傳(chuan) 統工時表軟件耗時又易出錯，這裏有更好的替代方案

2024-02-06

有人說，時間就是金錢。但對於管理人員來說，時間就是一切。浪費時間就意味著失去機會和錯過最後期限。因此，良好的員工工時表軟件對任何企業都相當重要。
 
什麽是員工工時表？
 
員工工時表是員工必須定期填寫並提交的表格，顯示工作時間和工作內容。
 
對於許多企業主來說，工時表是管理薪資和確保正確支付員工工資的重要工具。然而，對於員工來說，工時表可能會讓他們反感，特別是如果必須詳細記錄自己的時間，或因擔心休息時間過多而被懲罰。

員工工時表的類型
 
1. 紙和筆
 
設想一下，如果在一個沒有互聯網或任何科技設備的地方工作，除了紙筆，沒有其他工具來記錄。你可以寫下每次工作開始和結束的時間，然後計算出總的工作時數。
 
當然，這種時間跟蹤方法最不方便，也最容易出錯。首先，員工可能會不準確記錄；其次，由於員工需要手動記錄時間並計算工時，而作為管理者必須追著員工核實記錄，並手動將這些數據傳輸到其他紙質工時表或軟件中，因此會造成巨大的時間盜竊和生產力損失。
 
2. 紙質工時表
 
紙質（或傳統）工時表通常是帶有預定義數據的紙張，員工可以在上麵記錄自己在不同任務上花費了多少時間。員工可以記錄任務的開始和結束時間，或記錄任務持續時間。對於紙質工時表，一般需要每天、每周、每兩周或每月提交一次。
 
與老式的紙筆方法相比，傳統工時表的優勢在於更有條理和可定製。管理者可以根據自己的管理需要，自由創建工時表模板。這些工時表還可以包含加班時間和病假時間字段。
 
與人工計時方法一樣，傳統的工時表也相當不可靠，而且與紙筆計時方法有同樣的弊端：時間被盜、生產力下降、大量文書工作、人為錯誤、繁瑣冗長的審批流程，等等。
 
3. Excel 表格
 
如果員工用電腦辦公，那麽Excel 表格比傳統的紙質工時表更適合。
 
如果企業有嚴格的隱私政策，而且更願意將重要信息保存在離線狀態，相信你會喜歡使用 Excel 表格進行工時記錄與跟蹤。
 
Excel工時表使用方法與紙質工時表相同：建立一個符合管理需求的模板，將其分發給整個團隊，然後每天、每周、每兩周或每月收集文檔。Excel工時表的最大優勢是可以通過公式自動完成所有必要的計算。這意味著員工隻需每天記錄工時，就可以看到計算出的總工時。
 
4. 在線工時表軟件
 
最後是最先進的選擇——在線工時表軟件。在線工時表軟件更吸引人的是，它們大多提供跨平台訪問，因此無論員工身在何處，都可以通過移動設備隨時隨地跟蹤工時。
 
與其他選擇相比，在線工時表軟件的另一個強大優勢在於，它提供的功能遠不止簡單的出勤跟蹤和工作記錄。比如，qmchashi 工時表軟件還能實時跟蹤績效和成本，幫助團隊優化資源分配。
 
高效管理工時表的5個簡單技巧
 
處理員工工時表是一項耗時的任務。不過，有幾個簡單的小竅門可以幫助管理者提高效率，減輕壓力：
 
（1）指示要簡明扼要：確保向員工解釋清楚工時表的流程，以免員工對所需事項產生混淆。
 
（2）允許靈活處理：如果可能，盡量靈活處理截止日期，允許員工在最適合他們的時間提交工時表。
 
（3）有條不紊：保持有條不紊，建立一套處理工時表的係統來掌握重要的事情。
 
（4）委派：如果可用員工較多，可以考慮將收集和檢查工時表的任務委派給合適的人選，比如人力資源團隊的成員。
 
（5）利用技術優勢：現在很多管理軟件可以幫助管理者簡化工時管理流程，使經理和員工都能更快更輕鬆地完成工作。
 
qmchashi 工時表是一款基於雲的實時工時管理軟件，從初創公司到500 強企業，各種規模的企業都適合使用它來精細化管理員工工時。
 
qmchashi 工時表軟件允許用戶跟蹤在活動、項目和任務上花費的時間，實時匯總花費在不同項目的時間和成本，快速查看所有資源或某種工作的工時使用情況。該軟件還有許多旨在提高效率和準確性的功能，例如工時表審批工作流程、工時相關的分析報表、支持移動端、與第三方係統集成等等，幫助管理者更有效地管理工作。詳細方案可聯係我們申請免費試用。