電子采購訂單與(yu) 手動采購訂單有什麽(me) 區別？

2022-11-29

企業采購中，采購訂單管理概述了從買方到賣方的所有業務要求，包含有關質量、時間範圍、商定價格等詳細信息。
 
電子采購訂單與手動采購訂單
 
電子采購訂單是傳統的手動采購訂單的電子版本，兩者有何不同？讓我們來看看。

1.時間
 
由於涉及到人工數據輸入，手動采購訂單處理需要占用大量時間。而在電子采購訂單的情況下，一切都使用自動工作流程和基於規則的檢查來完成。與手動采購訂單相比，這節省了大量的時間。
 
2.成本
 
由於額外的存儲成本、需要員工付出的更多工作量以及會出現更高的錯誤率，手動采購訂單處理的成本比電子采購訂單高。
 
3.準確性
 
由於手動數據輸入，手動采購訂單處理是一個容易出錯的過程。在電子采購訂單的情況下，它是自動完成的，確保數據的準確性 。
 
4.進度跟蹤
 
手動采購訂單需要利益相關者的持續跟進，而在電子采購訂單的情況下，你可以通過工作流程自動化來自動化後續流程。
 
5.供應商關係
 
借助電子采購訂單，你可以通過按時付款、實時通知、減少周轉時間和按時審批來加強供應商關係。在手動采購訂單流程的情況下，由於人工幹預，供應商的審批和付款則需要一定的時間。
 
6.可見性
 
通過電子采購訂單，你可以實時了解付款狀態。而當你使用手動支付流程時，溝通較少，透明度較低。
 
7.文檔儲存
 
電子采購訂單是一份用於向供應商索取貨物或服務的電子文檔。而紙質采購訂單是用於向供應商索取貨物或服務的實物文檔。
 
8.觸達性
 
手動采購訂單存儲在櫃子裏，不是每個員工都能接觸到它們。而電子采購訂單的每個文檔和信息都存儲在雲端，員工可以遠程訪問。
 
9.合規性
 
在手動環境下，將每一次更改都記錄在紙質日誌中很困難，這會導致高錯誤率和欺詐。而在電子采購訂單的情況下，軟件會自動維護日誌。
 
實施有效的采購訂單管理：數字化、自動化、集成
 
通過上述與手動采購訂單的對比，不難看出電子采購訂單管理比傳統的手動流程更高效。借助新一代先進的電子采購係統，比如qmchashi SRM采購管理係統，企業可以跟蹤采購訂單、監控庫存水平並以電子方式發送采購請求。這有助於提高準確性和效率，同時降低成本。
 
● 創建和跟蹤采購訂單
 
qmchashi允許你手動創建采購訂單或根據你的采購計劃自動生成采購訂單。在qmchashi采購訂單管理係統，每個采購訂單的信息始終是最新的，采購訂單狀態更新的即時通知使跟蹤進度變得容易，並允許減少不必要的查詢。
 
● 創建自定義審批流
 
根據你的組織架構和采購類型，qmchashi 會自動將預設的審核與審批流程與你的采購訂單綁定，給采購訂單提供電子簽名和/或電子蓋章。
 
● 通過集成建立協同效應
 
高效的采購訂單管理工具應該補充企業當前的會計係統。qmchashi SRM可與財務係統集成，從發送采購申請、派發采購訂單到審批發票，采購與核算同步進行。係統幫助你將供應商提供的發票與采購訂單的付款安排和驗收狀態進行匹配。
 
● 優化供應商管理
 
企業可通過qmchashi采購訂單管理係統設置供應商信息庫並允許他們立即獲得采購訂單、直接在係統中溝通、當場創建發票等，以減少電子郵件、電話等造成的溝通不暢。係統也允許你根據供應商完成訂單的能力來評估其績效。
 
結論
 
采購訂單管理是任何成功企業的重要組成部分，尤其是對於那些渴望成長的企業而言。實施電子采購訂單管理不僅可以自動化地處理采購訂單，還為管理人員和參與采購流程的每個人提供最新的進度概覽，最大限度地減少錯誤，使整個流程具有時間效率，並確保每筆付款都是合理的。