要把項目問題管理好，項目經理需要這8個(ge) 步驟！

2022-11-25

項目問題時有發生，想讓項目獲得成功，項目經理需要有一個計劃來快速有效地應對任何出現的問題。這是最佳實踐問題管理過程的一部分，更是良好項目管理的核心本質。

項目問題的四種類型
 
任何事情都可能成為項目過程中影響項目計劃的問題。項目中的問題管理從定義活動和業務規則的計劃開始，以管理和控製項目期間出現的問題。
 
項目問題管理的第一件事是識別問題，有以下四類：
 
● 重大問題：可能阻礙項目進展或順利完成的問題，需要立即關注。
● 機會：並非所有問題都是壞事，有些問題可以提供無法預料的機會。
● 關注：不是重大問題，但是需要保持關注，因為它可能發展成需要關注的事情。
● 趨勢：另一個可能成為關注點或重大問題的趨勢發展的問題。
 
這些問題的一些例子是供應商的員工問題、技術故障、材料短缺或延誤以及超級成功的促銷。
 
項目問題管理的8個步驟
 
管理項目問題需要一個過程和計劃來實施策略。以下8個步驟將幫助項目經理建立一個框架來控製項目中出現的問題。
 
1. 創建協作文檔並登記
 
開始的唯一方法是確定問題，並將其收集在一份文檔中，這樣項目經理就可以開始回應並跟蹤解決這些問題的進展。理想情況是在線創建一個協作文檔。以同樣的方式，項目經理可以管理風險或變化，通過在日誌或登記冊中跟蹤它們來管理問題。如果沒有一個流程或工具來報告問題，它就會在項目的混亂中丟失。同時，項目經理需要報告問題並通知其他人，以便其他人能夠確認問題是否仍然存在。
 
2. 及時溝通報告給相關人
 
如果項目經理允許報告滯後，那麽將失去在問題變得太大、無法解決或需要更多資源以致成為項目破壞者之前解決問題的機會。溝通是關鍵的，必須開放渠道，以盡可能快地將信息傳遞給解決問題的人。及時報告後，最好及時解決。
 
3. 記錄問題並以日誌存檔
 
確保人們知道誰可以記錄問題，並且他們會這樣做。如果沒有人記錄問題，那麽問題就有可能漏掉。你要保持問題過程的詳細記錄，即使是一些微不足道的細節，但可能是解決問題的關鍵。另外，日誌還提供了供將來使用的存檔工具。
 
4. 指派行動，明確責任
 
問責製是問題管理的關鍵。在行動旁邊寫上名字，這樣就有了明確的責任界定。隻有明確了所有權，有了負責識別、跟蹤和關閉該問題的人，問題才能得到解決。項目經理需要有專人負責與該問題相關的所有工作，並且在問題關閉前不離開。
 
5.監控問題解決的進度
 
要知道人們是否對他們的行動項目采取了後續行動，需要定期驗證問題的狀態。問題的狀態是判斷問題是否解決的關鍵。如果問題已經解決，但資源仍然在不必要地工作，那麽這就是另一個問題。因此必須經常通知大家，讓每個人都知道這個問題的狀態，防止將不需要的資源分配給問題，從而以最大的效率工作。
 
6.評估解決行動對項目的影響
 
界定升級規模，並確保所采取的行動得到衡量。但要適當地升級。不要把項目經理所有的資源投入到需求量小的地方，也不要製造任何不必要的障礙來阻礙項目快速恢複。
 
7.反複檢查確定問題是否解決
 
確保問題經過反複檢查後才被標記為“解決”。雖然問題有一個所有者，但必須有一個人在管理這個過程，這樣他們才能檢查工作並確保它與企業的整體項目和戰略目標保持一致。
 
8.成功解決問題後關閉問題
 
問題管理的最後一步：關閉問題，即將已解決的問題從列表中移出。隻有當所有問題都解決了，問題才能被關閉。
 
幫助問題管理的項目管理軟件
 
如果沒有項目管理軟件來實時連接團隊並幫助管理人員在努力解決這些問題時跟蹤這些問題，問題管理就很困難。
 
qmchashi PM是一種多功能協作和項目管理軟件，兼作問題管理工具。從幫助項目經理簡化工作流程和流程，到促進團隊協作和提高效率，以及管理出現的任何問題，qmchashi PM為項目經理提供多種好處。
 
● 隨時了解所有活動、項目、更新和更改
● 確保你始終知道誰在處理什麽任務、任務的當前狀態以及應該何時完成
● 把問題鏈接到相關的風險，變更需求和行動
● 提供問題地圖以幫助項目人員層層深入了解問題的來龍去脈
● 提供問題上報機製，所有上報的問題都會紅色高亮，負責人必須及時確認並處理
● 下一層活動提出的問題會自動匯總到上一層活動和項目層
● 使用評論和通知與你的團隊快速輕鬆地溝通，讓每個人始終了解問題狀態。
 
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