企業(ye) 電子文檔管理係統哪個(ge) 好？怎麽(me) 選？

2022-11-03

選擇一款企業電子文檔管理係統（EDMS）時應該關注什麽？ 這完全取決於你需要實現的控製、協作和靈活性水平。

然而，有兩個關鍵的電子文檔管理係統功能是你應該要關注的。
 
● 簡單配置的工作流程
 
你可以更輕鬆地進行協作（甚至是遠程協作），並確保你的整個團隊，無論他們身在何處，都是在正確的文件和正確的版本上工作。一個好的電子文檔管理係統會有審批程序和修訂控製，以簡化工作流程，確保你的團隊的生產力。
 
● 直觀的文檔版本控製
 
一個文檔的所有修訂和草稿都應該被準確地捕獲和管理。你應該能夠在不同的設備上使用自動文件版本控製和審計。整個團隊必須能夠獲得最新的、準確的信息，因為這將確保你的文檔是安全的並保持數據的完整性。

為了幫助你選擇適合的電子文檔管理係統，有幾個問題需要確定。
 
1.本地部署還是基於雲？
 
第三方文檔管理解決方案可以為你提供高度安全、可配置和複雜的DMS功能，同時讓你擺脫規範和開發方麵的麻煩。但是，應該選擇本地部署還是基於雲的SaaS解決方案？
 
本地部署解決方案要求你使用自己的服務器和存儲，這意味著你仍然需要進行自己的維護。但是，你也許可以更加確信所有數據都在你的控製範圍內。
 
基於雲的解決方案通常更加敏捷和靈活。但如果你使用一個基於雲的解決方案，它是如何設置的？你是否得到了像虛擬私人服務器這樣的專用服務，還是共享資源？文件在傳輸過程中是否被加密？數據中心的安全、備份和冗餘情況如何？
 
無論選擇什麽解決方案，確保它有能力實現最高級別的數據安全。
 
2.你需要文件管理還是文件控製？
 
這是一個重要的區別，也是你可能需要你的DMS實現的核心。好的文件管理是關於存儲、定位、更新、跟蹤和共享文件的便利性和靈活性。而好的文件控製是關於建立訪問等級、安全、審計能力、版本管理、審查、批準和發布協議。
 
3.你需要EDMS是可擴展的嗎？
 
這些考慮應包括的不僅僅是擴大存儲空間或以合理成本增加內存的能力。這是關於能夠在正確的時間用正確的工具為你的企業應對更複雜的文件處理要求。
 
在企業成立之初，你可能隻需要一個安全的、可搜索的存儲庫和協作空間，讓你的團隊開始集體討論想法。但當這些想法變成真正的商業計劃、機會和最後期限時，你可能需要電子文檔管理係統更多地作為一個質量管理係統來運作。這可能需要更複雜的文件控製和 "階段門控 "工具，或按照嚴格的規範製作可審計的 "技術文件 "的能力。
 
選擇一個能夠隨著你的需求的複雜性而增長的電子文檔管理係統，可以防止你在早期被為更大、更成熟的公司設計的文件要求所困擾。
 
企業電子文檔管理係統哪個好？
 
從紙質文檔到EDMS的過渡不僅是數字化流行趨勢，也是提高業務效率的強有力工具。
 
qmchashi為用戶提供強大的電子文檔管理係統，其將創建數字文檔，自動存檔，並提供高水平的安全性以滿足法規要求，支持本地部署和雲端部署，完全可以簡化你的辦公流程。
 
擴大可訪問性：為員工提供遠程訪問是 qmchashi EDMS 主要的基礎功能。由於大部分信息存儲在雲中，因此用戶可以隨時隨地訪問。
 
方便編輯和版本控製：當多個員工可以同時處理同一個文檔時，編輯和版本控製等功能是必須的。qmchashi EDMS 其中一個優勢是能夠跟蹤特定員工的更改。它還支持存儲多個文檔版本，以防你需要訪問原始文檔。
 
權限授予和門控：使用 qmchashi EDMS，你可以輕鬆為單個文檔以及滿足特定條件的文檔設置權限。這意味著允許某些團隊對給定文檔進行更改，有些團隊隻能查看，有些團隊根本無法訪問。
 
自動提醒： 對於必須密切關注項目或活動如果文檔發生了更改， qmchashi EDMS 提醒功能會通知所列人員。對於必須密切關注項目或活動進展的經理來說，它是個不可或缺的助手。
 
安全性和保護級別：信息竊取會嚴重損害你的業務。 qmchashi EDMS 提供與電子銀行相同級別的安全性，從而保護公司的文件信息。
 
此外，你還可以從qmchashi電子文檔管理係統中獲得以下額外好處：
 
● 可用性 —— 你可以獲得正常運行時間 99.99% 的解決方案。
● 災難恢複 —— 你可以獲得容災環境和容災服務。
● 性能 —— 你可以獲得有保證的存儲空間和帶寬。

結論
 
電子文檔管理係統提供了一種有效的方式來組織你的業務並為你的企業提供秩序。無論你選擇哪種類型的文檔管理係統，都可以立即看到其優於手動管理文檔的優勢。qmchashi提供全麵的文檔管理解決方案，幫助企業簡化業務並降低運營成本。立即聯係我們申請免費試用吧。