《管理智慧利潤》

2006-10-27

當ERP的出現為製造型企業的產出管理做出了近乎完美的詮釋時，我們是否可以設想，智力型行業是否也能用類似ERP的思維加以約束和量化、並恰當控製智力工作的活動流程？

智力資源的四大管理模式
假設有一個由15人組成的軟件團隊要接手一個建造廣東數據中心的項目(以下簡稱GDCP, Guangdong data center project)，如何在智力企業(團隊)中使用“ERP”管理方式，保證在一定的時間及成本限製範圍內，進行良好配合並達成團隊目標呢？下文將打破以往工業時代的思考方式，引入全新的智力資源管理模式，從資源、成本、產出和質量四個方麵來模擬管理這個項目。

資源管理
資源管理的重點在於兩個方麵，一是如何管理智力員工的工作時間，二是如何有效分配和掌控這些智力資源。很多人會產生疑問，應該管理手下智力員工的工作時間嗎？

智力工作者的“工作時間”並不等於“腦力勞動時間”，工作效率經常和"靈感”掛鉤，但智力工作者的工作時間仍需管理。這是因為：第一，智力工作者的工資大多仍是基於時間來計算的，如按時付費的律師和谘詢師，他們所承擔的責任大小和工作強度也由工作時間來衡量；第二，智力工作者間的溝通尤其是麵對麵的溝通十分重要，所以要保證部分固定的共同工作時間和地點以方便溝通；第三，存在於人腦之中的經驗、智慧可見性低，對極少數自控能力強的人來說，放任工作地點和時間可能更能提高工作效率；但大多數智力員工並沒有如此強的紀律觀念，那麽放任自流隻會使得他們的自律性更差。

因此，管理工作時間和地點的重點應在於：第一，便於溝通，要保證一個團隊的成員能有重疊的工作時間和共同的辦公地點；第二，規範紀律，要規範好智力員工的上班和工作時間；第三，也是最重要的一點，讓智力員工自己來分配並公布自己的工作時間。

傳統行業由係統來對物料的流動過程進行追蹤，而在智力活動中，一個優秀的管理者應當對自己的智力資源使用情況進行追蹤和了解，實際上就是對員工工作時間進行掌握。

比如：軟件團隊的某個工程師Monica在參與GDCP同時還參與了另一個數據倉庫項目，那麽她有責任把自己的時間在項目間進行細分。

GDCP的項目經理不僅要了解團隊內每個成員在幾個項目間的時間分配情況，他還應該要求團隊成員們將項目內自己參與的各項活動與所需的時間一一對應起來，逐層細分。一方麵員工可以對自己的工作進行良好的規劃，另一方麵，經理和同事有時候需要了解他們的工作計劃以做出配合。圖一顯示了開發人員　　Thomas在GDCP的某個進行階段中的使用計劃，如此，項目經理可以看到他參與了哪四項活動，時間安排是否合理，有多少空餘時間可供使用。

這種資源計劃一方麵可以及時反映項目中的資源配備情況，另一方麵，它還可以幫助識別出智力資源的屬性。對很多智力活動來說，了解稀缺、關鍵資源的使用計劃(是否到位，是否缺乏)非常重要。一旦稀缺、關鍵資源出現使用風險，則會對項目造成較大的打擊。

比如：在GDCP進行到某個階段時，項目經理發現由Isis和Thomas組織的活動出現了人手不足的情況，這些基本的工作資料馬上可以幫助管理者快速準確地做出決策。

成本管理
智力工作的成本構成中最重要的就是智力工作者的工資。在GDCP中，如何來追蹤和控製成本呢？我們需明確兩個聯係：

1．資源－活動聯係。整個(ge) GDCP會(hui) 細分為(wei) 幾項主要活動，活動下還有子活動。如圖1顯示了Thomas在某個(ge) 階段內(nei) 參與(yu) 了四項子活動，他對每項子活動的持續時間和使用率都進行了估算(活動持續的天數和實際使用率相乘可得出實際的工作日)。依此類推，項目經理不僅(jin) 可以統計出Thomas在整個(ge) 項目中(當前進度下)的實際工作日，還可以知道項目團隊內(nei) 其他資源的使用天數。

2．資源－成本聯係。根據 Thomas 的資源使用計劃，就可以把他參與(yu) 活動的計劃工作日和實際工作日即時地轉化為(wei) 工資成本(預算成本和實際成本)。如圖2，項目經理可以看到 Thomas 和 William 在 GDCP 當前進度下對應的實際成本和預算成本，由此類推到所有項目成員的工資成本。

基於(yu) 項目成員的工資成本和其他設備開支，項目經理可以得到 GDCP 進行到任何時點時的實時成本，快速識別出不同種類的成本是在預算內(nei) 還是超預算，有無偏差又偏差了多少。這種基於(yu) 資源－活動、資源－成本聯係的成本衡量方法最大的好處就在於(yu) 實時計算。

產(chan) 出管理的方式會(hui) 影響質量和成本
產(chan) 出管理的方式會(hui) 影響質量，比如：交付成果是否有專(zhuan) 人接收、是否經過檢查。不恰當的產(chan) 量計劃也會(hui) 影響質量，產(chan) 出計劃太緊，則給員工的壓力過大、犯錯幾率上升；產(chan) 出管理太鬆，沒有任何正式的交付製度，那麽(me) 智力員工往往會(hui) 懈怠，缺乏紀律觀念，造成進度拖延。

產(chan) 出管理也會(hui) 影響成本。對於(yu) 任何智力工作來說，都存在一個(ge) “未經確認”的隱形成本。也就是說，對工作過程中的重要環節進行“檢查”和“確認”，會(hui) 大大減小以後返工和投訴的成本。而過程馬虎，往往導致最後紕漏層出不窮。

由於(yu) 這四個(ge) 方麵會(hui) 有相互衝(chong) 突，所以聰明的管理者必須妥善處理它們(men) 之間的關(guan) 係，在實際環境中有所取舍，控製住智力活動的關(guan) 鍵部分。

貫穿四個(ge) 智力管理領域的工作語言：承諾
智力工作環境中存在太多的變動和依賴，過程和成果的可見性低，用工廠管理模式去控製時間和產(chan) 出率的意義(yi) 不大，所以，通過管理智力工作者的承諾來間接管理工作成果相當重要。

在一個(ge) 擁有規範的商業(ye) 承諾的環境中，所有的工作和協作的都始於(yu) 承諾並完結於(yu) 承諾。它是貫穿智力管理的資源、成本、產(chan) 出以及質量管理四個(ge) 方麵的工作語言。

舉(ju) 一個(ge) 在資源管理中最典型的例子：在GDCP中，由於(yu) 智力資源稀缺且關(guan) 鍵，爭(zheng) 奪資源的現象時常發生。當多個(ge) 項目或多個(ge) 活動同時進行時，一個(ge) 資源往往多用；在同一個(ge) 項目中，關(guan) 鍵及稀缺資源的投入極大影響項目的成果和進度。這時隻有引入承諾管理的方式，才能令管理者和團隊確保關(guan) 鍵和稀缺資源的到位和分配。若Mary是項目中確定工具需求的關(guan) 鍵人員，那麽(me) 團隊領導Isis最好以正式承諾的方式獲取Mary從(cong) 9月5日到9月7日的使用權，由此保證需求能夠按時確定，之後的項目才能順利進行。

在產(chan) 出管理中，任何一個(ge) 智力工作者也需要根據自己的產(chan) 出能力，對重要活動的開始和結束時間、交付成果進行評估，做出相應承諾；同樣，承諾也貫穿於(yu) 質量管理過程之中，我們(men) 可以以承諾的方式保證工作成果的接收人或驗證人對成果的接收或驗證負責。

承諾使得智力成果的傳(chuan) 遞、交接、成本、進度都在一定的規範紀律下進行，責任清晰。這樣，GDCP 的項目經理 William 才能向公司高層 Robert進行有效的項目承諾。

不僅(jin) 如此，承諾管理還有中立向上級報告和永久公司記錄的作用，並作為(wei) 個(ge) 人評估的依據。

總結
傳(chuan) 統企業(ye) 需要ERP，智力企業(ye) 更需要智力 ERP，其關(guan) 鍵在於(yu) 真正理解和掌握管理智力資源的智慧，並能將其付諸可執行的管理工具(方法)，才能有效控製智力工作者這種特殊的輸入，以及智力成果這種特殊的輸出。智力資源的管理是一個(ge) 新的領域，正因如此，它也是一個(ge) 複雜而難以駕馭的領域。但隻有真正理解了這個(ge) 領域的特點，掌握了它的管理要門，中國企業(ye) 才有可能在競爭(zheng) 日益激烈的智力時代中占有優(you) 勢。

注：以上例子都是應用 8manage了管理工具的基本思想及它的輸出界麵。