多項目管理困難多？qmchashi為(wei) 您支招！

2018-04-03

【導讀】多項目管理是現代企業(ye) 管理一個(ge) 難題。不同於(yu) 單項目管理，多個(ge) 項目同時進行，如何做好時間進度管理？如何保障在預定的時間內(nei) ，又快又好地完成整體(ti) 項目，又不出現項目中的“豆腐渣工程”呢？這些關(guan) 於(yu) 多項目的管理問題都切實地考驗著每一位項目管理人！

軟件開發公司的項目管理經理小明，收到這個(ge) 月新項目開展郵件，加上之前還在推進的4個(ge) 項目，這是他手上第5個(ge) 項目！小明除了要跟進項目招投標、參與(yu) 項目2產(chan) 品規劃、項目3團隊會(hui) 議、項目4設備費用跟進等外，還得參與(yu) 各種項目會(hui) 議、費用、人員等分配工作。而在項目成員工作任務中，除兼顧多項目日常工作外，更需擔心突發事件處理。因此，小明常常會(hui) 覺得心有餘(yu) 而力不足！

如今，麵對越來越多的項目，越來越複雜的交付環境，多變的項目團隊，類似小明的案例多不勝數。作為(wei) 項目經理，如果不能逐一應對這些問題，出現項目管理失敗的機率也將大大提升。如何善用科學的管理工具，提升管理效率和成功率，是其中的關(guan) 鍵之一。

項目管理辦公室（PMO），主要統籌項目群和項目之間的管理，通過調度和統籌，能夠提升多個(ge) 項目成功率！在多項目管理的環境中，企業(ye) 及項目管理者如何借助管理助手——項目管理係統有效解決(jue) 以上問題？qmchashi為(wei) 您逐一支招：

1）、計劃與(yu) 追蹤，把控項目時間

時間管理的方法、理論許多，但如何實踐到位呢？每個(ge) 項目在開展初期都會(hui) 有項目計劃推進表、每個(ge) 時間段對應哪些工作任務，如何驗收都會(hui) 標的出來。如果僅(jin) 僅(jin) 把計劃做出來，然後分給項目成員，放任管理，項目結果可想而知。其中，管理關(guan) 鍵點在於(yu) 進度監控！

作為(wei) 項目經理，小明可通過qmchashi PMO概覽查詢每個(ge) 項目成員在單項目和其他項目的進度情況，在紅綠燈和甘特圖的提示設置能讓人快速明了階段進展，還可及時查看具體(ti) 狀態問題，從(cong) 而實現對團隊成員的有效監督。

而且，通過對項目時間管理關(guan) 鍵時間點，關(guan) 於(yu) 項目成果驗收（如：產(chan) 品設計圖交付）來進行把控，把大目標分解成小目標來進行，這樣就可以按照項目初始計劃進行有效落實。

需要注意的是，不是每個(ge) 項目流程都按計劃進行。當項目需求變更時，需要靈活使用項目變更請求，通過改變係統項目中相應的任務、工作指令、解決(jue) 方案等，來推進後續工作進行。

最後，對於(yu) 項目成果把控就體(ti) 現在項目進度績效方麵。係統每完成一個(ge) 項目計劃進度，就會(hui) 進行績效指數的統計和輸出，從(cong) 相關(guan) 的數據裏麵就可以監控項目的進度和費用。

其實，把握好以上流程就可有效管理項目進度。倘若出現進度與(yu) 計劃不一、需求變更導致項目延後的情況，要懂得及時止損，做好項目時間安排，發現問題，及時解決(jue) ，讓項目平穩過渡到原先的計劃流程中來，就可以順利進行下一部分工作。

2）、及時發現問題，把握項目質量

項目質量的把控涉及關(guan) 鍵因素多且複雜，在管理上更需耐心和堅持，在係統上則體(ti) 現在宏觀信息概覽和微觀功能細節。在qmchashi中，“可交付成果”和“依賴”規則十分重要，通過設置與(yu) 裏程碑和實際應用規則的關(guan) 係，及質量控製和驗收的具體(ti) 要求，在後續的追蹤和收付點中，根據規則把握好交付成果，才能把控項目的整體(ti) 質量情況。

例如，小明在處理這五個(ge) 項目時，不可能熟知每一個(ge) 項目的細節和數據。他通過查詢qmchashi項目2的可交付成果概覽時，發現項目2的產(chan) 品設計圖提交後，不符合伊始在規則設置中可交付成果的質量標準。通過追蹤發現，原來是產(chan) 品設計圖的某個(ge) 零件設計尺寸不符合具體(ti) 情況，需重新找到負責人員設計。針對以上細節問題，小明經理隻能夠借助項目信息係統，才可在複雜的信息中及時發現問題，牢牢把控住項目質量。而這工作在項目的規則和交付成果標準就提出了嚴(yan) 格的要求。

此外，我們(men) 還可通過業(ye) 務地圖、業(ye) 務情況概覽、依賴管理等，追根溯源找到每個(ge) 項目的完成情況、負責人、具體(ti) 進度和問題，實現有效地監管和追蹤。就係統操作和管理上來說，我們(men) 可在項目宏觀概覽上發現問題，通過層層追蹤，發現在項目推進的具體(ti) 細節差錯，馬上處理，及時止損，從(cong) 而把握好整體(ti) 的項目質量。

3）、控製項目成本，合理分配資源

需要注意的是，保障進度和質量同時，要控製項目成本。不控製成本的項目，就是耍流氓，更別說多個(ge) 項目同時進行！如何把錢花在刀刃上，是考驗管理者的財務能力，而記錄和匯總分析好每個(ge) 成本支出，就是管理信息係統的重要功能體(ti) 現！

在費用控製上，qmchashi PMO根據項目的不同和每個(ge) 項目流程情況進行規則設置（自上而下&自下而上）初始預算，如在後續執行中超過預算，需進行審批和說明情況。在項目實行時，要及時追蹤費用情況和與(yu) PMO層預算偏差，根據費用等標準來進行有效幹預。

現在，還是小明經理負責這五個(ge) 項目，但每個(ge) 項目都需要用錢，成員都希望預算多，甚至在爭(zheng) 取預算後，後續還出現超支情況，這該怎麽(me) 處理？在做好每個(ge) 項目預算後，小明經理可通過費用概覽來查看每個(ge) 項目團隊的費用情況，發現偏差比較大的，應及時幹預和溝通，也可參考工時表來對比項目的進度和資源在項目中實際使用的情況。如有超支情況嚴(yan) 重的，需要負責人員作出相關(guan) 說明和提出相應的解決(jue) 方案。

如果說工具是人類社會(hui) 的巨大發明，那麽(me) 項目管理係統就是現代企業(ye) 管理的高效管理利器。對於(yu) 小明經理來說，五個(ge) 項目的同時進行，就已經焦頭爛額了，更何況那些需要麵對上十個(ge) 百個(ge) 項目的企業(ye) 管理者和項目團隊人員。高科技信息時代，數據的共享和融合，技術的發展和創新，極大地提高了信息的準確率和傳(chuan) 遞效率，也增加了項目績效的透明度和項目人員的責任心，也為(wei) 小明經理的多項目推進構建了良好的信息基礎。

現代企業(ye) 運營，需要的不僅(jin) 僅(jin) 是管理者的智慧和能力，更需要借助高科技的技術！qmchashi 項目管理解決(jue) 方案具備項目管理所需的全麵功能，其中PMO更是針對性地解決(jue) 企業(ye) 在麵對多項目管理時的難題，利用貼合現代項目管理思維的管理工具，學會(hui) 抓重點地處理項目問題，方能知己知彼，百戰不殆，才能在複雜且激烈的市場競爭(zheng) 中存活下來！

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