IT 項目失敗率驚人，如何提高成功可能？

2024-07-15

在 IT 項目領域，高失敗率已成為眾所周知的現實。據研究估計，僅有0.5%的 IT 項目能夠完全達到預期目標，即在預定時間和預算內實現所有預期效益。
 
為了確保項目能夠避免普遍存在的失敗風險，我們需要先找出阻礙項目成功的常見問題，然後采取關鍵的糾正措施。
 
IT項目為何會失敗？
 
IT項目失敗的原因眾多，主要有以下幾點：


1. 資源配置不當
 
項目中若存在人才配置錯誤或人選不匹配，將嚴重威脅項目的成功，並可能對團隊士氣產生負麵影響。這種情況可能由多種因素引起，例如預算不足或在資源配置上缺乏足夠的時間投入。
 
特別是當項目負責人未被明確指定或商定時，資源分配可能顯得不當，導致項目因未能充分利用所需技能而失敗。
 
2.項目管理不足
 
在許多情況下，IT專家可能同時承擔項目管理職責，但由於項目管理並非其專業領域，項目執行可能受到影響。項目管理要求具備特定的專業知識、技能和經驗，包括項目和資源管理、規劃、執行和監控。
 
3. 項目管理策略不靈活
 
如果項目管理策略存在以下問題，可能成為項目失敗的誘因：
● 迭代次數不足
● 過度依賴前期執行
● 團隊協作不力
 
這些通常是傳統瀑布式項目管理方法的缺陷。
 
4. 風險管理不足
 
與所有項目一樣，IT 項目也應在項目早期規劃風險管理。然而，風險管理往往被忽視，導致缺乏預防和糾正措施來應對可能的項目障礙。
 
5. 利益相關方參與度低
 
IT團隊通常未能有效規劃利益相關者的參與。某些利益相關者可能在項目後期退出，迫使團隊在不切實際的時間內工作或停止正在進行的項目，這將嚴重影響項目的成功。
 
6.不切實際的時間表
 
利益相關者參與度低以及項目管理不善常常導致 IT 團隊追逐不切實際的期限和項目裏程碑。時間壓力可能導致團隊犧牲成果質量，進而引發一係列問題，包括利益相關者的不滿、項目團隊積極性下降以及資源浪費。
 
7. 範圍蔓延
 
上述所有原因都可能導致項目範圍蔓延。例如，缺乏戰略性項目管理可能導致範圍控製失效，進而在項目後期引發更嚴重的問題。
 
同樣，利益相關者參與度低也可能導致範圍蔓延，特別是當他們對項目進展缺乏充分了解時，可能會在最後一刻提出不合理的要求。


提高 IT 項目成功率的步驟
 
提高 IT 項目成功率的具體步驟取決於項目所麵臨的特定挑戰。以下是一係列係統化的步驟，旨在提高IT項目成功率：
 
1. 問題診斷
 
初始階段應專注於識別和分析項目失敗的根本原因。通過回顧曆史項目，列出導致失敗的關鍵因素。此過程可能需要深入挖掘或直接識別項目中的常見陷阱。
 
2. 項目規劃
 
項目管理的不足往往是導致項目失敗的一個隱性因素。投入時間來完善項目管理技能和流程至關重要。利用高效的項目管理軟件可以簡化流程，節省時間。
 
例如，使用 qmchashi PM 項目管理軟件將整個項目範圍細分為裏程碑和任務。然後，確定所需的資源（基於項目任務的要求）並開始從同一工作區跟蹤進度。
 
qmchashi PM這一集成平台提供統一的視圖，可以對多個項目的集中規劃與管理，使得所有流程和信息一目了然，確保了項目管理的連貫性和效率。
 
3. 利益相關者參與
 
識別並列出所有項目利益相關者。明確哪些個體需要充分了解項目進展、進行深入管理和實時掌握最新信息。
 
4. 嚐試敏捷項目方法
 
缺乏靈活性的項目管理方法可能導致項目失敗。推薦采用敏捷或混合項目管理方法。敏捷工作流程側重於短周期的工作衝刺，允許項目團隊快速響應項目需求，獲取用戶反饋，並進行必要的調整，從而節省時間和資源，降低失敗風險。
 
qmchashi PM支持敏捷管理，項目團隊可在敏捷和 WBS 這兩種最常見的視圖之間實時切換。
 
5. 風險管理計劃
 
在 IT 項目規劃階段，識別潛在風險並製定相應的緩解策略。常見的項目風險包括運營風險、財務風險、市場風險和資源風險。
 
如果使用qmchashi PM軟件來管理資源，可以查看哪些項目資源將來會被超額預訂。項目經理就能夠主動應對資源不可用而導致工作落後等風險。
 
6.質量保證措施
 
質量保證是確保最終產品無缺陷的關鍵環節。以下兩點有助於質量保證：
● 在整個項目周期中製定、共享和使用質量控製清單。
● 在項目管理軟件中設置質量檢查的提醒，確保定期進行。
 
在qmchashi PM 中，項目儀表盤實時顯示所有質量標準信息，質量檢查與審批信息以及現狀調查信息，所有項目人員都能在快速查看到項目的問題與成果。
 
7.實施後評估
 
實施後審查 (PIR) 是對項目目標實現程度和經驗教訓的評估。盡管這一環節常被忽視，但投入時間進行進展評估和反思是確保項目成功的關鍵，有助於識別改進領域，為未來的項目提供寶貴的見解。
 
IT 項目的成功主要取決於如何規劃、管理和治理項目。通過這些結構化的步驟和qmchashi PM項目管理軟件這樣的實時管理工具，可以顯著提高IT項目的成功率，並為持續改進提供堅實的基礎。