的重要工具。如果沒有采購訂單，費用的跟蹤會更加困難，且容易出現錯誤，驗收交付報告也會成為一場噩夢。

二、 采購訂單的重要元素

正式的采購訂單能夠確保采購的商品從訂貨，列入預算、付款到交付整個流程順利執行。隻有明確采購訂單中的元素，才能有效保證采購方的合法權益與利益。以下是采購訂單的重要元素：

● 商品或服務製造企業的名稱——確保雙方確切知道每次采購都有誰參與，明確責任方；
● 采購訂單編號——讓人更容易掌握采購的情況，包括發票、付款及交付日期等等，並將錯誤付款的風險降到最低；
● 采購訂單日期——正式記錄下訂單和交貨的日期，以及時做好驗收貨的準備工作；
● 交付和發票地址——確保所有的信函和貨物都送對地方，沒有延遲交貨或付款；
● 商品或服務的描述和數量——需要包含技術參數，確保沒有重複采購或錯誤采購；
● 采購價格——記錄稅金和總價，跟蹤供應商的定價曆史，看看是否有必要為新合同重新協商或者貨比三家，不給漲價留下任何回旋餘地；
● 支付信息——讓采購員知道具體的收款方、支付賬戶和日期等，避免過程中出現任何延誤和錯誤。

三、采購訂單與發票的區別

提到采購訂單和發票，可能有人會有疑問：采購訂單和發票是一樣的嗎？兩者有什麽區別？實際上，兩者是不同的。

采購訂單是由采購方根據產品的采購計劃和實際能力，所製定的切實可行的采購訂單計劃，並下達至供應商執行，確保及時收到訂購貨物。而發票是由申請付款的供應商開具，是所欠款項、到期日期和任何可用折扣（如提前付款）的結算單。

四、中小企業如何管理采購訂單

不同於使用采購訂單係統的大型企業，大多數中小型企業使用電子表格來管理采購訂單，但這種人工處理采購訂單的方式，難以準確和及時地監控開支，做到量入為出，容易發生虧損。對於處於成長期及上升期的中小企業來說，這種管理方式不利於企業發展，不僅效率低、成本控製難，而且還會麵臨財務風險。所以，一款好用的中小企業采購管理軟件至關重要，通過采購管理軟件能夠實現采購訂單智能化、自動化管理。


中小企業可通過qmchashi SPM采購管理軟件來簡化采購流程，通過全方位的采購訂單執行管理，完成采購訂單的生成、審批、價格、發貨、發票及付款。qmchashi 支持以下方麵的采購訂單管理：

● 獨立創建和編輯采購訂單，由采購計劃直接生成采購訂單，也可以直接從框架合約中添加采購訂單；

● 按需設置采購訂單的審批流程，快速審核係統內(nei) 生成的所有采購訂單，無論其狀態如何；

● 可通過供應商自助平台或電子郵件自動發送給供應商，供應商可在線接收和審批采購訂單；

● 可設置采購價(jia) 格與(yu) 基準價(jia) 的差異提醒，采購成本超支自動預警；

● 可按需設置發貨計劃，支持分批發貨，自動在已審批的采購訂單頁麵生成采購發票並發送給采購負責人；

● 輕鬆生成再訂購報告和需求預測，準確獲悉何時需要重新訂貨； 

● 可按需設置付款安排，支持分期付款，也支持根據付款安排和收貨單生成銷售單並依此進行付款。

● 通過概覽頁麵，企業可以輕鬆創建、審查和更新所有未完成的采購訂單，並將庫存水平和預先加載的供應商信息全部放在一個地方。價格也會根據需要自動調整，匹配不同的采購數量。

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