如何有效管理采購合同？

2022-09-30

采購中的合同管理用於管理與供應商、加拿大pc网页版官网和其他第三方的端到端合同。

合同管理流程包括合同申請或啟動、編寫、談判/修訂和批準階段、執行和簽署以及義務監控、續簽、修訂和到期。

對於一些企業來說，采購合同管理的部分甚至全部可能是手動操作的，這可能會影響供應商管理效率。

采購合同管理的關鍵步驟是什麽？

概括來說，采購合同管理過程有7個主要步驟：

步驟1-請求或啟動：企業用戶請求新合同或審查現有合同的能力。根據需要，可以將此請求發送到采購和/或法律部門，為審查和處理請求提供一個中心位置。

步驟2-合同創建與編寫：合同創建和編寫是使用現有和已批準的模板和條款結合一組業務規則組合成合同的過程。此自助服務功能允許用戶在法律團隊設定的範圍內獨立創建合同，從而提高合同周期的速度和效率。

步驟3-合同談判與審查：此時合同已與另一方共享，並開始修訂和談判過程。這一階段的關鍵是與內部用戶以及第三方（如供應商）協作的能力。良好的文檔比較、更改跟蹤、版本控製和審核跟蹤對於此過程的順利運行非常重要。

步驟4-合同審批和執行：合同審批工作流通過確保所有需要審批的人都這樣做，從而保持流程高效運行。無論是合同所有或特定部分需要批準的串行或並行工作流，工作流通常都可以根據合同類型、地區、金額、實體、風險等進行配置。通過電子簽名執行合同有助於流程的順利結束。

步驟5-合同執行與分析：與合同生效時相比，簽署後的工作與簽署前的工作同樣重要，甚至可能更重要。因此，了解合同的執行情況非常重要。合同生命周期可以持續幾年，通常涉及許多裏程碑和義務、付款、回扣、折扣等。了解這些，跟蹤、分配和完成這些對實現合同價值至關重要。同樣重要的是評估合同整個生命周期的風險，隨著法規的變化或業務的發展，某些合同可能需要修改以反映新的環境。

步驟6-合同修訂：修訂是合同生命周期的一部分。與原始合同相比，事情發生了變化，需要有效地處理修訂，同時不影響現有的流程或指導方針。合同管理工具使此過程變得簡單，並跟蹤所有更改。

步驟7-合同到期或續訂：通過自動警報和通知了解哪些合同即將到期或續簽，可以極大地幫助法律團隊優先安排時間。

采購合同管理自動化的好處是什麽？

有效的采購合同管理對企業的成功至關重要，優秀的合同管理軟件可以實現這一關鍵流程的數字化和自動化。

合同管理軟件可以幫助提高合同效率，實現更好的供應鏈可見性和義務管理，提高合同合規性，並有助於減少風險敞口。

qmchashi SRM這類合同管理解決方案提供了直觀而強大的能力，可以在一個平台管理合同的所有方麵。確保企業對合同有更多的可見性，並能夠圍繞整個合同流程實現效率。

1、更快的合同創建周期：

由於用戶能夠通過一定程度的指導、批準的模板和條款高效地開始合同創建過程，所以該過程更具自助性，不會受到法律優先級的阻礙。使用認可的語言有助於加快審批速度。此外，自動化審查、數字協作和跟蹤更改以及許多其他工具有助於加快談判和審查。

2、更好的合同可見性：

將所有合同放在一個可搜索的存儲庫中是無價的。合同數據和義務可以根據需要通知其他流程，團隊可以找到他們需要的合同或條款。可以看到合同的整個曆史記錄、不同版本、更改、批準人、修訂、完整的合同層次結構等等。

3、改進對合同的遵守情況：

使用qmchashi SRM采購合同管理軟件，可以更輕鬆地監控和跟蹤對合同條款、條件和義務的遵守情況，並且更加自動化。例如，將供應商合同與采購到付款流程緊密聯係，可以確保與該供應商的交易符合要求（例如，價格、付款條件、交貨時間、質量等），從而改善合同支出，並實現更高的節省。

4、主動評估和風險緩解：

qmchashi 采購合同管理軟件不僅有助於為組織編寫風險較小的合同，還可以通過監控關鍵義務或幫助識別因法規需要更改的合同，幫助減少風險敞口。

借助qmchashi SRM采購合同管理軟件，你可以在支持合同管理以及跟蹤和管理績效、節省和合規性的中央存儲庫中創建、匯總和協作處理合同。

qmchashi 為所有采購員和采購管理者提供同一個頁麵以查看和管理整個采購合同。在 qmchashi 中，每個采購合同都可以用一個項目來管理，通過項目嚴格按照采購合同的條款管控其資源，活動，采購物料以及交付，確保交付的履行符合合同的條款。詳細應用方案，聯係我們申請免費試用吧。