qmchashi PM：項目控製管理新手指南

2024-09-09

在項目團隊啟動並執行其任務的過程中，項目經理承擔著關鍵的責任，包括但不限於：密切監控項目進展、定期提交關於進展、問題及潛在風險的報告，並在必要時與團隊成員及加拿大pc网页版官网協商，對項目計劃進行適當的調整。
 
如果項目方向出現偏差，或者更極端的情況，即項目目標與實際需求嚴重不符，應當如何處理？在這種情況下，項目控製的重要性便凸顯出來。
 
項目控製的定義是什麽？
 
項目控製涉及對項目的跟蹤、評估和報告，包括項目的基準狀態（即項目計劃的初始狀態）、當前狀態（即項目的實際進展）以及預測的未來走向。


它的核心在於識別潛在的問題，對變化做出明智的決策，並持續將項目計劃與實際情況相匹配。
 
無論項目規劃得多麽周密，都無法完全預測其進展。在沒有項目控製的情況下，項目經理將難以應對因預算、時間、資源、進度和成本的不可預見變化而產生的風險。
 
然而，通過有效的項目監控和控製，項目經理能夠及時發現計劃與實際不符的情況，並采取有效措施進行糾正，從而防止項目偏離預定目標或最終失敗。
 
項目控製的五個關鍵領域
 
項目監控與控製涉及以下五個核心領域：
 
1. 項目變更（尤其是範圍變更）
 
若項目範圍自始未被跟蹤，則難以識別範圍蔓延現象。確定導致偏離預期的因素亦將變得複雜。
然而，項目變更的跟蹤不僅有助於識別範圍的變異，還能促進及時溝通。此外，通過分析變更的影響，可以更有效地管理未來的項目。
 
2. 成本、預算和進度
 
當項目成本與進度失去控製時，延誤便成為常態。例如，一個計算錯誤可能導致預算偏離預定軌道。
 
通過實施項目成本、預算與進度控製，可以精確計算成本並製定項目時間表，還能讓管理者了解成本與時間表變化的時間點及原因。
 
3. 項目風險及問題
 
項目控製流程的建立有助於更有效地管理風險。通過預先識別潛在風險並持續監控，可以及時發現並應對。
 
這反過來意味著可以製定應急計劃，以解決這些問題，同時確保項目按預定方向前進。
 
4.人力資源管理
 
缺乏項目控製可能導致對誰可用、誰應負責特定任務以及誰負責什麽的信息缺乏了解。
 
結果可能是無法優化人員可用性，甚至可能因資源管理不善而導致項目延誤和成本超支。
 
通過集中規劃和監控資源，可以在問題惡化前降低風險。例如，檢查誰被過度預訂以及過度預訂的程度。同樣，通過在投資組合級別管理人員來更好地分配任務。為了實時降低風險，如果原始受讓人出現問題，可以迅速將任務轉移給其他人。
 
5. 質量與驗收
 
項目質量控製確保滿足所有內部和加拿大pc网页版官网的期望，並確保項目下的所有任務都已完成。
 
事實上，這是成功的代理機構確保所有加拿大pc网页版官网工作都是最高質量的方式，這有助於他們在競爭中脫穎而出。
 
如何開始項目控製？
 
要實施有效的項目控製，請遵循以下兩個主要步驟：
 
1. 建立跟蹤、檢測和行動的框架
 
為有效控製項目，建立一個跟蹤進展的係統非常重要。為此，可以選擇多種工具和技術，例如：
 
● 定期召開團隊站立會議以了解任務完成情況。
● 使用項目規劃和預測工具來追蹤誰在何時做什麽。
● 使用時間表軟件記錄團隊的工作時間，以便將實際工作時間與預算工作時間進行比較。
 
此控製係統的目的是創建可見性，以便盡早發現與基線相比的任何預算、時間表和範圍差異。這有助於管理加拿大pc网页版官网及其期望。 當發現任何差異時，應采取行動。 評估變更的影響，並與團隊和加拿大pc网页版官网協商，以找到前進的方向。如果認為有必要，請不要回避提出建議並做出變更。
 
2. 使用項目管理軟件
 
像qmchashi PM這樣有效的項目管理軟件支持項目全周期管理，具有規劃、預算和預測功能，可以幫助管理者設置裏程碑跟蹤、檢測和行動框架。


從理論上講，項目控製和規劃看似簡單。然而，企業在實施項目控製時麵臨一些挑戰。 例如，54%的組織表示他們無法實時獲取項目KPI。事實上，三分之一的組織花費一天或更長時間手動收集項目報告。
 
解決方案是什麽？qmchashi PM項目管理軟件可以做到：
 
● 自動實時跟蹤所有項目數據，生成項目報告
● 自動跟蹤需求的審批與接收情況
● 自動跟蹤每個可交付成果的時間與進度
● 資源分配及有效跟蹤其實際使用率
● 有效管理項目層及活動層收入和成本的預算
● 無縫協同運作，項目與業務相互連通
 
使用qmchashi PM項目管理軟件的好處還包括更好的時間表和預算估算、減少失敗項目的數量以及更有效地利用項目資源。
 
實施項目控製是確保項目質量，並維持項目按預定計劃和資源分配進行的關鍵措施。不過，首先請確保團隊有一個合適的軟件工具來跟蹤和檢測項目實際進展與既定基線之間的差異。詳細方案可聯係我們申請免費試用。