采購產(chan) 品和服務的7個(ge) 有效步驟

2022-10-21

在商業中，企業采購通常從識別需求開始，並創建指定所有需求規格的采購訂單。當已經有批準的需求供應商時，采購訂單將轉發給相關采購或財務團隊進行采購審批。如果它被拒絕，你會收到一則解釋原因的信息。采購訂單在獲得批準後將轉換為采購申請。

采購團隊針對沒有預先批準的供應商或供應商的采購發出大量 RFQ（報價請求），指定采購訂單中提供的參數。檢查獲得的報價，並選擇合適的供應商。之後，采購團隊與選定的供應商協商有利的交易並發出采購訂單。

當收到購買的產品時，對供應商的發票進行三向匹配驗證。采購訂單、供應商發票和產品實際交付的比較和驗證稱為三向匹配。

此階段驗證企業是否向指定供應商下訂單，以及供應商是否已根據采購訂單交付產品並開具發票。然後比較產品的收據，以驗證訂單是否按要求收到並開具發票。三方驗證完成後，授權供應商的發票並向供應商發送付款。財務部門負責這筆錢的核算。

以下是采購產品和服務的7個有效步驟：

步驟1：確定所有業務部門對產品和服務的需求。

當企業的任何一個業務部門需要從外部供應商那裏獲得產品或服務時，采購周期就開始了。因此，采購流程的第一階段是確定和整合企業內各業務部門的需求。這使你能夠了解支出領域和類別，利用支出分析來尋找減少成本的機會。

步驟2：列出潛在供應商並進行分析。

在確定業務部門的要求之後，下一步是製定可能提供產品/服務的潛在供應商名單。在這過程使用基本的在線搜索或更正式的措施，如RFP、RFQ和RFI。

這一步主要目的是評估潛在供應商。定價、服務質量、行業聲譽和認可、保修和擔保條款以及加拿大pc网页版官网服務是一些評估指標。評估後，將協議授予提供最大價值和最佳市場價格的供應商。

步驟3：與選定的供應商簽訂合同。

當選擇了一個供應商來滿足企業的需求時，合同流程就開始了。為了產生最佳的價值，並刺激買方與供應商的合作，簽訂合同是每個企業的一個關鍵步驟。這一步需要評估一些重要的因素，如價格結構、工作範圍、條款和條件以及交付日期等等。通過詳細的合同分析和談判，可以發現更多減少成本的選擇，包括動態折扣。

步驟4：創建采購訂單並發布。

下一個階段是在企業與供應商敲定合同後，創建一個采購申請（PR）。一份PR提供了產品/服務的描述，價格和數量，供應商的信息，以及批準流程。

接受請購單後，財務團隊會向供應商發送采購訂單，其中包含訂單號、付款條件和供應商信息等信息。

步驟5：收到發票後，完成付款。

當供應商收到采購訂單時，他會發送一張發票，並附上所需產品或服務的價格。采購團隊在企業收到采購訂單並開具發票時，對采購訂單進行匹配，以保證質量和數量。

根據企業與供應商商定的付款條件，在交貨前或交貨後發出付款。

步驟6：接收並檢查所要求的產品/服務。

供應商根據付款和合同條款提供貨物/服務。企業在收貨後對供應商進行審核，以確認其是否滿足質量要求。

步驟7：做好細致的開票記錄。

收到交貨後，妥善保存所有的發票是至關重要的，以跟蹤支出和公司內部的各種支出類別。

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● 根據需要創建采購訂單，並讓相關員工將訂單輸入係統。
● 檢查需要由供應商填寫的行項目的采購訂單。
● 向相關人員提交未完成的采購訂單以供批準或拒絕。
● 自動向供應商提交電子采購訂單。
● 向加拿大pc网页版官网發送提醒，確認最近的采購訂單或取消訂單。
● 跟蹤庫存，儲備物品以避免短缺。
● 當物品、材料和服務到達時，完成財務和庫存交易。
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