采購申請如何補充采購訂單流程的不足？

2023-03-23

企業打算在采購管理軟件上部署采購訂單 (PO) 流程的原因很容易理解。這樣做有很多好處，包括幫助他們實現可見性、加強問責製、改善預算控製和合規性、讓采購團隊及早參與采購活動，以及減少因依賴多種溝通渠道和孤立係統而產生的摩擦。
 
然而，當企業嚐試啟動采購訂單流程而不處理采購請求（或申請）時，其中許多好處會被最小化，或者根本不會發生。

為什麽需要采用采購訂單流程與采購申請？
 
在你的采購訂單（PO）流程中，你可能已經遇到了以下部分或全部問題：
● 采購訂單隻是一個 "橡皮圖章"，因為請求者通過電子郵件或即時信息來管理實際的批準過程。
 
● 事情的順序被顛倒了，因為打開一個采購訂單需要讓供應商入職，但供應商需要在適當的審批流程中的需求被批準後加入。
 
● 錯誤經常發生，因為在采購管理軟件上打開PO往往是一項技術任務，出錯的可能性很大。

為了緩解這些問題，許多企業在采用采購訂單程序的同時，還采用了請購流程。結果，他們實現了：
● 涉及所有利益相關者的集中式協作，沒有孤立的電子郵件和電子表格。
● 對請求者和批準者的透明度，包括那些無權訪問係統的人。
● 在流程中的正確時間進行更明智的采購和供應商選擇，並幫助削減成本。
● 通過將非財務人員排除在係統之外，減少風險和錯誤。
 
采購申請如何補充采購訂單流程
 
采購申請流程不應與整個采購或采購流程相混淆。采購申請是指為請求和獲得采購批準而啟動的事件。采購申請獲得批準後發生的事情可以稱采購訂單流程，或從開始到結束的采購過程。
 
當把批準流程轉移到申請階段時，批準申請單的結果是生成一個采購訂單。對許多企業來說，這意味著不需要額外的采購訂單審批程序，將采購訂單處理留給財務和采購負責人。
 
在優化采購申請時，重要的是確保申請者可以在提交采購申請的同時提交新的供應商申請，因為這些申請是相輔相成的。這減輕了申請者經常遇到的挫折，因為這些過程通常在不同的係統上進行，而他們對這些係統的訪問可能是有限製的甚至無法訪問。
 
qmchashi SRM係統完善了采購流程
 
當今市場上有許多可以補充采購訂單流程的係統。端到端的qmchashi SRM采購管理係統通過全流程電子化，對采購每個環節進行嚴密的跟蹤與管理，有效提高采購流程效率。
 
以下是使用qmchashi SRM采購申請可以補充采購訂單流程的一些方式：
 
1. 精簡采購
 
采購申請在發起采購請求時向采購團隊提供必要的信息。這些信息可以確保請求符合企業的目標、規格和預算。因此，采購訂單可以在最小的改動下快速發布，節省時間和精力。
 
2. 更好的溝通和可見性
 
采購申請使各部門、采購團隊和財務之間的溝通和可視性成為可能。當創建一個采購申請時，申請者必須指定重要性、交付日期和其他重要細節。這些信息通常會被財務團隊看到，這樣他們就可以監控必要的開支，確保部門不會超支。在qmchashi SRM，集中采購數據庫與富有洞察力的儀表板和基於規則的工作流程相結合，可以控製采購支出並立即突顯任何預算外的支出。
 
3. 增強準確性
 
qmchashi 采購申請可用於任何部門向采購部門提出采購申請。請購單有助於確保所有的采購都符合企業的要求，使請購過程正規化。它們作為一種檢查和平衡機製，核實所有材料或服務的要求都是合法的，並符合企業政策。
 
4. 改善庫存管理
 
采購申請有助於減少企業貨物缺貨或庫存過剩的可能性。通過啟動采購申請，各部門可以在庫存不足或價格變化時與采購團隊更好地溝通。
 
qmchashi SRM支持用戶申請部分使用或者全部使用現有庫存物料。用戶可查看物料的庫存信息，提交所需物料的庫存申請。若現有庫存數量不能滿足所需數量，用戶可以直接點擊 “生成采購訂單“ 命令，係統會自動生成一張所缺物料數量的采購訂單，非常簡單快捷。
 
總之，qmchashi SRM的采購申請可以在許多方麵對采購訂單流程進行補充，從而實現更好的溝通、效率、庫存控製和成本節約。集成這兩個過程可以支持更好的采購策略，更好的供應商管理，以及更容易的審計。詳細方案可聯係qmchashi申請免費試用。