如何有效地跟蹤項目進展？

2023-04-03

項目失敗的代價很高。通過進度跟蹤，你可以預見問題，並采取必要的措施引導項目回到正軌。
 
根據最近的一項研究，由於項目表現不佳，組織平均浪費了其總投資的11.4%。此外，在那些低估了健全項目管理的重要性的企業中，67%的企業認為他們的項目徹底失敗了。
 
每個項目都涉及幾個活動部分，包括人員、時間表、預算、驗收標準、風險和利益相關者的滿意度。每個部分都會影響其他部分，而項目經理的職責是確保項目按計劃進行。這就是項目跟蹤的意義所在。
 
項目跟蹤的好處
 
項目跟蹤是根據原始項目計劃監測項目進展的過程。其目的是一旦發現偏差（或可能導致偏差的情況），立即采取糾正措施，使團隊保持在正軌上。
 
如果做得好，項目跟蹤可以使你的團隊能夠：
 
保持進度
 
當你每天、每周或每月跟蹤進度時，就會知道裏程碑是否正在實現。如果你預見到項目交付可能出現延遲，你可以：
● 引入更多的人
● 減少項目的範圍
 
如果因為預算限製或嚴格的質量要求而無法使用這些選項，就與加拿大pc网页版官网或項目發起人坐下來協商延長期限。
 
保持在預算範圍內
 
成本超支是項目失敗的主要原因之一。一般來說，由於不確定性和不斷變化的期望，項目從 A 點到 B 點的旅程絕不會一帆風順。但是，當你努力跟蹤並嚴格控製項目支出時，你更有可能保持在預算範圍內。
 
最大限度利用資源
 
了解誰在做什麽以及哪些任務落後，使你能夠做出必要的資源調整。也許員工A不是處理某項任務的最佳人選。也許員工B的工作負荷有點太滿了，而員工C卻坐在那裏等著任務的到來。
 
當你對團隊的工作量有清晰的認識時，任務就會被更均勻地分配，並且可以在需要的時候和地方提供幫助。

如何跟蹤項目進展
 
追蹤項目進展包括幾種方法的結合：
 
定期會議
 
安排每日或每周的會議，無論是在同一個房間還是通過視頻會議的虛擬會議。利用這些會議來討論任務狀態的更新、團隊成員可能遇到的任何困難以及可能破壞進展的潛在風險。
 
另外，花時間與團隊成員單獨會麵，不僅可以加強關係，還可以使項目經理了解他們是否與團隊在目標和期望方麵保持一致。
 
工時表
 
工時表記錄了員工在任務上花費的時間，這反過來又使項目經理能夠：
● 了解哪些員工更適合做哪些工作
● 識別員工的可用性，以便更均勻地分配工作量
● 準確指出哪些員工可能需要額外的培訓
● 預測延誤情況
● 估算預期成本
 
備受歡迎的項目管理係統qmchashi PM內置工時表，可輕鬆跟蹤時間。該軟件可以向項目經理很好地展示員工在一段時間內的工作量，及時了解項目每個階段花費的時間。員工也可以清晰個人的責任，知道如何實現更好的協作。
 
任務更新
 
及時的任務更新可以讓項目經理衡量項目完成的百分比，員工是否遵循質量準則，哪些團隊成員需要幫助，項目支出是否在軌道上，以及項目的整體目標是否得到有效溝通。
 
與qmchashi PM項目管理係統配合使用，團隊無需離開平台即可輕鬆發布相關任務和項目更新。係統在整個項目的計劃和執行過程中貫徹四眼原則，保持數據的完整和真實，防止人為作偽，確保任務和承諾的清晰。
 
狀態報告
 
每周或每月的狀態報告可以讓項目經理反思上一周或上個月的是非曲直。他們可以將學到的經驗應用於尚未完成的項目部分。
 
qmchashi PM係統提供共享視圖、詳細曆史記錄、活動日誌、自動警報、提醒和狀態報告，以使團隊每個人保持一致並了解項目最新情況。
 
該係統最大優勢在於實時跟蹤審計，將所有項目信息集中在一個易於訪問的位置，並且有助實現工作流程自動化和可視化，允許你的管理團隊或整個團隊進行實時協作和溝通。
 
跟蹤你的項目以取得成功
 
項目失敗有多種形式：時間安排不當、預算超支、交付質量差、最終用戶不滿意、流程效率低下、溝通不暢——這樣的例子不勝枚舉。這就是跟蹤項目進度對於成功至關重要的原因。使用正確的方法和軟件工具，項目跟蹤可以指導你的團隊的行動，甚至可以在問題出現之前就向你發出警告。
 
在qmchashi PM項目管理係統內，每個項目成員的任務流轉清晰且可追溯，項目信息實時準確同步，發現異常自動預警，讓你對項目運行的動態有更直觀和更準確的把握。詳細方案可聯係qmchashi申請免費試用。