如何評估PMO （項目管理辦公室）的實施效果？

2023-01-09

使用有效的組織戰略、方法和技術，可以成功啟動並製度化企業範圍的PMO (項目管理辦公室)。
 
一個企業範圍內的PMO可以使用成熟的技術啟動。 但你應該開發和使用適當的評估工具，以確定你的PMO實施的項目管理過程的有效性。這些工具可以包括正式的管理評估、項目調查和項目審查，並得到有效的項目績效趨勢和分析的支持。
 
製定和報告指標
 
最常用的項目管理指標是那些來自EVMS（掙值管理係統）的指標，包括每月、每季度和每年報告每個單獨項目的成本績效、進度績效、完成時的估計值和完成時的差異，以及最後提供每個業務部門和整個企業的總體績效的匯總表。EVMS報告可以在企業儀表板上提供，由業務單位管理層、執行管理層、董事會，以及在某些情況下由加拿大pc网页版官网訪問。
 
此外，管理評估、項目調查和項目審查的指標也可以被開發出來，以記錄和跟蹤評估和調查過程中發現的問題、改進的機會和最佳做法。這類指標數據可以用來識別和糾正那些可能以不理想的速度反複出現的係統性問題。
 
驗證和維護PMO的增值建議
 
通過建立代表有效執行PMO流程和程序的績效標準來驗證PMO計劃和服務的充分性。PMO應定義響應程序要求的衡量標準，並可用於衡量、跟蹤和監測實施效果。
 
實施效果的驗證
 
管理評估。執行管理評估，利用PMO主題專業知識，遵循公認的質量保證原則，以計劃、確保和控製企業的項目管理過程和程序的合規性。
 
監督。對表現出績效挑戰、低於行政管理部門規定的可接受的EVMS績效閾值、或遇到異常情況的項目進行監督。
 
項目審查。按照製定的標準與 PMO 的項目管理主題專家團隊進行項目審查，他們具有廣泛的項目管理背景，並了解程序中定義的全企業範圍的項目管理過程和方法。項目評審小組可以由一名從被評審項目所在的業務部門挑選出來的項目管理主題專家來補充，該專家了解該業務部門的項目組合，不直接參與項目，並且也持有項目管理證書。
 
獨立評估。取證審查和根本原因分析。利用外部項目管理專家進行取證審查和/或根本原因分析，並對遇到導致加拿大pc网页版官网不滿且需要更高獨立性的項目進行根本原因分析支持加拿大pc网页版官网和執行管理的關注。
 
PMO實施為企業帶來價值
 
通過遵循這些技術，企業範圍的PMO將能夠獲得強大的執行管理支持，這對於 PMO 的成功至關重要，並與更大組織的業務戰略和目標保持一致。
 
成功的PMO有助於企業：
▪ 整體了解今天的投資和未來的計劃
▪ 確保準備好替代計劃，應對可能發生的事項
▪ 做正確的事，提高項目質量和效率，同時控製在預算之內
▪ 清楚了解員工利用率和實際能力，確保他們在做真正重要的工作
▪ 總是關注首要任務，大幅減少失敗項目的數量
 
充分利用qmchashi PMO軟件等現代技術，企業可以快速建立PMO，並為關鍵決策者提供及時、準確和相關的信息。

1-優先級管理
 
qmchashi PMO幫助你對製定的計劃進行可行性分析，以更科學合理地確定項目請求的優先次序。

新項目請求通過審批成為正式項目後，係統的投資關注功能也可幫忙持續監控項目實況，包括計劃時間表與實際進展對比分析。
 
2-實時協作
 
qmchashi PMO強大之處在於其數據的靈活性、準確性與實時性，能幫助項目和項目群盡量地減少誤解，提高團隊合作效率。
 
係統包含單個項目管理所需的功能，並且所有單個項目的信息會實時自動地聚合到 PMO 層，相關人員隨時可了解到最新信息。。
 
因此，團隊能夠專注於自己的特定項目，而不會產生太多幹擾。此外，團隊負責人很容易為多個項目和任務做出貢獻並進行監督。
 
3-成本和預算
 
qmchashi PMO自動檢查預算與實際的偏差並支持重新製定預算，實時跟蹤和匯總實際的收入和成本。
 
完成項目後，係統還可以創建詳細的支出報告。你可以使用qmchashi PMO跟蹤每筆支出，並最終確定其回報，以在將來做出更好的業務決策。
 
4-風險管理
 
qmchashi PMO軟件能自動檢測項目各種係統性風險及其影響，包括項目計劃，成本，資源以及質量的風險，並且能根據現有影響自動推測最終的影響。
 
項目人員可清楚地知道若不及時恰當地管理這些風險的嚴重性。

如本文所述，由PMO充當卓越中心，將支持項目經理實施實現成功項目所需的流程和方法。以上討論的qmchashi PMO軟件示例將提供流程和工具，以成功管理整個企業組合中的項目。