為(wei) 什麽(me) 人力資源知識管理對企業(ye) 如此重要？

2023-04-03

從保險和福利信息到公司政策，再到入職等等，人力資源（HR）部門是企業一些最重要信息的保存者，也是員工最常需要獲取的信息。如果沒有正確的解決方案，傳播信息和回答問題可能會占用HR團隊大量的時間，把更重要的任務推到了待辦事項清單之外。
 
提供人力資源知識管理解決方案是一個很好的方式，通過使信息和答案變得簡單和容易讓員工自己找到，HR團隊可以重新獲得一些寶貴的時間。
 
什麽是人力資源知識管理？
 
人力資源知識管理是將所有的人力資源文件、政策、信息和知識集中起來，使企業中的任何人都能輕鬆地從任何地方訪問和更新這些重要信息。
 
這種中央存儲庫的關鍵是，它允許員工通過一個24/7的自助服務門戶快速訪問他們需要的人力資源信息。這減少了員工獲得過時或錯誤信息的機會，也減少了HR部門工作人員的工作量（他們不再需要反複回答同樣的問題）。

為什麽人力資源知識管理很重要？
 
雖然看起來信息分散並不是什麽大問題，但當信息分散到整個企業時，就會產生重大影響。最近一項關於工作場所知識和生產力的研究發現，60%的員工每周花五個小時或更多的時間來等待信息。由於人力資源部門是整個組織內員工重要信息的主要來源，人力資源知識管理是減少這種瓶頸的一個簡單方法。
 
在今天的商業世界裏，人力資源管理往往是為了快速找到重要問題的正確答案。人力資源知識管理解決方案是對這一日益增長的挑戰的一個簡單、有效、簡化的答案。
 
人力資源知識管理的4個主要例子
 
員工可以自己找到的易於獲取的最新信息可能足以激勵一些企業采用人力資源知識管理。但精明的企業可以從實施良好的解決方案中獲得額外好處。
 
1. 基於角色的訪問控製和可定製的權限
 
人力資源知識管理的一個主要好處是允許員工在沒有人力資源部門協助的情況下找到並訪問他們需要的信息。同時，也要注意訪問權限的問題。
 
實施基於角色的訪問控製和定製權限減少了員工收到錯誤信息的機會，並使這一過程自動進行，而不是由人力資源部門的員工反複追蹤正確的文件。
 
2. 改善新員工入職
 
將員工入職培訓轉移到人力資源知識管理平台，使HR部門可以根據需要輕鬆添加新信息和更新現有信息。它還為員工提供了一個簡單的方法，使他們能夠在任何時候訪問他們所需要的信息。
 
通過簡化新員工入職的人力資源部分，企業可以改善員工的體驗，減少入職時間，並盡量減少入職的低效率成本。
 
3. 標準化流程
 
人力資源知識管理平台可以作為真相的單一來源。如果每個人都能輕鬆獲得這些信息，就能降低出錯的幾率，減少溝通不暢，縮短獲得答案和信息的時間，並使信息收集的整個過程普遍標準化，使員工能夠快速前進並符合企業的期望。
 
當企業強製要求員工在詢問 HR 之前訪問知識管理係統以回答問題時，該過程就會在公司文化中根深蒂固，使 HR 的工作更容易一些。
 
4.更快做出明智的決定
 
輕鬆訪問基於數據的信息使 HR 團隊能夠以真正有利於企業的方式更準確地規劃未來的文檔和更新。它還可以幫助團隊主動解決潛在的問題區域，而不是處理已經發生的問題。
 
訪問“最後更新”日期將有助於人力資源團隊跟蹤哪些文件或政策可能需要審查以進行更新。查看諸如哪個部門訪問知識管理係統最多（或最少）以及哪些文件被查看最多等指標可以告訴人力資源團隊哪裏可能需要額外的培訓或說明。
 
合適的人力資源知識管理解決方案
 
成功的人力資源知識管理平台是高度複雜的解決方案。與其花費寶貴的時間和資源在內部構建基本門戶，不如與提供出色的 HR 知識管理平台的軟件供應商合作。
 
qmchashi HCM人力資本管理係統提供完整的平台幫助企業管理團隊學習和信息資本、結構化協調、規範流程和執行、以及 KPI 和承諾管理，滿足企業對人力資源自動化管理的使用需求。
 
該係統的知識管理功能允許存儲和檢索有關營銷和銷售活動、產品和項目管理、服務管理和人力資本管理等信息。這些信息經過整理，可以幫助新員工快速入職，幫助晉升員工快速適應新工作。

qmchashi HCM 提供的知識管理係統功能示例包括：
● 實現項目工作流
● 知識分類和查詢
● 研究及共享文件
● 實時反饋數據庫
 
利用好企業內所有的專業知識是最大化其潛力的好方法。人力資源知識管理幫助企業掌握人才管理的最佳實踐，將人力資源的運用與企業戰略緊密結合起來，幫助企業更好地實現目標。