使用電子表格處理采購訂單，為(wei) 什麽(me) 不可行？

2024-08-13

商業軟件領域不斷發展和創新，長期以來致力於消除辦公環境中廣泛使用的電子表格。
 
提升業務流程，使其更迅速、更透明、在必要時更易於修正，已成為一項重要的商業活動。您和您的上級管理層都清楚地認識到這一普遍需求，但您的公司仍然在使用電子表格。
 
無論是運營、市場營銷還是銷售部門，所有這些領域都可能依賴於電子表格。情況還不止於此——甚至財務部門也在繼續使用Excel。這種做法正在引發一些問題。


使用電子表格處理采購訂單的弊端
 
當使用Excel電子表格作為主要功能工具時，有 4 個值得關注的方麵——更準確地說，是操作性問題。這些問題包括：
 
1、數據不一致性
 
當使用多個電子表格時，可能會出現數據差異。這種情況會導致操作混亂。例如，如果財務部門由於部門規模龐大而使用了多個電子表格，經過分析後發現數字不一致，確定哪個數據是準確的將耗費寶貴的時間。
 
2、浪費個人時間
 
電子表格浪費個人時間，它迫使用戶投入更多時間來組織和分析數據。如果他們能夠使用更先進的管理軟件，就不必花費如此多的時間。
 
3、錯誤難以及時發現
 
錯誤通常在何時被察覺？答案是：往往在為時已晚之際。在電子表格中篩選和分析大量數據不僅過程緩慢（在最佳情況下），而且極易引發錯誤。此外，主動承擔此項任務的員工數量通常不多，可以肯定地說，此類任務通常不會吸引大量主動工作者。
 
4、浪費企業時間
 
電子表格對企業時間的消耗是顯著的。對於那些不得不使用電子表格的員工而言，這一過程往往緩慢，導致其所在的部門——此處特指財務部門——將集體耗費更長的時間來完成既定任務。
 
雖然這看似一個簡單而直觀的邏輯聯係，但其潛在影響可能極為深遠。例如，如果財務部門需要更多時間來完成月末報告，那麽整個組織的運營節奏將受到影響，這種延誤往往伴隨著高昂的成本。
 
電子表格與采購部門
 
電子表格在采購部門的應用同樣值得關注。實際上，采購部門在處理采購訂單及整個采購流程時使用電子表格，其問題與財務部門相似，同樣是一個不明智的選擇。
 
原因何在？簡而言之，電子表格的緩慢和易錯特性意味著采購部門理應獲得更為高效和可靠的解決方案。通過對財務部門的快速分析，我們可以得出類似的結論：電子表格在采購流程中的應用不僅效率低下，而且容易出錯，采購部門的工作流程需要更先進的工具來優化和提升。


那麽，我們可以做什麽呢？簡單來說，應當開始使用采購管理軟件。
 
采購管理軟件不僅有助於預防錯誤的發生，更為關鍵的是，經過精心設計的軟件能夠消除電子表格固有的時間浪費問題。例如，qmchashi SRM采購管理軟件能夠清晰地展示所有采購申請、審批流程和預算情況，並提供多樣化的報告選項。
 
● 報價單的生成與管理：qmchashi SRM提允許用戶向多個供應商發送報價單，接收並對比報價，簡化了整個報價流程。
● 采購訂單的創建與審批：該軟件確保采購訂單信息的實時更新，並與預設的審批流程自動關聯，保障了采購流程的流暢性和合規性。
● 電子文檔的發送：qmchashi支持電子簽名和電子蓋章功能，使得采購訂單可以通過電子方式安全、便捷地傳遞給供應商。
● 三向匹配的準確性：qmchashi通過將貨物收據（GRN）、采購訂單和發票進行精確匹配，確保了對供應商的支付既準確又及時。
● 報告與分析功能：qmchashi SRM具備強大的報告和分析工具，能夠生成包括支出分析、供應商績效評估以及庫存管理在內的多種報告，為用戶提供了深入的業務洞察。
 
該軟件通過提供明確的審計跟蹤，以及隨時實時查看公司支出，使得低效率的電子表格成為曆史，節省了采購時間，同時確保了采購流程的透明度和準確性。
 
除了訂單管理，qmchashi SRM采購管理軟件還支持供應商全生命周期管理、在線電子招投標、產品信息管理等，全麵助力企業的采購效益最大化提升。更多出色的采購管理方案，可聯係我們申請免費試用。