使用電子采購係統最常見的4個(ge) 問題

2022-10-31

當投資了電子采購係統，企業麵臨的最常見的問題之一是如何充分利用它的潛力。根據企業目前對電子采購係統的使用情況，本文總結出4個最常見問題並提出建議，以幫助企業獲得更多的收益。

1. 將你的數據托付給雲端

一些企業用戶仍然習慣在獨立的網絡位置上管理他們的一些供應商信息、相關的供應商文件和合同，而不是使用他們的電子采購軟件為他們收集和存儲在雲端。

在本地記錄供應商信息也意味著關於供應商的資料很容易被誤放或沒有以一致的方式記錄，因此，當你向以前打過交道的供應商招標時，他們可能重複一些你應該已經知道的信息。

在實施一個新的電子采購軟件時，必須正確設置你的供應商注冊表（SRF）。有了這些信息的安全存儲，尋找這些供應商將變得更容易，並能幫助你和你的供應商節省時間。它還為你提供了一個現成的供應商信息儲存庫。

2. 不要害怕電子競價

很多時候，企業不情願使用電子競價是因為其對供應商關係的影響。他們認為，在不同的供應商之間打價格戰時，可能會看到一些供應商感到他們的產品質量或提供的服務被低估，從而使目前的關係緊張。

然而，這並不是現實。供應商已經認識到，他們需要有競爭力的價格來贏得業務。他們還意識到，雖然買家使用電子競價來降低價格，但他們的決定不會隻取決於誰是最便宜的。電子競價還可以加快決策過程，通過縮短授予支出的時間，所有供應商都可以受益。

引入電子競價的最佳方式是從非關鍵業務項目開始，讓利益相關者有機會真正了解電子競價是如何運作的，以及它們有多大的效力，並了解該係統如何在更多支出類別中使用和調整。一旦形成了堅實的理解，你就可以開始應用電子競價來推動供應鏈中的進一步節約。在最好的采購功能中，電子競價和電子投標都有其用武之地。

3. 創建一個時間表

關於對未來將進行哪些電子采購或招標以及如何管理這些活動方麵，很多企業缺乏明確規劃。這通常會創導致一個更被動的環境，幾乎不會告知員工準備使用該電子采購係統。

如果提交一個截止日期較短的項目，采購人員可能會默認使用熟悉的舊流程並避免使用該係統，以確保他們達到目標和截止日期。當處於這樣一個被動的循環中時，它會減少不同用戶的接觸量，並使不熟悉的情況長期存在。

解決方案是創建一個采購活動渠道，結合進修培訓，甚至一些實踐運行，讓團隊中的每個人都更有準備，更有信心。實際上，許多采購活動是在被動的、臨時的基礎上與采購部門一起進行的，但通過從企業中收集盡可能多的預先通知並創建一個時間表，詳細說明責任和時間表仍然是明智的做法。簡而言之，確保舊的習慣被改變，你會看到更多的活動通過係統進行。

4. 讓自動化幫助你

最後一個常見的電子采購問題是，一些用戶仍然在手動評估他們的所有采購活動，而不是使用電子采購中的評估功能。試著為你的一份投標書設置自動評估，看看它如何幫助節省時間和消除人為錯誤的可能性。

可以嚐試的最佳投標是那些要求大量量化信息的投標。你可以設置規則，讓每一個投標響應都使用一個評分機製，確保評價的一致性，提高過程的透明度。這也釋放了從事招標工作的人的時間，使他們能夠做出更明智的決定。

如何更好使用電子采購係統

如果沒有正確使用電子采購係統，采購團隊中的采購專業人員可能無法確定正式投標、采購申請、預算審批、庫存水平、當前合同和采購訂單發布中的意外情況。

備受好評且值得信賴的qmchashi SRM采購係統不但簡化了采購和招標流程，減少了人為錯誤，優化了治理，還提高了從采購到合同管理的透明度。

qmchashi SRM靈活、可擴展且用戶友好的自動化采購解決方案可以集中和簡化供應商管理、合同生命周期管理、采購訂單、電子投標、搜索和報告等。總體而言，qmchashi係統可以在控製你的企業在商品和服務上的支出方麵發揮重要作用：
● 確保你隻進行必要的購買
● 確保你以合理的價格購買商品和服務
● 更好的商品和服務預算

通過充分使用電子采購係統和培訓采購團隊，你可以確保你的業務能夠持續、精簡和成功，即使在麵臨意外的情況下也是如此。這就是優化采購過程的真正價值所在。詳細方案可聯係我們獲取免費試用。