qmchashi SRM：優(you) 化采購訂單流程的最佳做法

2023-04-28

一個一致的、可重複的采購訂單流程提供了一係列的好處，包括加強控製、可視性和效率。
 
預算編製
 
一致的采購訂單流程有助於你的財務部門準確核算所有相關的采購費用，並維持預測和預算。
 
訂單管理
 
一個既定的采購訂單流程允許你同時管理許多訂單，並提供相關活動的可見性，如運輸和接收、庫存控製和生產計劃。此外，良好的采購訂單流程應允許整個過程中的每個接觸點都有透明度。
 
財務責任
 
一個健全的采購訂單流程將為現金流創建書麵記錄，並為沿途的貨物成本增加問責。銀行、審計師和法務部門會將此視為貴公司的資產。
 
爭議解決
 
在采購訂單過程中，企業與供應商之間創建法律合同有助於界定責任和解決糾紛。條款和條件清楚地說明，保證、擔保或其他政策等細節也白紙黑字寫下來。

優化采購訂單流程的步驟
 
企業不斷發展，他們的流程需要不時地重新調整以保持高效和準確。采購訂單流程也不例外。
 
一個低效或不準確的采購訂單流程造成的直接風險包括錯誤、浪費、超支、預算不足，以及最終的高消耗率。長遠來看，還可能導致企業與供應商的關係出現問題。
 
準備改善采購訂單流程時應考慮以下做法：
 
● 審查分析目前的采購訂單流程
 
每個企業的每一個流程都應該被不斷地審查和分析，以找出需要改進的地方。確保每一個步驟規劃，確定並解決任何瓶頸問題，確定流程中需要的審批數量，並考慮可能影響預算流程的不同因素。
 
你還應該審查流程中的關鍵利益相關者，包括內部參與者和長期供應商，以及如何整合技術以幫助協調這一流程。
 
● 建立以目標為導向的結果
 
圍繞你的采購訂單流程，概述並詳細說明目標。考慮圍繞交付速度、可靠的供應商或減少支出的指標。
 
● 創建書麵指南，讓每個人都能在采購流程中使用
 
書麵流程是向整個企業傳達最佳做法和標準化程序的好方法。這些規則和政策應該包括流程中每個步驟所需的必要信息、所需的批準數量，以及誰是內部審查員。
 
● 製定一份首選供應商的名單
 
這份名單將幫助你的團隊迅速從與企業建立了長期信任關係的供應商名單中挑選，並談判出最佳交易。
 
● 創建預算限額和支出組
 
這些預算限製通過自動執行采購準則幫助簡化流程。例如，如果一家企業每月有1000元的預算分配給辦公用品，財務團隊就知道他們要花多少錢購買必要的資源。
 
● 指定一個內部利益相關者來管理過程
 
有一個人監督這個過程有助於提高整個企業的采用率，並提供一個聯絡點來回答實施新程序時可能出現的問題。
 
● 利用技術
 
將采購管理係統整合到企業的采購訂單流程中，是使程序標準化和用自動化取代重複的簡單有效方法。
 
自動化控製采購訂單流程
 
采購訂單跟蹤可以通過使用專業軟件進行管理。如使用qmchashi SRM這樣的端到端采購管理軟件來管理和簡化你的采購訂單流程就是一個節省時間、金錢和壓力的簡單方法。
 
1-采購計劃自動生成采購訂單
 
qmchashi采購訂單可由采購人員手動添加，也可從采購計劃直接生成。從采購計劃生成采購訂單時，係統會將數據自動帶過來，無需進行二次錄入。
 
2-采購訂單費用分攤與付款安排
 
qmchashi SRM可根據預設的審批流對采購訂單進行分階段提交審批，它還支持將費用分攤到多種類型如合約、項目、內部機構，以及分攤的比例，財務人員就可據此將費用歸類；
 
此外，係統也可對采購訂單進行付款的安排，設置好日期、比例，采購人員就可以清楚地了解付款時間及付款金額。
 
3-采購訂單寄給供應商
 
當采購訂單通過審批後，qmchashi SRM支持以PDF形式打印出來寄給供應商。若對此供應商還有其他采購訂單，係統支持采購員合並給該供應商的其他采購訂單，一並寄出給供應商。
 
4-跟蹤采購訂單狀態
 
qmchashi SRM係統提供完整的審計跟蹤，因此用戶可以跟蹤每個采購訂單，更新其狀態，並與相關的利益相關者實時溝通變化。
 
5-分析采購訂單數據
 
qmchashi SRM為企業提供了采購過程的鳥瞰圖，能夠分析采購趨勢和供應商業績指標。
 
總的來說，qmchashi采購訂單支持從采購單的申請到收貨、退貨、入庫與付款的整個流程一體化的管理，實現采購流程規範化與自動化，大大提高采購效率，並與供應商建立更緊密、更多的合作關係。體驗更多采購訂單流程自動化的好處，聯係qmchashi申請免費試用吧。