為(wei) 什麽(me) 采購流程自動化很重要？

2022-10-18

采購流程自動化是使用技術和先進的計算機程序（例如采購軟件）來管理從開始到結束的整個采購到付款周期，包括填寫采購訂單以提出請求，直至向供應商付款。

采購流程自動化的重要性

采購流程自動化對企業至關重要的原因有8個，下麵以qmchashi SRM采購管理係統為例逐一講述：

1、減少人為錯誤

采購自動化軟件減少了人為錯誤。這是因為采購部門在qmchashi SRM采購係統中預先設置了參數、訪問權限、供應商、表單和流程。

任何人都不能輸入超出指定參數的信息或複製采購訂單。如果發生這種情況，qmchashi係統將不允許或將采購訂單請求上報給正確的人。

2、設置特定參數

采購自動化係統和軟件提高了對采購、采購訂單、供應商和發票的控製水平。

首先，采購部門通過qmchashi采購自動化係統預先設置供應商、采購訂單信息和采購流程。需要某種原材料的生產線主管進入係統，搜索對應供應商，隻需點擊幾下鼠標，幾分鍾就準備好了采購訂單。然後，批準直接到達需要的人手中。

3、縮短訂單生命周期時間

采購流程自動化可以提高效率並節省時間。自動化大大加快了整個流程的周期。當人們可以使用經驗證的供應商列表更快輸入信息時，供應商的交付周期會縮短，采購訂單周期也會加快。

一些部署了自動化采購係統的企業，采購訂單周期一般為兩天；而沒有使用采購自動化的企業則是七天。

節省時間就是節省金錢。有一個標準化的流程可以為每個人節省時間。

4、標準化采購流程

正確填寫采購訂單後，qmchashi自動化采購係統會自動轉到正確的人進行審批。如果請求需要進一步檢查或批準，可以交給其他人進行進一步討論。

標準化的采購流程可以防止亂花錢、超出預算和使用未經批準的供應商，因為你選擇的采購軟件會限製人們的行為，這取決於誰擁有管理訪問權限和特權。

5、改進供應鏈管理

自動化采購係統可以幫助你管理供應鏈，因為它可以在一個地方收集和分析來自供應商的數據。

當發現首選供應商出現風險時，你可以通過集中的數據分析及時找到替換的供應商，從而不影響業務。多樣化和敏捷的供應鏈要比停滯的供應鏈好得多，停滯的供應鏈在你需要原材料時會引發一係列問題。

6、分析數據

自動化采購軟件可以深入挖掘財務數據。

在qmchashi SRM，你可以隨時查看實時數據。它為你提供了整體采購係統的概覽，以及一個深入到單個供應商的方法，以查看他們在某個時間段的行為：采購是否物有所值？采購專家是否尋求折扣？該企業是否一直保持著收入和利潤率？

qmchashi自動采購係統還可以與企業的其他方麵集成，以確定如何最好地進行規劃，這是通用會計軟件所不能做到的。你的團隊可以根據你當前的采購數據創建對未來的預測，這有助於預算規劃、收入預測和盈利能力。

7、將數據全部保存在一個位置

自動化采購係統將付款信息、供應商、采購訂單等所有這些數據保存在一個地方，以便於參考。而且這種類型的係統減少了人為錯誤。

當你為企業投資合適的采購自動化係統時，它也是你收到的數據分析套件的一部分。

8、讓員工專注於戰略工作

通過qmchashi SRM自動化采購係統簡化的所有這些任務，使員工有時間戰略性地思考其他采購問題，如供應鏈管理、規劃和盈利能力。

這種戰略規劃和思維使你的企業更敏捷、更穩固，並能更好地處理未來可能出現的困難。采購係統不僅簡化了你當前的流程，而且還為你提供了在未來改善公司財務狀況的機會。

如何從采購流程自動化中獲益？

采購流程自動化可為你節省時間和精力。它通過管理采購的各個方麵來節省資金，以便你可以規劃未來並加強企業的競爭力。隨著時間的推移，你在該軟件上的投資會得到回報。

在qmchashi SRM，自動化采購流程是其所做的一切。從具有實時洞察力的自動采購訂單處理，到包括供應商評級和自助服務在內的高級供應商管理工作流程。

qmchashi SRM采購管理係統強大的服務再加上保持預算正常的智能洞察，以及簡化現有采購流程的高級供應商績效分析，充分滿足企業發展的需求，並為企業節省長期資金。現在，是投資自動化采購的最佳時機，立即聯係我們申請免費試用吧。