方案

IT 係統實施項目管理方案

挑戰

實現新的係統解決(jue) 方案會(hui) 伴隨許多挑戰。這個(ge) 過程或讓人難以承受、或令人困惑，或非常漫長——所有原因都可能導致公司避開轉變。公司繼續以碎片化的方式運營，這引發了效率和盈利能力的問題。此外，當企業(ye) 決(jue) 意冒險並開始係統實現流程，計劃不充分和期望不現實都可能導致項目失敗和成本飆升。

了解實施項目麵臨(lin) 的常見挑戰有助於(yu) 企業(ye) 避開它們(men) 。係統實現項目麵臨(lin) 的常見挑戰如下：

期待偏差

項目團隊將包括各種各樣的內(nei) 部利害關(guan) 係人，比如項目經理、團隊主管、產(chan) 品經理、數字采用專(zhuan) 家和主題專(zhuan) 家。項目團隊將與(yu) 供應商密切合作，包括開發人員、設計人員和加拿大pc网页版官网成功經理。在整個(ge) 實現過程中，軟件供應商需要對他們(men) 能夠實際交付的內(nei) 容保持透明和誠實。例如，你期待他們(men) 親(qin) 力親(qin) 為(wei) ，而你得到的服務卻沒有那麽(me) 周到，這可能會(hui) 發生衝(chong) 突。你認為(wei) 這個(ge) 軟件有你想要的功能，實際上卻沒有，這就會(hui) 產(chan) 生問題。為(wei) 確保你的期待在實現過程中得到滿足，內(nei) 部項目團隊和供應商之間必須溝通順暢。通過定義(yi) 計劃階段所需的裏程碑和可交付成果，在實現階段滿足期待，這個(ge) 過程將會(hui) 更加順利。

數據完整性

係統實現通常需要將數據從(cong) 現有係統遷移到新係統。在這個(ge) 過程中確保數據完整性至關(guan) 重要，因此最先考慮的應該是了解哪些數據可以跨係統遷移，哪些不能。通過了解兩(liang) 個(ge) 係統之間的互操作性級別，你可以做更好的準備，確保數據安全性，確保在遷移過程中數據不會(hui) 丟(diu) 失或遺留，同時確保隱私標準得到維護。遷移過程中不密切關(guan) 注數據完整性的危害在於(yu) ，你或許會(hui) 丟(diu) 失與(yu) 加拿大pc网页版官网相關(guan) 的重要信息。如果信息在遷移過程中丟(diu) 失或誤讀，數據可能會(hui) 被盜用，也可能不可靠。在實現階段，項目團隊必須不斷驗證數據的完整性，可能需要第三方來調節和確保需求得到滿足。

項目團隊缺乏準備

項目團隊必須在總體(ti) 目標、流程和日程表上保持一致。每位成員必須做好維護部門或團隊利益的準備，共同製定實現計劃。新產(chan) 品實際推出的準備工作包括：根據推出規模，確定供應商在最初幾天和幾周內(nei) 需要提供多少內(nei) 部支持。項目團隊的另一項職責是建立識別和解決(jue) 常見用戶問題的框架。這可以包含在用戶和項目團隊之間建立新的溝通渠道，以及建立提供用戶參與(yu) 分析和流程完成分析的解決(jue) 方案。有了這樣的見解，你將會(hui) 對最突出的可用性挑戰有一個(ge) 清晰準確的看法，並且能夠快速實現解決(jue) 方案。

員工缺乏準備

在實現新係統的過程中，可能會(hui) 遇到來自員工的阻力，這些員工對現有的體(ti) 係感到滿意，不想學習(xi) 新的流程。讓員工為(wei) 變革做好充分的準備，這至關(guan) 重要。在實現新係統之前，安排時間向員工展示新係統的好處。闡明為(wei) 什麽(me) 新係統是他們(men) 日常工作所必需的，以及新係統將如何提高他們(men) 的工作效率和工作質量。這樣，當他們(men) 學習(xi) 如何使用新係統時，他們(men) 就會(hui) 接受它，而不是拒絕它。

缺乏供應商支持

交付軟件的供應商除了有合同規定的監督實現義(yi) 務外，還應該被視為(wei) 項目的合作夥(huo) 伴。他們(men) 現有的專(zhuan) 業(ye) 技能對於(yu) 確保平穩遷移至關(guan) 重要。開放的溝通方式有助於(yu) 減輕在產(chan) 品首次推出後供應商就消失的感覺。供應商的加拿大pc网页版官网支持代表和開發團隊應該可以回答特定的問題，在需要時提供專(zhuan) 業(ye) 技能和支持，並與(yu) IT 部門合作迅速解決(jue) 問題。與(yu) 加拿大pc网页版官网支持代表建立良好的關(guan) 係是重要的第一步。通過建立友好關(guan) 係，合作解決(jue) 在這個(ge) 過程中出現的問題將會(hui) 更加容易，壓力也會(hui) 更小。

細節決定成敗

實現新的軟件平台是項艱巨的任務，需要詳細的計劃確保順利執行。如果計劃有效，那就意味著你的團隊準備得當，軟件符合必需規定，並且設定了合適的期待。留出適當的培訓時間，這樣員工在使用軟件時就會(hui) 感到舒適和自信。培訓應被視為(wei) 持續不斷的過程，在需要時提供詳細的分步指導，確保員工工作受到的幹擾最小。

解決方案

新係統的實現或現有係統的升級是個(ge) 複雜的過程。項目管理在 IT 機構被更正式地用於(yu) 處理這兩(liang) 個(ge) 內(nei) 容的實現。與(yu) 其他行業(ye) 一樣，IT 行業(ye) 必須找到形成項目管理流程的方式，以及最能滿足特定需求的工具。

係統實現項目失敗率高，機構對IT部門的依賴日益增加，兩(liang) 者使得給這些項目開發和使用有效的工具和方法變得至關(guan) 重要。另外，這些項目的項目經理通常從(cong) 係統分析師或其他 IT 人員中委任，他們(men) 幾乎沒有接受過任何項目管理培訓，也沒有相關(guan) 背景。由於(yu) 迫切的業(ye) 務需求，係統實現項目通常時間緊迫。

係統實現項目的工具和方法與(yu) 最適用於(yu) 軟件開發項目的工具和方法不同，因為(wei) 實施項目麵臨(lin) 的挑戰不同。典型係統的實現需要來自各特殊區域的資源，包括編程和接口、聯網、硬件部署或技術支持、終端用戶、教育或培訓。這些特殊資源或存在於(yu) 信息服務部門的內(nei) 部或外部。實施項目還包括服務於(yu) 分析和選擇的信息服務人員、加拿大pc网页版官网及其他利害關(guan) 係人。這些資源幾乎總是在機構和其他項目中共享。係統實現項目很少有專(zhuan) 用資源。重要的是，這些團隊成員有效合作，清晰知道項目的任務、職責、範圍、狀態和各自的角色。

為什麽需要優質的 PM 工具

機構內(nei) 的 IT 部門通常忙於(yu) 日常維護、支持已經投入生產(chan) 的產(chan) 品和硬件、利用報告、培訓及其他功能協助終端用戶。因此，新項目經常會(hui) 融入日常工作中，結果是項目範圍或項目需求缺乏良好的組織或規劃。創建和使用像qmchashi PM 這樣優(you) 質的 PM 工具將提供以下內(nei) 容：

一開始就為定義目標和目的添加結構
定義項目的開始，正式承認項目是新的（有別於正在進行的部分維護和支持）
定義項目的最終結果和可交付成果，確保從項目到維護的過渡
列舉項目的加拿大pc网页版官网、利害關係人和資源
將項目置於機構環境中，置於 IT 部門日常工作之外

係統實現項目的研究已經證明整個(ge) 行業(ye) 成功率很低，還指出改善這種情況需要尋找和使用恰當的流程與(yu) 技術。越來越多行業(ye) 采用項目管理方法解決(jue) 這個(ge) 問題。與(yu) 其他行業(ye) 一樣，IT 行業(ye) 在應用項目管理規程方麵有其獨特的特點和需求。時間通常是個(ge) 關(guan) 鍵因素，業(ye) 務需求正在等待新的信息流。其他與(yu) 係統實現項目的成功高度相關(guan) 的因素有：

良好的溝通
用戶參與
明確的需求報告和用戶需求
合理的規劃
細分的項目裏程碑（更密切監控項目進展）
明確的願景和目標
適當的範圍定義
明確定義的流程
管理期待
加拿大pc网页版官网關注

通過開發和使用工具，這些成功因素更容易在係統實現項目中實現，這些工具用於(yu) 與(yu) 不同的項目團隊創建涉及項目各方麵的、清晰有重點的溝通。

qmchashi PM 工具

項目管理核心流程由推動進展的流程所支持，這些流程為(wei) 最終的項目決(jue) 策提供必要的輸入和分析，包括範圍、資源、進度等。積極使用這些推動進展的流程是實現成功因素的重要步驟，甚至是必要步驟。這也是下麵提及的工具和方法產(chan) 生最大影響的地方。

在係統實現項目中，明確目標和目的，確保加拿大pc网页版官网參與(yu) ，合理安排資源和有效溝通都是必不可少的因素。項目通常由對最終產(chan) 品有相當模糊期望的加拿大pc网页版官网申請。當項目提交給信息服務部門的員工，結果很可能是什麽(me) 可以做和什麽(me) 不可以做，或者需求和期待是什麽(me) 有兩(liang) 種不同的理解。最後，雙方都不滿意，項目無法滿足需求。

識別利害關(guan) 係人的信息需求，確定滿足這些需求的合適方式，是項目成功的重要因素……項目資源應該隻消耗在促進成功的傳(chuan) 達信息上，或者交流缺乏可能導致失敗的地方。發送方有責任確保信息清晰完整、不含糊，這樣接收方才能正確接收信息，並確認信息被正確地理解。

應用以下三要素指導項目經理與(yu) 利害關(guan) 係人的溝通：

找到合適的溝通方式
確定哪些信息最需要
清晰呈現這些信息

機構功能

qmchashi PM 支持以下內(nei) 容：

項目團隊——應該包括加拿大pc网页版官网、重要的利害關係人和最重要的資源。確保團隊會議都有這些人參與。這樣做能幫助每位成員了解他們的角色以及他們能給整個項目做出的貢獻（Pinto, 第 121 頁），還為項目創造了主人翁意識。
確定會議目標——確定會議是為了做計劃、提供信息還是做決策。據此製定議程，然後專注於這個目標。
項目狀態——定期向項目團隊報告項目狀態。使用最新的工作計劃並集中討論。
多問問題——然後向某些人問更多的問題。

讓加拿大pc网页版官网和 IT 人員的理解和期待保持一致，這是第一步，也是關(guan) 鍵的一步。首先，將這些人召集到一起，開會(hui) 討論他們(men) 的需求和期待。會(hui) 議議程應著重關(guan) 注這個(ge) 問題。這個(ge) 過程可能需要不止一次的會(hui) 議或重複，確保加拿大pc网页版官网和信息服務人員之間有良好的溝通。記錄和總結這些會(hui) 議的結果。

提出問題、收集問題相關(guan) 信息，準確記錄問題，得到各方的同意，關(guan) 注如何有效利用這些信息，這是至關(guan) 重要的一步。另外，區分和使用解決(jue) 問題和做出決(jue) 策的差異也很重要。如果召開會(hui) 議的目的是為(wei) 了弄清楚問題和可能的解決(jue) 方案，一開始就要說明這一點，並為(wei) 此目的精心安排會(hui) 議和相關(guan) 工具。一個(ge) 會(hui) 議推動另一個(ge) 會(hui) 議。不要對加拿大pc网页版官网需求做任何假設，也不要對項目實施需要什麽(me) 做任何假設。向項目團隊和資源提問，確保沒有遺漏任何東(dong) 西。這樣做還能發現項目的潛在風險，讓你從(cong) 一開始就管理這些風險。

規劃功能

qmchashi PM 支持以下內(nei) 容：

項目符號範圍聲明——包括理由、產品和可交付成果、時間和成本目標、資源、除外責任、假設和主要風險。項目符號列表可以快速閱讀並集中在相關的要點上。
工作分解結構——創建和使用 WBS 圖表，將其作為範圍和計劃流程的一部分，這樣項目團隊就能直觀地看到所有相關內容，核實是否所有內容都已經包含在內。
概念圖——可在計劃階段用於頭腦風暴會議，也可作為構建 WBS 的前期準備材料。在多階段實現過程，它還有助於確定哪些元素必須在其他元素之前。這是個強大的可視化工具，能夠刺激規劃和分析。
多項目重疊圖——在 IT 環境中，許多項目通常同時實施。為避免與資源或活動發生衝突，這類圖表直觀地合並幾個不同工作計劃的信息。在信息服務部門分發和發布這個圖表。用圖表讓加拿大pc网页版官网了解其他所有正在進行中的係統實現項目，這樣他們就能看到項目是如何與投資組合、優先順序和資源分配相關聯的。
階段/活動檢查表——創建圖表，匯總在某個階段要完成的任務。
責任矩陣——同樣是圖表形式，根據資源交叉引用任務; 分發責任矩陣，幫助團隊成員認清他們的角色。

結語

在係統實現項目中，創建和運用像 qmchashi PM 這樣強大的PM工具，這已經被證實能高效推動項目取得成功。組織項目團隊會(hui) 議，利用目標明確的討論，用圖表的形式匯總重要的項目信息，這些都有助於(yu) 確保所有利害關(guan) 係人和資源對項目目標和目的有相同的理解——在他們(men) 的腦海中有相同的“畫麵”。項目經理麵前有大量的詳細信息，但他們(men) 最重要的任務之一是如何給項目團隊和加拿大pc网页版官网篩選和匯總最重要的信息。避免冗長的描述和沒有重點的會(hui) 議。確定哪些信息是最需要的，找到合適的溝通方式，並清晰呈現基本信息。在可能的情況下，將信息可視化，不僅(jin) 將可視化的內(nei) 容分發給項目團隊，而且分發給整個(ge) 信息服務部門，並用於(yu) 用戶培訓課程。

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