采購管理軟件：改善初創企業(ye) 的采購流程

2024-07-16

說到初創企業，人們往往會聯想到一個寬鬆的工作環境，缺乏嚴格的流程規範，以及公司收入的迅猛增長。這種快速增長可能會被認為會導致工作流程的無序和缺乏結構，使得員工在決策上具有較大的自由度，例如在采購方麵。
 
在這種情況下，受影響最為顯著的部門之一便是采購部門及其相關流程。設想一下，各種溝通渠道充斥著來自員工的請求，他們需要各種物資、發票、設備等資源。隨著公司規模的擴大，這種需求和壓力似乎會不斷增加。
 
然而，這種看似不可避免的壓力增長實際上並非不可控製。通過引入更為係統化的管理方法和采購流程，企業可以有效地應對增長帶來的挑戰，確保資源的合理分配和使用，從而維持企業的有序運營和持續發展。


建立結構化采購流程的技巧
 
技巧 1：製定采購流程規則
 
在企業運營中，確立一套明確的采購流程規範至關重要。這不僅涉及到根據合同的成本和重要性來設定審批等級，而且還需明確審批流程的責任分配。
 
具體而言，必須指定審批采購請求的具體人員，以及確定對合同負有最終責任的個體。這些措施對於有效追蹤和管理活躍供應商關係具有決定性作用，確保采購活動透明、有序，並與企業的整體戰略和目標保持一致。
 
技巧 2：敏捷工作
 
敏捷是初創企業的關鍵詞，同樣適用於采購流程的優化。結構化流程的設計不應被視為限製發展或降低采購靈活性的手段。相反，它應被視為一種確保適應性和效率的機製。
 
在業務發展過程中，經常會遇到超出常規操作範圍的緊急需求，這一點在快速成長的公司中尤為常見。
 
團隊成員應保持開放的心態，願意在必要時提供跨職能的支持。例如，負責設施管理的團隊成員在尋找設施供應商時可以發揮關鍵作用，而信息技術團隊在處理軟件和硬件需求時也能提供寶貴的幫助。通過跨部門合作，如邀請他們參與供應商談判，可以充分利用他們的專業知識和洞察力。這不僅有助於發現潛在的問題和技術需求，而且可能激發出新的創意和解決方案，從而為公司帶來更大的價值。
 
技巧 3：確定采購流程步驟
 
企業必須對采購流程進行細致的規劃和明確的定義，確保流程的每一步都得到妥善執行。從公開請求的發起到產品或服務的接收，再到與請求者進行溝通更新，整個流程應當有條不紊地進行。
 
在設計流程圖時，應深入考慮以下關鍵問題：
● 審批流程是采購流程的一部分還是獨立流程？
● 何時批準采購最為適宜？
● 誰來審批申請？
● 如果申請未獲批準會發生什麽？
● 流程中是否有任何預算需要核實？
● 流程的預期輸出結果是什麽？
● 預計整個采購流程持續多長時間？
● 還有哪些團隊參與其中？
 
盡管采購流程可能因企業而異，存在多種變化，但通常包括以下幾個基本步驟：
● 接收采購請求
● 談判和詢價
● 批準供應商或銷售商
● 批準並發出采購訂單
● 接收貨物或服務的交付
● 完成付款流程
 
通過明確這些步驟，企業可以確保采購流程的透明度和效率，同時為可能出現的任何問題提供解決方案的基礎。
 
采購流程管理所需工具
 
鑒於采購流程的多樣性和複雜性，擁有一款具備高度靈活性的工具顯得尤為關鍵。


qmchashi SRM采購管理軟件不僅能夠支持企業根據自身需求定製獨特的采購流程，而且能隨著企業的發展和市場環境的變化而不斷優化。這確保了企業在麵對不斷變化的業務需求時，能夠維持采購流程的適應性和有效性。
 
● 自動化從接收采購請求到付款的整個流程，減少手動操作；
● 設定審批流程，明確審批層級和責任人；
● 實時記錄采購訂單的整個執行過程
● 完整的供應商管理，包括評估、選擇和績效跟蹤；
● 實時監控采購預算使用，主動支出分析
● 跟蹤及管理合同條款，確保合同執行的合規性
● 實行三向匹配，端到端管理付款流程
 
qmchashi SRM可以詳細記錄采購過程中的每一個環節，還提供豐富的采購數據報表和分析功能，使企業管理層了解采購業務的狀況和趨勢，為企業的戰略決策提供有力的數據支持。
 
通過這些功能，qmchashi SRM采購管理軟件不但提高了采購流程的效率和透明度，還幫助企業實現成本節約，優化資源配置，並加強了對整個供應鏈的控製。詳細方案可聯係我們申請免費試用。