采購異常支出怎麽(me) 造成的？如何控製？

2023-06-01

采購管理中的"異常支出 "是指在企業預定的支出規則之外進行的交易。雖然大多數大型采購都是與知名供應商合作，並直接通過采購團隊的合同進行，但並不是所有的采購都是這樣正式進行的，這可能會導致支出不明的問題。
 
什麽原因造成異常支出？
 
異常支出很少是惡意的；許多人隻是為了完成工作而購買產品和服務，而沒有過多考慮當時的采購政策。
 
非合同采購的發生往往有各種原因：
 
● 沒有控製措施來執行采購政策。
● 企業的采購支出可見性差，沒有人真正知道理想的支出是什麽樣子。
● 低效的審批程序會導致一些員工在他們方便的時候跳過正式采購。
● 發生了大量間接支出，這通常更難控製，因為它涵蓋了與製造公司產品和服務沒有直接關係的交易。

如何控製異常支出？
 
雖然異常支出可能難以捉摸，但許多企業已經成功地實施了正確的工具和控製措施，以打擊大多數異常支出。一些最有影響的變化包括：
 
1、了解在哪裏進行了違規采購
 
支出的可見性是打擊異常支出的第一步。你需要知道你的企業在買什麽、誰在買，以及每筆交易的目的是什麽。
 
從收集所有的支出數據開始，這些數據可以來自企業的任何地方並采用多種形式：
 
● 信用卡賬單
● 發票
● 財務文件
● 企業資源規劃模塊
 
收集所有這些信息；通過標準化和刪除重複的數據對其進行清理；並按支出類別、部門或其他方麵進行分類。獲取正確的支出數據永遠是第一步，因為你可以從那裏開始分析結果，以識別異常支出。
 
2、嚴格控製獲準的供應商
 
使用供應商管理軟件，對你的首選供應商進行可靠記錄，並確保企業中的任何人都可以隨時訪問它。記錄越容易被查閱，就越有可能被用來分析開支和尋找節約成本的機會。
 
製定一份預先批準的供應商名單，這些首選的供應商將是工作人員進行即時采購的關鍵。
 
3、簡化審批工作流程
 
你希望采購審批流程足夠嚴格，以減少異常支出，但也需要足夠精簡以使員工和團隊不會將其視為障礙。
 
一個常見的設置是讓采購經理要求對超過一定價格的采購進行審批。這些經理需要與財務或采購部門直接溝通，以便快速響應。
 
4、界定角色和責任
 
當涉及到大規模交易和預算規劃時，財務團隊和預算負責人掌握主動權，但誰負責采購內部日常使用的貨物和服務？誰有權批準小額采購？
 
為了控製異常支出，指定某些團隊和個人為采購者，並在正式的批準矩陣中規定開支限額。明確表示交易必須通過適當的審批流程才能被簽署。你應該特別要求每筆交易都要有采購訂單。
 
5、正確地進行采購
 
支出分析是用來識別意外采購和未知供應商的過程，問自己幾個問題：
 
● 你的采購流程是否完善？
● 它是否過於詳細，以至於在工作中變得令人沮喪？
● 你是否真正得到了你能找到的最佳交易？
● 你是如何監控一次性的交易？
● 你的員工和團隊對自己的支出負責嗎？
 
努力消除異常支出，最終將從總體上提高你的采購效率。同樣，你的企業在處理發票和減少延誤方麵做得越好，員工就越有可能遵循采購團隊的建議。
 
6、采用電子采購係統
 
電子采購是解決當今許多企業中猖獗的異常支出問題的一個可行的解決方案。通過自動化和數字處理數據和分析，電子采購可以提高企業的支出分析管理能力，使其對預算有更強的控製。
 
備受認可的qmchashi SRM電子采購係統支持管理整個企業的開支，通過提供透明度、控製和問責製來幫助減少異常支出，並確保所有開支嚴格合規。
 
● 開支數據自動分類：所有數據輸入即自動按照分類記錄，一步到位
● 實時自動地匯總開支數據：開支可視化管理更清晰更全麵準確了解每筆支出的來龍去脈
● 采購流程內嵌開支智能分析：快速了解采購物品的價格波動和供應商報價的大概偏差
● 開支分析與報表：實時的開支報表幫助你清晰了解每一筆采購的供應商和具體價格
 
在整個采購過程中，qmchashi SRM電子采購係統實時監控所有的采購活動，包括尋源、供應商管理、采購訂單與合同，保持所有交易的詳細審計跟蹤，這有助於立即發現任何不尋常的支出，以便迅速采取行動。
 
最終解決采購異常支出
 
企業的異常支出總是對其支出控製計劃構成威脅，因為它可能難以識別和控製。但是，那些能夠有效管理支出的企業是通過實施正確的技術和流程變革來實現的。
 
合規監測和交易記錄等功能有助於減少每季度從企業預算中流出的資金，但同樣重要的是，選擇一個易於使用的電子采購解決方案，以鼓勵用戶持續采用，並提供外部支持，以幫助你從中獲得最大價值。