招標采購：提案請求（RFP）的流程步驟

2023-03-02

在企業招標采購活動中，RFP代表提案請求，是一份正式的問卷式的文件，由有意購買產品或服務的組織發給潛在供應商。RFP以標準化和有組織的格式收集供應商的數據，以便更快、更容易地進行比較。
 
由於RFP的詳細和徹底性，它可以被用來更有把握地選擇最佳供應商以建立長期合作關係。這種全麵的采購方法也被稱為戰略采購。因此，RFP在幫助企業實現其目標方麵發揮了關鍵作用。下麵來看看一份RFP提案請求的流程是怎樣的。

1、創建RFP
 
這個過程的第一步是製定RFP。它包括規劃、利益相關者訪談、研究和寫作。也許這是整個過程中最重要（也是最困難）的部分，你在這一步投入的時間在整個項目的其他部分都會得到回報。當你製定RFP時，請記住，你現在考慮得越周全，以後你的供應商的響應就越好。
 
利用從利益相關者那裏收集的信息，開始整合你的 RFP。使用章節來組織你的RFP，使其便於供應商瀏覽。
 
● 項目概述 - 你需要什麽網絡服務？
● 公司背景 - 你的企業是做什麽的？
● 項目目標 - 你想通過購買完成什麽？
● 要求和範圍 - 哪些元素是項目必須具備的？有什麽要求值得擁有？有什麽超出範圍？
● 預算 - 你的項目預算是多少？
● RFP時間表 - 你的提案截止日期是什麽時候？
● 提交要求 - 建議書應如何交付，應多長？
● 評價標準 - 項目的哪些部分是最優先的？
● RFP問題 - 什麽信息和數據將幫助你做出決定？
 
2、執行RFP
 
RFP流程的第二步包括選擇供應商、發布你的提案請求、回答問題、等待提案並在截止日期臨近時進行跟蹤。
 
選擇供應商：利用你的市場調查來選擇一個大約有6家供應商的簡短名單，以邀請他們加入你的 RFP。
 
發布RFP：你可能會使用電子郵件將 RFP 邀請發送給供應商，或者使用RFP管理軟件，在係統中就能發送所有邀請。RFP 工具可改善協作，並將發布 RFP 所需的時間縮短一半。
 
響應問題：供應商在閱讀你的 RFP後，通常會提出後續問題。當收到這些問題時，把它們收集起來。回答列表中的每個問題並將其發回給所有供應商。這確保所有參與者都擁有相同的信息。
 
發送最後提醒：理想情況下，你在截止日期前收到很多提案。如果沒有，向尚未回複的供應商發送快速而溫和的截止日期提醒是有幫助的。附上RFP並提醒他們最終決定的預計日期也很有幫助。
 
3、評估RFP
 
RFP流程的最後一步是審查供應商的提案，對其進行比較，並選擇一個贏家。讓利益相關者參與這一過程，提供他們的觀點和專業知識是至關重要的。
 
在開始評估前，收集供應商提案以審查它們是否符合提交和最低要求。當把選擇範圍縮小到隻有合格的供應商時，可以對提案進行評分了。
 
在對每個建議進行評分後，並排比較供應商以縮小範圍。如果你使用電子表格，可能會發現創建單頁比較（稱為供應商比較矩陣）有助於查看每個供應商的部分分數和總分。如果你使用RFP 工具，它會自動為你完成。
 
對每個供應商必須提供的產品有透徹的了解，並且知道哪一個最適合你的需求。在繼續之前，許多采購經理會尋求執行利益相關者的最終批準。
 
使用RFP 執行摘要通常可以更快、更輕鬆地確保簽核。事實上，RFP 執行摘要提供了項目、RFP 過程和結果的概述，因此即使是不熟悉背景的人也可以對決策充滿信心。
 
4、RFP之後
 
任何RFP的目標都是選擇最好的供應商並與之合作。因此，從技術上講，當你簽署合同時，你已經實現了這個目標。然而，在RFP流程結束時，你仍然應該做幾件事來結束它。
 
● 通知不成功的供應商
● 提供RFP匯報
● 安排供應商績效評估
● 收集數據並存檔你的文件
 
RFP流程管理工具
 
以上流程步驟可能看起來有點繁雜，但使用qmchashi SRM電子招標軟件可以輕鬆幫你應對。你的RFP提案請求可以通過qmchashi在線發布，利用公共服務來展示招標信息，以便供應商查看並投標，提供相應的產品和服務。
 
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● 實現電子招標流程自動化
● 獲得完整的審計追蹤和流程情報
● 降低成本並開展可持續的環保招標
● 減少采購時間
 
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