采購過程中，采購訂單與(yu) 采購協議該何時使用？

2023-01-31

當為企業采購貨物時，應該使用采購訂單還是采購協議？為了確定這一點，需要先了解兩者的區別。
 
合同基礎知識
 
采購訂單和采購協議都是采購商品時使用的法律文件。要理解采購訂單和采購協議，首先需要對合同的創建過程有一個基本的了解。
 
當買方提出采購貨物的要約，而賣方接受該要約時，合同就形成了。賣方必須按照要約中的條款接受該要約。如果賣方改變任何條款，則不是接受。相反，擬議的條款變更使其成為賣方的還價，然後買方必須接受才能簽訂合同。
 
當然，合同法要比這個例子所解釋的複雜得多。但是，這種合同法的簡化足以解釋采購訂單和采購協議之間的區別。這兩種文件的主要區別在於它們如何以及何時成為具有約束力的合同。

采購訂單
 
采購訂單（PO）是購買貨物的要約。它由潛在的買方創建並發送給潛在的賣方。在發送PO時，它不是一份合同。采購訂單成為合同有兩種方式：
● 一種方式是賣方通過簽署 PO 或以其他方式以書麵形式表示接受來接受采購訂單的條款。
● 另一種方式是由賣方提供所訂購的貨物。
 
采購訂單至少包含買賣雙方的名稱、對所訂購貨物的描述，以及應支付的價格。它還可能包括各種其他條款，這可以使它像采購協議一樣詳細。傳統上，采購訂單的溝通是通過郵件或傳真完成的，但現在經常在網上進行。這種電子傳輸可以通過電子郵件或在賣方的網站上進行。
 
采購協議
 
采購協議是一份由買方和賣方共同簽署的法律文件。一旦雙方簽字，它就是一份具有法律約束力的合同。賣方隻能通過簽署該文件來接受報價，而不是僅僅提供貨物。
 
采購訂單是在雙方達成協議之前創建的：買方將PO發送給賣方，然後賣方可以選擇是否接受。有了采購協議，雙方事先就達成了協議，而采購協議是該協議的書麵表達。
 
采購協議將包含PO中的所有信息，但通常是一份較長的文件，包含更多額外的細節。
 
何時使用采購訂單和何時使用采購協議
 
關於何時必須使用任何一種類型的文檔，並沒有相關規定。是否使用采購訂單或采購協議將取決於采購的性質或行業的慣例。例如，房地產交易是以采購協議進行的，而不是PO。此外，如果涉及政府合同，政府機構的規則或政策可能決定了要使用的文件類型。
 
如果在一段時間內重複采購或交付，可以混合使用各種文件。有時會同時使用這兩種文件，采購協議說明協議的綜合條款，采購訂單用於根據需要請求交貨。
 
其他時候，使用 "一攬子 "采購訂單說明完整的條款，而其他文件則由買方用來安排特定的交付。這種為買方提供持續需求的安排有時是由產品供應協議製定的。
 
當采購相對簡單，或將重複采購同一類型的貨物時，更經常使用采購訂單。例如，購買辦公用品、筆記本電腦或其他定期使用的物品，通常會用采購單來完成。
 
當交易比較複雜，或者貨物比較昂貴時，一般會使用采購協議。例如，購買一台價值50萬元的機器，需要賣方進行安裝並提供支持服務時，更有可能使用采購協議。然而，這兩種類型的文件在使用時並沒有明確的界限。
 
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